Zitting van woensdag 2 september 2020

Ontslagname van Marc T'Syen als raadslid en als schepen. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Marc T’Syen liet op 21 augustus 2020 schriftelijk weten aan Jan Verbist, gemeenteraadsvoorzitter, dat hij ontslag wenst te nemen als schepen en als raadslid.

De gemeenteraadsvoorzitter nam hier kennis van en informeert de gemeenteraad hierover.

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, in het bijzonder artikels 13 en 48

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van het ontslag van Marc T'Syen als raadslid en als schepen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Vervanging van ontslagnemend gemeenteraadslid. Installatie en eedaflegging nieuw gemeenteraadslid.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Marc T’Syen liet op 21 augustus 2020 schriftelijk weten aan Jan Verbist, gemeenteraadsvoorzitter, dat hij ontslag wenst te nemen als schepen en als raadslid. De gemeenteraad nam hier heden kennis van.

Context en argumentatie

De eerste opvolger op de lijst CD&V, Gert Dierckx, is al geïnstalleerd als raadslid.

De tweede opvolger op de lijst CD&V is Sandra Bogaerts. Zij heeft op 24 augustus 2020 schriftelijk laten weten afstand te doen van haar mandaat.

Henk Vleugels komt als derde opvolger op de lijst CD&V in aanmerking om het mandaat op te nemen. Hij ontving de oproep voor deze zitting en is hier aanwezig.

Uit het het onderzoek van de ingediende geloofsbrief van Henk Vleugels blijkt dat hij voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden en dus kan geïnstalleerd worden als gemeenteraadslid.

Juridische basis

-          het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, zoals gewijzigd, in het bijzonder artikels 8, 58 en 169

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 8, 10, 11 en 14

-          gemeenteraadsbesluit van 2 september 2020 houdende kennisname ontslagname van Marc T'Syen als raadslid en als schepen

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van het afstand van mandaat van Sandra Bogaerts, tweede opvolger op lijst nr. 3, CD&V, en van de opvolging door Henk Vleugels, derde opvolger op lijst nr. 3, CD&V.

Artikel 2

De geloofsbrief van Henk Vleugels wordt goedgekeurd.

Artikel 3

De gemeenteraad neemt akte van de eedaflegging van het gemeenteraadslid in handen van de gemeenteraadsvoorzitter zoals bepaald in artikel 6 §3 van het decreet over het lokaal bestuur, als volgt:

“Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen.”

Van de eedaflegging wordt een akte opgesteld en ondertekend door de algemeen directeur, de gemeenteraadsvoorzitter en het betrokken raadslid.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Rangorde van de gemeenteraadsleden. Vaststelling.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Nu Henk Vleugels heden zijn eed als gemeenteraadslid afgelegd heeft, is het noodzakelijk om de rangorde opnieuw vast te stellen. Hierbij moeten de volgende bepalingen van artikel 6 §7 van het decreet over het lokaal bestuur gevolgd worden:

-          Het gemeenteraadslid met de hoogste anciënniteit neemt de hoogste rang in.

-          Bij gelijke anciënniteit neemt het gemeenteraadslid dat bij de laatste volledige vernieuwing van de gemeenteraad het hoogste aantal naamstemmen heeft behaald, de hoogste rang in.

-          Bij een gelijk aantal naamstemmen neemt het gemeenteraadslid van wie de lijst bij de laatste volledige vernieuwing van de gemeenteraad de meeste stemmen heeft behaald de hoogste rang in.

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 6 §7

-          gemeenteraadsbesluit van 2 september 2020 houdende installatie en eedaflegging nieuw gemeenteraadslid ter vervanging van ontslagnemend gemeenteraadslid

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad stelt de rangorde van de gemeenteraad vast als volgt:

Zitting van woensdag 2 september 2020

Invulling opengevallen schepenmandaat. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Marc T’Syen liet op 21 augustus 2020 schriftelijk weten aan Jan Verbist, gemeenteraadsvoorzitter, dat hij ontslag wenst te nemen als schepen en als raadslid. De gemeenteraad nam hier heden kennis van.

Context en argumentatie

Als een schepen zijn schepenmandaat ontslag heeft genomen, beslist de gemeenteraad met behoud van de toepassing van artikel 42, § 3, eerste lid van het decreet over het lokaal bestuur of het opengevallen schepenmandaat wordt ingevuld. Als de gemeenteraad zou beslissen om het mandaat niet in te vullen, kan het mandaat voor de rest van de zittingsperiode niet meer ingevuld worden. Als de gemeenteraad zou beslissen om het mandaat in te vullen, wordt tot een nieuwe verkiezing van een schepen overgegaan binnen twee maanden na het openvallen van het schepenmandaat.

Het college van burgemeester en schepenen stelt aan de gemeenteraad voor om het opengevallen schepenmandaat opnieuw in te vullen omdat een college met burgemeester en slechts drie schepenen te klein zou zijn om de verschillende bevoegdheden van gemeente en OCMW degelijk te kunnen opvolgen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 49 §1

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 2 september 2020 houdende kennisname ontslagname van Marc T'Syen als raadslid en als schepen

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist om het opengevallen schepenmandaat opnieuw in te vullen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Derde schepen. Verkiezing en eedaflegging.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad nam heden kennis van het ontslag van Marc T'Syen als raadslid en schepenen en besliste het opengevallen schepenmandaat opnieuw in te vullen.

Context en argumentatie

Volgens de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur wordt een nieuwe schepen verkozen op basis van een akte van voordracht van de kandidaat-schepen, ondertekend door meer dan de helft van de verkozen gemeenteraadsleden. Om ontvankelijk te zijn moet die akte van voordracht voor de kandidaat-schepenen ook ondertekend zijn door een meerderheid van de personen die op dezelfde lijst als de voorgedragen kandidaat zijn verkozen.

Op 25 augustus 2020 ontving de algemeen directeur een akte van voordracht van kandidaat-schepen waarbij Sander Verboven wordt voorgedragen als schepen. Bij deze akte van voordracht werden ook de nodige bijlagen ingediend, namelijk ene uittreksel uit het bevolkingsregister en een uittreksel uit het strafregister, model 1.

De voorzitter van de gemeenteraad heeft vastgesteld dat de akte van voordracht van Sander Verboven als kandidaat-schepen werd ondertekend door meer dan de helft van de verkozenen op de lijsten die aan de verkiezingen deelnamen én door een meerderheid van de personen die op dezelfde lijst als de voorgedragen kandidaat-schepen werden verkozen. De voorzitter kan dus de ontvankelijkheid van de akte bevestigen.

Op de geldige akte van voordracht is vermeld dat Sander Verboven de rang van schepen van zijn voorganger zal innemen en dat is derde schepen.

De akte van voordracht is dus ontvankelijk en Sander Verboven bevindt zich niet in een in een situatie van onverenigbaarheid dus kan hij verkozen verklaard worden als derde schepen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 49

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 2 september 2020 houdende kennisname ontslagname van Marc T'Syen als raadslid en als schepen

-          gemeenteraadsbesluit van 2 september 2020 houdende goedkeuring invulling opengevallen schepenmandaat

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad stelt vast dat de akte van voordracht van kandidaat-schepen Sander Verboven aan de wettelijke vereisten voldoet en verklaart bijgevolg dat deze akte van voordracht ontvankelijk is en dat Sander Verboven verkozen is als derde schepen.

Artikel 2

De gemeenteraad neemt akte van de eedaflegging van de schepen in handen van de burgemeester zoals bepaald in artikel 44 van het decreet over het lokaal bestuur, als volgt:

“Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen.”

Van de eedaflegging wordt een akte opgesteld en ondertekend door de algemeen directeur, de burgemeester en de betrokken schepen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Notulen van de gemeenteraad van 1 juli 2020. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De ontwerpnotulen van de vorige zitting werden opgemaakt. Er worden geen opmerkingen gemaakt.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 32

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De notulen van de gemeenteraad van de zitting van 1 juli 2020 worden goedgekeurd.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden langs Oevelseweg en Melkerijstraat. Goedkeuring wegtracé en oplegging lasten.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Op 27 maart 2020 diende Elements Development NV de omgevingsvergunningsaanvraag in voor het verkavelen van gronden op de hoek van Oevelsweg en Melkerijstraat in Olen. Het ontwerp werd opgemaakt door landmeter Koen Wouters.

De aanvraag omvat het verkavelen van gronden in negen loten voor gesloten en halfopen eengezinswoningen en één kavel voor het oprichten van twee vrijstaande meergezinswoningen, het slopen van de bestaande bebouwing, het verleggen van voetweg nummer 92 en het aanleggen van de weg en het openbaar domein. Daarnaast zal er ter hoogte van Melkerijstraat een strook grond afgestaan worden.

Op 7 mei 2020 verklaarde de gemeentelijk stedenbouwkundig ambtenaar het dossier ontvankelijk en volledig. Na het volledig en ontvankelijk verklaren van het dossier werden volgende adviesinstanties verzocht om advies te geven over deze verkavelingsaanvraag: Aquafin, Fluvius, Pidpa, Proximus, Telenet, Toegankelijk Vlaanderen, Integraal Waterbeleid van de provincie Antwerpen en brandweer Zone Kempen. Ook aan Team Technische Dienstverlening werd een intern advies gevraagd.

Volgende adviezen werden ontvangen:

-          Het advies van Pidpa is voorwaardelijk gunstig en werd ontvangen op 14 mei 2020. Er is een uitbreiding nodig van hun distributienet. De kostenraming moet nog opgemaakt worden.

-          Het advies van Fluvius is voorwaardelijk gunstig en werd ontvangen op 19 mei 2020. De geraamde kosten bedragen 19.899,62 euro exclusief BTW.

-          Het advies van Telenet is voorwaardelijk gunstig en werd ontvangen op 4 juni 2020. De geraamde kosten bedragen 550 euro exclusief BTW.

-          Het advies van Proximus is gunstig en werd ontvangen op 14 mei 2020.

-          Het advies van brandweer Zone Kempen is voorwaardelijk gunstig en werd ontvangen op 14 mei 2020.

-          Het hydraulisch advies van Aquafin is voorwaardelijk gunstig en werd ontvangen op 5 juni 2020. De kostenraming moet nog opgemaakt worden.

-          Het advies van Toegankelijk Vlaanderen is gunstig en werd ontvangen op 5 juni 2020.

-          Het advies van de dienst Integraal Waterbeleid is nog niet ontvangen.

-          Het advies van Technische Dienstverlening is gunstig en werd ontvangen op 9 juni 2020.

Het college van burgemeester en schepenen opende het openbaar onderzoek op 16 mei 2020 en sloot het openbaar onderzoek op 14 juni 2020. Tijdens het openbaar onderzoek werd er één bezwaarschrift ingediend. De inhoud van dit bezwaarschrift gaat voornamelijk over het ontbreken van een visie over de ontwikkeling van de site inclusief de onbebouwde aangrenzende gronden en over het ontbreken van een mobiliteitsstudie.

Zoals wettelijk voorzien zal het college een standpunt innemen over deze bezwaren. Zowel de resultaten van het openbaar onderzoek als de voorwaarden van de adviesinstanties vormen een beoordelingsgrond voor het nemen van de beslissing over deze omgevingsvergunningsaanvraag verkavelen.

Aanleggen van een ontsluitingsweg

Deze wegenis verzorgt de ontsluiting van de ondergrondse parkeergarage en de woongelegenheden in het binnengebied. De DWA-riolering die instaat voor de afvoer van het vuil water wordt voorzien onder de ontsluitingsweg. De RWA-riolering zit ook onder deze ontsluitingsweg. De wegenis wordt aan beide zijden aangevuld met een onverharde berm die als wadi wordt uitgevoerd.

De nieuwe weg wordt ontsloten op de Oevelseweg en bevindt zich aan de uiterste rechterzijde van het project. Het voorziene openbaar domein heeft een totale breedte van 13,06 m aan de straatzijde. Het gaat over een oppervlakte van 635,32 m² die gratis zal worden overgedragen naar het openbaar domein.

Het nieuwe openbaar domein wordt achteraan begrensd door het perceel (afd. 1) sectie D nummer 325 V. Een toekomstige ontsluiting voor trage weggebruikers is hierdoor gegarandeerd. Deze nieuwe ontsluitingsweg zal deel uitmaken van het tragewegennetwerk in het bouwblok ter vervangen van voetweg nr. 92.

Afschaffen van een deel van voetweg nr. 92

Volgens de Atlas van de Buurtwegen loopt voetweg nr. 92 (sentier n° 92) vanuit de hoek Oevelseweg en Melkerijstraat tot aan Kruidentuin om zo verder langs Meirenloop door te steken over de percelen heen om uit te komen in Gerhagen (tussen de huisnummers 26 en 28).

Deze voetweg loopt schuin over het perceel uit de aanvraag en volgt verder de perceelsgrenzen van de onbebouwde percelen langs Melkerijstraat. Deze voetweg is niet meer zichtbaar ter plaatse.

De aanvraag bevat de afschaffing van deze voetweg over een lengte van 43 m.

Op het verkavelingsplan voorziet de aanvrager een erfdienstbaarheid, een recht van doorgang voor de loten 2 tot en met 4 en een erfdienstbaarheid, een recht van doorgang voor de loten 2 tot en met 7.

Verbreding van de buurtweg nr. 16, Melkerijstraat

Ter hoogte van het project zal dit deel van Melkerijstraat en tevens buurtweg nr. 16 lichtjes verbreed worden. In dit plan wordt de rooilijn ter hoogte van het project vastgelegd. Er zal een totale oppervlakte van 53,46 m² ingelijfd worden in het openbaar domein.

Beslissingsbevoegdheid

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, zoals gewijzigd, artikels 4.7.12 en 4.7.18

Juridische basis

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, zoals gewijzigd

-          decreet houdende de gemeentewegen van 3 mei 2019

-          besluit van de Vlaamse regering van 28 mei 2004 betreffende de dossiersamenstelling van de aanvraag voor een verkavelingsvergunning, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het tracé van de weg en de rooilijn van de nieuwe insteekweg goed.

Artikel 2

De gemeenteraad keurt het afschaffen van een deel van het traject van de voetweg nr. 92 met een lengte van 43,00 m en een breedte van 1,00 m, zoals aangeduid op het plan, goed.

Artikel 3

De gemeenteraad keurt de verbreding van de buurtweg nr. 16 ‘Melkerijstraat’ en de gewijzigde rooilijn goed. Er zal een totale oppervlakte van53,46 m² ingelijfd worden in het openbaar domein.

Artikel 4

§1 De gemeenteraad aanvaardt de gratis grondafstand van de ontworpen weg en de verbreding van Melkerijstraat.

§ 2 Het principe van deze grondafstand is gekoppeld aan het verkrijgen van de verkavelingsvergunning.

§ 3 De verkavelaar staat de grond, zoals aangeduid op het verkavelingsplan, gratis af aan het gemeentebestuur, laat dit bij akte vastleggen en vergoedt de aktekosten.

§ 4 De gratis grondafstand is voorzien in het kader van openbaar nut.

§ 5 Artikel 4 treedt in werking na voltooiing van de bouw- en inrichtingswerken en goedkeuring van de definitieve oplevering van de publiek toegankelijke delen door de gemeente Olen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Aanpassing verkeersreglement. Parkeerverbod Herentalseweg. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Herentalseweg, het stuk van lokaal dienstencentrum Komie Geire, wordt ter hoogte van de huisnummers 4 en 6 gebruikt als parkeergelegenheid door bewoners/bezoekers van deze woningen. Dit was voor de werken fase 1 van de heraanleg Olen-Centrum van start gingen geen probleem voor de doorstroming van het doorgaand verkeer.

Herentalseweg werd ter hoogte van het kruispunt met N152 tijdens deze werken versmald. Het is dan ook aangewezen dat er een parkeerverbod komt ter hoogte van huisnummer 6 tot en met het kruispunt met N152. Er zijn nog voldoende parkeermogelijkheden verder in deze straat, namelijk tussen de bomen en op de parking van lokaal dienstencentrum Komie Geire.

De voorziene maatregel betreft een gemeenteweg.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende verkeersreglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, zoals gewijzigd, artikel 5

Juridische basis

-          wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968, zoals gewijzigd

-          decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, zoals gewijzigd

-          koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens

-          omzendbrief MOB/2009/01 van 3 april 2009

-          gemeentelijk verkeersreglement van 19 december 1990, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Er wordt een definitief parkeerverbod ingesteld te Herentalseweg, noordkant van de straat, vanaf huisnummer 6 tot aan het kruispunt met N152.

Artikel 2

Verkeersbord E1 (parkeerverbod) met onderbord GXa (pijl naar boven) wordt geplaatst op de hoek van perceel 252 P 2 (Herentalseweg 6) komende van Kijnigestraat.

Het parkeerverbod wordt automatisch opgeheven ter hoogte van het kruispunt met N152. Verkeersbord E1 geldt langs de kant van de openbare weg waar zij geplaatst is en vanaf het verkeersbord tot het volgende kruispunt.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Aanpassing verkeersreglement. Parkeerverbod Kapellekensstraat. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Steeds meer wordt Kapellekensstraat gebruikt als parkeergelegenheid door bewoners/bezoekers van Lichtaartseweg. Hierdoor ontstaat een lint van geparkeerde voertuigen. Voornamelijk in de bocht, waar Kapellekensstraat ondergeschikt aansluiting geeft met Lichtaartseweg, ontstaat een sterk verminderde zichtbaarheid indien men de straat inrijdt komende van het station. Het is dus aangewezen een parkeerverbod in te stellen in Kapellekensstraat ter hoogte van de bocht.

De dienst verkeer ging samen met de wijkagent ter plaatse en stelt dat het probleem van zichtbaarheid zich vooral voordoet in de bocht vlak voor de aansluiting met Lichtaartseweg. Dit kan worden opgelost door een parkeerverbod aan de zuidkant van Kapellekensstraat door middel van verkeersborden. De politie stelt voor het verbod te laten ingaan over de lengte van de haag aan de zuidzijde. Aan de noordzijde is geen parkeerverbod nodig omdat daar sowieso niet mag geparkeerd worden door de parkeervakken en garages.

De voorziene maatregel betreft een gemeenteweg.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende verkeersreglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, zoals gewijzigd, artikel 5

Juridische basis

-          wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968, zoals gewijzigd

-          decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, zoals gewijzigd

-          koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens

-          omzendbrief MOB/2009/01 van 3 april 2009

-          gemeentelijk verkeersreglement van 19 december 1990, zoals gewijzigd

Stemming

Voor: Seppe Bouquillon (CD&V), Ellen Deswert (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Sander Verboven (CD&V), Kris Gebruers (CD&V), Chris Bakelants (sp.a-sociaal&anders), Lisette Boeckx (CD&V), Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA), An Peeters (N-VA), Michel De Maeyer (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Joeri Janssens (sp.a-sociaal&anders), Jan Verbist (CD&V) en Henk Vleugels (CD&V).

Tegen: Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Marc Verhulst (O1), Mario Verhaert (O1), Mil Haemhouts (O1) en Steve Janssens (O1).

Goedkeuring met 17 voor, 6 tegen en 0 onthouding.

Besluit

Artikel 1

Er wordt een definitief parkeerverbod ingesteld te Kapellekensstraat, zuidkant van de straat, vanaf de hoek van PerceelsNr C 150 D 3 (Lichtaartseweg 79).

Artikel 2

Verkeersbord E1 (parkeerverbod) met onderbord GXa (pijl naar boven) wordt geplaatst op Kapellekensstraat, ter hoogte van de verlichtingspaal aan de hoek van de perceelsgrens van Lichtaartseweg 79.

Het parkeerverbod wordt automatisch opgeheven ter hoogte van het kruispunt met Lichtaartseweg. Verkeersbord E1 geldt langs de kant van de openbare weg waar zij geplaatst is en vanaf het verkeersbord tot het volgende kruispunt.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Aanpassing verkeersreglement. Voor- en naschools afsluiten van Schoolstraat tijdens het schooljaar. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Basisschool de Kriebel vraagt jaarlijks een tijdelijk verkeersreglement aan om een veiligere omgeving aan de schoolpoort te creëren. Het is aangewezen deze maatregelen definitief te maken.

De voorziene maatregel betreft een gemeenteweg.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende verkeersreglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, zoals gewijzigd, artikel 5

Juridische basis

-          wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968, zoals gewijzigd

-          decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens, zoals gewijzigd

-          koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens

-          omzendbrief MOB/2009/01 van 3 april 2009

-          gemeentelijk verkeersreglement van 19 december 1990, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Schoolstraat wordt van september tot en met juni, met uitzondering van de schoolvrije dagen, gedeeltelijk afgesloten bij het begin van de schooltijd. Dit van maandag tot en met vrijdag tussen 8.20 en 8.45 uur.

Artikel 2

Schoolstraat wordt van september tot en met juni, met uitzondering van de schoolvrije dagen, gedeeltelijk afgesloten bij het einde van de schooltijd. Dit van maandag tot en met vrijdag:

-          maandag: tussen 15.45 en 16.10 uur

-          dinsdag: tussen 15.20 en 15.45 uur

-          woensdag: tussen 11.45 en 12.10 uur

-          donderdag: tussen 15.20 en 15.45 uur

-          vrijdag: tussen 15.20 en 15.45 uur

Artikel 3

Op de aangegeven tijdstippen worden nadars voorzien van verkeersbord C3 met onderbord 'uitgezonderd fietsers' gezet op volgende plaatsen:

-          Schoolstraat aan het kruispunt met Oevelseweg

-          Schoolstraat tussen de schoolpoort van de lagere school en de dwarse parkeerplaatsen

Artikel 4

Van september tot en met juni is het op schooldagen verboden stil te staan of te parkeren in Melkerijstraat, tussen Oevelseweg en Langepad.

Artikel 5

Van september tot en met juni wordt op schooldagen de berm in Schoolstraat aan de rechterkant tussen huisnummer 20 en 26 ingericht als parkeerstrook. Deze parkeerstrook is uitsluitend voor het gebruik van de schoolbus.

Verkeersbord E9d met onderbord 'tijdens schooldagen' wordt geplaatst in Schoolstraat op de berm:

-          met onderbord pijl naar boven (GXa) ter hoogte van huisnummer 20

-          met onderbord pijl naar boven (GXb) ter hoogte van huisnummer 26

Zitting van woensdag 2 september 2020

Gratis grondafstand tussen Krentzen 67 en Langepad 32 en de trage verbinding naar het woonzorgcentrum. Aanvaarding gratis grondafstand.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Op 13 mei 2020 werd er een verkavelingsaanvraag ingediend door het landmeterskantoor LSG bvba voor het verkavelen van met 9 loten gelegen langs Langepad. Op het verkavelingsplan is er ter hoogte van Langepad een groene zone weergegeven. Deze zone heeft een breedte van 2,50 m over een lengte van 102,63 m. Tussen lot 9a en de woning Langepad 32 voorziet men conform het RUP artikel 6 een verbinding voor langzaam verkeer. Deze verbinding voor langzaam verkeer dient de projectzone voor zorgwonen te verbinden met Langepad. Gemotoriseerd verkeer is niet toegestaan, uitgezonderd onderhoudsdiensten. Alle verhardingen worden aangelegd in voor het fietsen comfortabele, waterdoorlatende materialen. De verbinding voor langzaam verkeer heeft een minimumbreedte van 3 m waarvan er maximaal 2,50 m mag worden verhard. Delen die niet worden verhard krijgen een groene inrichting. De aanvraag is conform met de stedenbouwkundige voorschriften opgenomen in het RUP wat betreft het openbaar domein.

Uit de plannen en het aanvraagdossier blijkt dat de gratis grondafstand opgenomen is met de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen in het aanvraagdossier van de verkavelingsaanvraag.

Beslissingsbevoegdheid

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening 15 mei 2009, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad aanvaardt de gratis grondafstand langs Langepad zoals weergegeven op het plan en de trage verbinding zoals opgenomen in het RUP onder artikel 6 in groene kleur. Ook deze zone is weergegeven op het bijgevoegd verkavelingsplan.

Artikel 2

De gratis grondafstand is voorzien in het kader voor openbaar nut.

Artikel 3

Na goedkeuring van de verkavelingsvergunning kan de ontwerpakte voor de gratis grondafstand opgemaakt worden. De kosten voor het opmaken van dit dossier zijn ten laste van de verkavelaar.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Gratis grondafstand gelegen langs Rode Driezen. Aanvaarding grondafstand.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Op 17 juni 2020 werd er een verkavelingsaanvraag ingediend door het landmeter en expertisekantoor Verbeeck voor één lot gelegen langs Rode Driezen. Op het verkavelingsplan werd de ontworpen rooilijn aangeduid in het rood. Voor deze rooilijn wordt er nog 98 ca gratis overgedragen en ingelijfd in het openbaar domein. Kadastraal is dit niet zichtbaar, op de foto's in het dossier en op het rooilijnplan goedgekeurd op 26 september 1979 wel. Uit opzoekingswerk van de landmeter blijk dat deze strook nooit officieel overgedragen werd.

In het aanvraagdossier ondertekenden de eigenaars de belofte van gratis grondafstand aan de gemeente Olen.

Beslissingsbevoegdheid

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening 15 mei 2009, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad aanvaardt de gratis grondafstand ter hoogte van de rooilijn langs Rode Driezen zoals weergegeven in gele kleur op het bijgevoegd plan als lot 1A met een oppervlakte van 98 ca.

De verkavelaar staat de grond ter hoogte van de rooilijn, zoals aangeduid in gele kleur op het bijgevoegd plan, gratis af aan het lokaal bestuur.

Artikel 2

De gratis grondafstand is voorzien in het kader voor openbaar nut.

Artikel 3

Na goedkeuring van de verkavelingsaanvraag kan de ontwerpakte voor de gratis grondafstand opgemaakt worden. De kosten voor het opmaken van dit dossier zijn ten laste de verkavelaar.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Tracé en rooilijnenplan naar aanleiding van aanvraag tot heraanleg van het fietspad gelegen Truchelven, aansluiting op Boerenkrijglaan in Olen en Mechelsestraat in Westerlo. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 2 april 2020 werd voor de eerste maal bij het provinciebestuur een aanvraag ingediend voor de heraanleg van het fietspad gelegen Truchelven, aansluiting op Boerenkrijglaan in Olen en Mechelsestraat in Westerlo. De aavraag werd vervolledigd op 9 juli 2020.

Het college van burgemeester en schepenen organiseerde voor deze aanvraag een openbaar onderzoek van 24 juli tot 22 augustus 2020.

Context en argumentatie

Zoals wettelijk voorzien zal het college na afronding van het openbaar onderzoek en standpuntbepaling door de gemeenteraad een advies verlenen over dit dossier op het grondgebied van Olen. De deputatie zal een beslissing nemen in dit dossier op grondgebied van Westerlo en Olen.

Aan de gemeenteraad wordt een standpunt gevraagd over het tracé en de rooilijn.

Truchelven ligt ten zuidoosten van Olen. Het pad wordt in het noorden begrensd door bos, in het oosten door de Mechelsestraat, in het zuiden door weilanden en eengezinswoningen in open bebouwing en in het westen door bossen en de aansluiting op een bestaand geasfalteerd fietspad. De zone heeft als functie ‘lokale doorgangsweg – fietspad’. Vandaag bestaat het pad uit halfverharding, namelijk grind en andere gruismaterialen.

De werken hebben betrekking op het aanleggen van een fietspad bestaande uit fundering en een asfaltverharding. Het fietspad heeft een breedte van 3 meter. De twee meter brede randen worden ingezaaid. De nieuwe asfaltverharding heeft een helling van 2% en watert naar één zijde af.

Vandaag is 500 m² verhard. Na de werken zal een oppervlakte van 505 m² verhard zijn. De asfaltverharding bestaat uit een toplaag in asfalt met een dikte van 4 cm, een onderlaag in asfalt met een dikte van 7 cm, een fundering in gebroken beton 20/40 met een dikte van 22 cm en een geotextiel.

De randen worden aangevuld met grond en ingezaaid. Ter hoogte van bestaande poorten worden betongrastegels voorzien om het afbrokkelen van asfalt tegen te gaan. De verharding in grasdals kent volgende opbouw: beton grasdals met een dikte van 10 cm, een legbed in zand met een dikte van 3 cm, een geotextiel, een fundering in gebroken beton 20/40 met een dikte van 20 cm. De opritten worden met grind voorzien: gebroken beton 20/40 met een dikte van 15 cm, geotextiel en een fundering in gebroken beton 20/40 met een dikte van 20 cm.

Verder worden er nieuwe faunavriendelijke afsluitingen geplaatst. Dit zijn afsluitingen met een grote maaswijdte en een hoogte die beperkt blijft tot 1,20 m. De bestaande gerooide bomen worden gecompenseerd door het aanplanten van 2 zomereiken en struikmassief bestaande uit onder andere hazelaar, spork en lijsterbes.

Beslissingsbevoegdheid

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening 15 mei 2009, zoals gewijzigd

Juridische basis

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het tracé van het fietspad op grondgebied van Olen goed.

Artikel 2

De gemeenteraad keurt de rooilijn van het fietspad op grondgebied van Olen goed.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Gecoro. Goedkeuring huishoudelijk reglement en benoeming voorzitter.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad benoemde op 4 december 2019 de leden van de Gecoro. In dit besluit werd gesteld dat de voorzitter van de Gecoro zal worden voorgedragen door de leden zelf. Deze voordracht zal ter goedkeuring aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Context en argumentatie

Naast de deontologische code zoals door de Vlaamse regering bepaald, is het noodzakelijk om bijkomende afspraken te maken die als leidraad dienen bij de uitoefening van het mandaat van een Gecoro-lid.

Volgens het besluit van de Vlaamse regering regelt het huishoudelijk reglement minstens:

-          de wijze van agenderen met inbegrip van de mogelijkheid van leden om onderwerpen te laten agenderen

-          de wijze van uitnodigen met inbegrip van de minimumtermijn die gerespecteerd moet worden

-          op welke manier leden vóór de vergadering kennis krijgen of kunnen nemen van documenten die relevant zijn voor de onderwerpen die op de vergadering behandeld worden

-          de wijze van notuleren

-          de wijze van formuleren van de adviezen met inbegrip van minderheidsstandpunten

-          de oprichting en werking van interne werkgroepen

De Gecoro geeft een positief advies over het ontwerp huishoudelijk reglement zoals besproken tijdens het overleg op 15 juni 2020.

De Gecoro nam tijdens haar vergadering op 15 juni 2020 kennis van de kandidatuur van Gerard Vervisch als voorzitter van de Gecoro en draagt hem voor als voorzitter.

Beslissingsbevoegdheid

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, zoals gewijzigd, artikel 1.3.3 §8

Juridische basis

-          Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, zoals gewijzigd, in het bijzonder artikel 1.3.3.

-          besluit van de Vlaamse regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van een deontologische code voor de leden van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 6 februari 2019 houdende goedkeuring bepaling van de maatschappelijke geledingen en het profiel van de experten van de Gecoro

-          gemeenteraadsbesluit van 4 december 2019 houdende goedkeuring samenstelling gecoro

Adviezen

-          positief advies van de Gecoro van 15 juni 2020

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de Gecoro goed als volgt.

Artikel 1 - Doelstelling

De Gecoro beoogt het behoud, de verbetering en de uitwerking van een goede ruimtelijke ordening binnen de gemeente.

De Gecoro adviseert vanuit een gefundeerd ruimtelijk analytisch standpunt.

De adviezen van de Gecoro hebben steeds tot doel de kwaliteit van de ruimtelijke ordening binnen de gemeente te waarborgen.

De Gecoro voert de door het decreet opgedragen taken naar behoren uit.

Artikel 2 - Vergaderen

§1. De Gecoro heeft haar zetel in boekelhuis, Boekel 7.

§2. Het lokaal bestuur stelt een lokaal ter beschikking voor de vergaderingen.

§3. De Gecoro komt minstens tweemaal per jaar bijeen en telkens indien het uitoefenen van haar bevoegdheden dit vereist.

§4. De Gecoro vergadert na bijeenroeping door de voorzitter en de secretaris.

§5. De Gecoro moet worden bijeengeroepen binnen de 15 dagen nadat het verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen de voorzitter bereikt heeft. Bijeenroeping is tevens verplicht indien ten minste één derde van de leden van de commissie hierom verzoekt of indien de omgevingsambtenaar de commissie verzoekt om een advies te geven.

Bij bijeenroeping op verzoek worden de te behandelen agendapunten door de verzoeker opgegeven aan de voorzitter.

§6. Voor elk te bespreken onderwerp verloopt het stramien van de vergadering als volgt:

-          toelichting onderwerp

-          bespreking

-          beraadslaging advies

-          advies

-          stemming advies

§7. Alvorens aan de vergadering deel te nemen tekenen de leden van de Gecoro de aanwezigheidslijst. De namen van die leden worden in de notulen vermeld.

Als eerste punt worden de notulen van de vorige vergadering bij stemming goedgekeurd, tenzij de goedkeuring van het verslag omwille van wettelijke bepalingen eerder gebeurd is.

§8. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur, en van zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.

Indien een kwartier na de vastgestelde dag en uur nog steeds niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. De secretaris maakt hiervan melding op de aanwezigheidslijst.

§9. De voorzitter leidt alle activiteiten van de commissie. De voorzitter opent, leidt en sluit de vergaderingen alsook voor ieder agendapunt de onderscheiden delen.

Indien de goede orde van de commissievergadering gestoord wordt door de leden, zal de voorzitter overgaan tot schorsing van de vergadering.

§10. De secretaris bereidt de vergaderingen en activiteiten van de Gecoro voor. De secretaris adviseert daarbij tevens de voorzitter, en verzamelt alle stukken die nodig zijn voor een optimale agenda, oproeping en vergadering. De secretaris kan toelichtingen geven bij de agendapunten, deelnemen aan de besprekingen en de beraadslagingen, maar niet aan de stemmingen. De secretaris is wel aanwezig bij de stemmingen.

Artikel 3 - Leden en plaatsvervangers

§1. De leden van de Gecoro worden benoemd voor zes jaar. Hun benoeming is hernieuwbaar. Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de benoeming van een nieuwe commissie. De nieuwe commissie treedt eerst aan nadat de gemeenteraad de benoeming van de leden ervan heeft goedgekeurd. De oude commissie blijft zolang  bevoegd.

§2. De Gecoro kiest onder zijn deskundigen een voorzitter. Het college van burgemeester en schepenen draagt de voorzitter voor aan de gemeenteraad die de voorzitter voor de volledige periode benoemt.

§3. Het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd.

§4. Een lid van de Gecoro dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. De voorzitter laat dit schriftelijk weten aan de betrokkene.

§5. Iedere vertegenwoordiger van een maatschappelijke belangengroep die de vergadering niet kan bijwonen, verzoekt op eigen initiatief zijn/haar plaatsvervanger hem/haar op de vergadering te vervangen.

§6. Een deskundige die de vergadering niet kan bijwonen, verzoekt op eigen initiatief zijn/haar plaatsvervanger hem/haar op de vergadering te vervangen.

§7. In het geval dat de voorzitter de vergadering van de commissie niet zoals voorzien bijwoont, wordt zijn/haar taak overgenomen door een door de vergadering aangewezen deskundige.

§8. Bij afwezigheid van de secretaris, wordt het secretariaat waargenomen door een waarnemend secretaris, een medewerker van het team Omgeving.

Artikel 4 - Vaststellen van de agenda

§1. De voorzitter en de secretaris bereiden de vergaderingen voor en stellen de agenda vast.

§2. Leden van de Gecoro kunnen voor de gewone vergaderingen minstens 15 dagen op voorhand de voorzitter en/of secretaris verzoeken om bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering te plaatsen. Elk agendapunt is vergezeld van een verklarende nota.

§3. In geval van hoogdringendheid kan bij het begin van elke vergadering worden voorgesteld om een punt dat niet op de agenda voorkomt te behandelen. De Gecoro beslist tot inoverwegingneming of tot verwerping van het voorgedragen punt. Deze beslissing wordt genomen bij twee derde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Bij afwijzing komt het punt automatisch op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Gecoro.

Artikel 5 - Wijze van uitnodigen

§1. Minstens 14 dagen op voorhand worden alle effectieve leden van de Gecoro en eventuele externe genodigden per e-mail uitgenodigd. De uitnodiging vermeldt de datum, de plaats, het uur en de agendapunten van de vergadering. Minstens 5 dagen voor de vergadering ontvangen de leden een bondige samenvatting van de agendapunten, met eventueel verwijzing naar bijhorende documenten. Mogelijk bevat deze uitnodiging werkdocumenten. Op uitdrukkelijk verzoek van een lid kunnen de stukken analoog toegestuurd worden.

§2. Van de oproepingsmail wordt een afschrift gestuurd aan de plaatsvervangende leden, aan de vertegenwoordiger van elke politieke fractie in de gemeenteraad met bijvoeging van dezelfde stukken.

Artikel 6 - Kennisnemen van documenten

§1. Alle documenten en stukken die behandeld worden op de eerstkomende vergadering of relevant zijn liggen vanaf de dag van het versturen van de oproepingen ter inzage bij de omgevingsambtenaar van de gemeente tijdens de openingsuren of na afspraak. De documenten kunnen bekeken worden in boekelhuis, Boekel 7.

§2. De leden en de plaatsvervangende leden hebben recht op inzage van alle stukken en documenten die verband houden met de bevoegdheid van de Gecoro, voor zover dit niet door andere wetgeving wordt verhinderd.

De leden en de plaatsvervangende leden  zijn gehouden door de plicht tot discretie voor die punten die besproken werden in de vergaderingen.

Artikel 7 - Uitnodigen van derden en oprichten werkgroepen

§1. De Gecoro kan beroep doen op de nodige instanties, externe deskundigen en personen om een welbepaalde materie toe te lichten of te bespreken.

§2. Deze personen mogen de beraadslaging over het advies en de stemming niet bijwonen.

§3. De Gecoro kan voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken of het uitvoeren van bijzondere opdrachten interne werkgroepen oprichten.

In die werkgroep(en) zitten minstens drie leden van de commissie, waarvan één lid het voorzitterschap waarneemt. De voorzitter brengt verslag uit op de eerstvolgende vergadering van de commissie.

De werkgroepen krijgen een bepaalde opdracht van de commissie. Tevens bepaalt de commissie wie nog meer mag zetelen in de werkgroep (betrokkenen, wijkraden, verenigingen,…) De voorzitter  van de werkgroep zorgt voor de uitnodigingen.

Artikel 8 - Openbaar houden van vergaderingen

§1. De vergaderingen van de Gecoro hebben in principe een besloten karakter. Dit wil zeggen dat de beraadslaging en stemming over het advies uitsluitend plaatshebben tussen de effectieve leden van de Gecoro of plaatsvervangers die effectieve leden vervangen.

In dit geval mogen de niet-leden, de plaatsvervangers die geen effectieve leden vervangen, andere personen die zijn uitgenodigd voor een toelichting en de vertegenwoordigers van politieke fracties, de beraadslaging en de stemming over het advies niet bijwonen.

Deelnemen betekent op de vergadering aanwezig zijn, participeren en een actieve inbreng hebben.

Bijwonen is op de vergadering aanwezig zijn, maar er niet aan deelnemen.

Niet bijwonen wil zeggen dat de aanwezigheid niet is toegelaten.

§2. De voorzitter bepaalt voorafgaandelijk welke delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Dit wordt duidelijk vermeld in de uitnodiging.

De commissie kan bij aanvang van de vergadering (onverminderd de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) bij twee derde van de stemmen van alle leden beslissen over het geheel of gedeeltelijk openbaar houden van een vergadering.

Deelnemen betekent op de vergadering aanwezig zijn, participeren en een actieve inbreng hebben.

Bijwonen is op de vergadering aanwezig zijn, maar er niet aan deelnemen.

Niet bijwonen wil zeggen dat de aanwezigheid niet is toegelaten.

§3. Voor elke vergadering wordt een vertegenwoordiger van elke politieke fractie in de gemeenteraad uitgenodigd. Deze personen kunnen deelnemen aan de bespreking van het onderwerp, mogen de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Deelnemen aan de beraadslaging en de stemming is niet toegestaan bij openbare vergaderingen.

§4. Een lid dat een persoonlijk belang heeft ofwel als zaakgelastigde rechtstreeks betrokken is of waarbij zijn/haar partner dan wel bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad persoonlijk en rechtstreeks zijn betrokken bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen. De leden brengen de voorzitter hiervan op eigen initiatief op de hoogte.

§5. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen. De leden nemen slechts het woord nadat het hen door de voorzitter werd verleend.

De voorzitter bewaakt de goede orde van de commissievergadering en kan beslissen dat de personen die door hun houding de vergadering verstoren de zitting verlaten.              

Artikel 9 - Stemming

§1. Om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen moet ten minste de helft van de leden aanwezig zijn. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de commissie op haar eerstvolgende vergadering, die gehouden wordt minstens 24 uur na de niet-voltallige vergadering, ongeacht het aantal aanwezigen leden geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren.

§2. Vóór elke stemming omschrijft de voorzitter het voorstel van beslissing waarover de vergadering zich moet uitspreken.

§3. De leden stemmen mondeling bij naamafroeping met ‘ja’, ‘neen’, of ‘onthouding’. De stemmen worden opgenomen door de secretaris.

§4. Elke advies van de commissie wordt genomen met meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

In de notulen wordt melding gemaakt van de adviezen van de minderheid met het aantal stemmen bij elk advies.

§5. Er wordt overgegaan tot geheime stemming indien minstens de helft van de leden hiermee akkoord gaat. Stemmingen over persoonsgebonden materies gebeuren bij geheime stemming.

Bij geheime stemmingen stemmen de commissieleden met ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’. De stembrieven worden opgehaald en de uitgebrachte stemmen worden geteld door de secretaris.

De uitslag van de stemming wordt door de voorzitter afgekondigd.

Artikel 10 - Wijze van notuleren

§1. Het verslag van de vergadering van de Gecoro wordt opgesteld en bijgehouden door de secretaris. Het ontwerpverslag zal opmaakt worden uiterlijk 30 dagen na de vergadering en aan de aanwezige leden schriftelijk ter goedkeuring worden voorgelegd, tenzij om dringende redenen het advies van de Gecoro eerder moet goedgekeurd zijn.  Uiterlijk 30 dagen na goedkeuring van het verslag, ten laatste bij de uitnodiging voor de volgende vergadering, wordt het goedgekeurde verslag aan de leden en de plaatsvervangers, aan de vertegenwoordiger van elke politieke fractie in de gemeenteraad en aan het college van burgemeester en schepenen verstuurd.

§2. Het verslag bevat de essentie van de bespreking en de gebruikte argumenten. Het verslag bevat eveneens de formulering van het advies met de volgende punten:

-          toelichting en bespreking

-          beraadslaging advies

-          advies

-          stemming over het advies

-          weergave van minderheidsstandpunten

§3. Nadat het verslag de goedkeuring verkreeg, wordt het ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

§4. De verslagen worden door het secretariaat bewaard.

Artikel 11 - Adviezen

§1. Een te verstrekken advies, dat door de voorzitter en de secretaris dient te worden ondertekend, wordt binnen de vastgestelde termijnen schriftelijk aan de bevoegde instanties overgemaakt. 

§2. Het advies bevat de standpunten die in de commissie ter sprake gebracht zijn. Indien verschillende standpunten tegenover elkaar staan, worden in de tekst van het advies ter informatie ook de minderheidsstandpunten vermeld. Alle uitgebrachte standpunten worden op inhoudelijk afdoende wijze gemotiveerd.

§3. Indien het besluit van het college van burgemeester en schepenen afwijkt van het advies van de Gecoro, dient dit te worden gemotiveerd. Dit besluit wordt ter kennis gegeven aan de leden van de Gecoro.

§4. De adviezen worden door het secretariaat bewaard.

Artikel 12 - Werkingsmiddelen en vergoedingen

§1. Door de gemeenteraad worden aan de Gecoro op de gemeentelijke begroting de nodige middelen en een permanent secretariaat ter beschikking gesteld.

De voorzitter van de Gecoro zal jaarlijks verslag uitbrengen over het beheer van de werkingsmiddelen.

§2. Er worden presentiegelden betaald aan effectieve leden en plaatsvervangers die een effectief lid vervangen ontvangen een bezoldiging. Dit geldt zowel voor gesloten als open vergaderingen. Informatievergaderingen waarop Gecoro-leden worden uitgenodigd zijn onbezoldigd.

Het bedrag van het presentiegeld wordt vastgesteld door de gemeenteraad.

Artikel 13 - Wijzigen huishoudelijk reglement

De Gecoro kan dit huishoudelijk reglement slechts wijzigen indien hiertoe een voorstel op de agenda staat. 

Het reglement wordt met eenparigheid van stemmen aangenomen door de commissie en kan slechts met eenparigheid van stemmen gewijzigd worden.

Het huishoudelijk reglement en elke latere wijziging wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.

Artikel 14 - Ontvangen van huishoudelijk reglement

De leden en plaatsvervangende leden ontvangen ieder een exemplaar van dit reglement.

Artikel 15 - Algemeen geldende regels

Voor alles wat niet in dit reglement is bepaald, past de commissie de gewone voor beraadslagende vergaderingen geldende regels toe.

Artikel 2

De gemeenteraad benoemt Gerard Vervisch als voorzitter van de Gecoro.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Aangepaste aanvraagtermijn activiteiten en evenementen tijdens COVID-19 periode. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde in de zitting van 4 december 2019 een belastingreglement goed op het behandelen van laattijdige aanvragen.

In de gemeenteraadzitting van 3 november 2010 werd de politiecodex goedgekeurd. De bepalingen inzake het organiseren van evenementen werden recent aangepast en goedgekeurd in de zitting van 1 juli 2020. In de politiecodex wordt bepaald dat het evenement uiterlijk 60 kalenderdagen voor het evenement aangevraagd moet worden.

Context en argumentatie

De aanvraag van een evenement is een maatregel om het lokaal bestuur tijdig en op een eenvormige wijze in kennis te stellen van het te organiseren evenement en hen de mogelijkheid te geven om de nodige vergunningen te onderzoeken en af te leveren.

COVID-19 heeft een grote impact op het gemeenschapsleven en de organisatie van gemeenschapsbevorderende activiteiten. De grote onzekerheid en onduidelijkheid maken het voor organisatoren van activiteiten en evenementen onmogelijk is om de aanvraagtermijn van 60 kalenderdagen, zoals vooropgesteld in de politiecodex, te respecteren. Anderzijds is het gezien de sociale meerwaarde van activiteiten en evenementen wenselijk om datgene wat veilig en conform de richtlijnen die op dat moment van kracht zijn kan georganiseerd worden, toch toe te laten. Zodoende blijven er kansen tot ontmoeting en sociale verbondenheid.

Daartoe moet er enige soepelheid aan de dag gelegd worden. Dit kan door tijdelijk in deze uitzonderlijke omstandigheden geen belasting aan te rekenen op laattijdige aanvragen en de aanvraagtermijn herleiden tot een minimale termijn die nodig is om een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening te kunnen blijven garanderen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, artikel 41

Juridische basis

-          gemeenteraadsbesluit van 3 november 2010 houdende goedkeuring politiecodex, zoals laatst gewijzigd in de zitting van 1 juli 2020

-          gemeenteraadsbesluit van 4 december 2019 houdende goedkeuring belasting op het behandelen van laattijdige aanvragen voor de aanslagjaren 2020 tot en met 2025

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist om tot en met 31 december 2020 de termijn om activiteiten en evenementen aan te vragen te herleiden tot drie weken voor aanvang van de activiteit of het evenement.

Artikel 2

De gemeenteraad beslist om tot en met 31 december 2020 geen belasting te heffen op laattijdige aanvragen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Reglement houdende de verdeling van de middelen van het COVID-19-noodfonds jeugd, sport en cultuur. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Om de lokale besturen te helpen om de sectoren jeugd, sport en cultuur bij te staan in en na de coronacrisis, besliste de Vlaamse Regering om hiervoor een noodfonds ter beschikking te stellen. De berekening per gemeente werd bepaald op basis van de verdeling van de sectorale middelen voor die drie sectoren bij de inkanteling ervan in het gemeentefonds in 2018. Voor Olen gaat het om een eenmalige financiële injectie van 137.289,05 euro. De middelen zijn niet geoormerkt en er gelden geen specifieke voorwaarden. De enige vereiste is dat de middelen naar jeugd, sport en cultuur gaan.

Bij de verdeling van de middelen is het wenselijk om volgende uitgangspunten voorop te stellen:

-          De uitgewerkte maatregelen moeten administratief zo licht mogelijk zijn voor de verenigingen, die nu andere kopzorgen hebben.

-          De middelen moeten zoveel mogelijk gericht besteed worden waar ze echt nodig zijn. Maatwerk is nodig om de verenigingen die een specifieke schade hebben ondervonden te ondersteunen.

Omwille van de drastische maatregelen die verenigingen hebben moeten nemen is de kostprijs van de organisatie van kampen sterk gestegen. Het is billijk om de verenigingen hierin te ondersteunen. Aangezien de kampen plaatsvinden in juli of augustus 2020, is het ook aangewezen om niet te lang te wachten met de uitbetaling van subsidies omdat de betrokken verengingen hoge kosten hebben moeten maken voor het veilig organiseren van de kampen en ook hun werkjaar nog veilig moeten kunnen opstarten.

Verenigingen moeten hun werking aanpassen en extra kosten maken om hun activiteiten (voor publiek) coronaproof te organiseren. Het is  billijk dat zij deze kosten in rekening kunnen brengen.

Verenigingen met eigen infrastructuur hebben doorlopende kosten, terwijl de inkomsten die zij mogelijk kunnen genereren tijdens de coronacrisis wegvielen. Omdat deze vaste kosten doorwegen, is het billijk om hierin financieel te ondersteunen.

-          Niet elke schade is financieel meetbaar. Het verenigingsleven maakt sociale verbinding mogelijk en versterkt het gemeenschapsleven. Alle activiteiten, zowel voor de leden als deze voor publiek met het oog op het verwerven van extra inkomsten, moesten worden afgelast. Elke vereniging verdient in functie van deze heropstart een gelijkwaardige ondersteuning.

-          Het middenveld moet zich betrokken voelen zodat er een draagvlak ontstaat voor de verdeling van de middelen van het noodfonds.

-          De impact van de coronacrisis is moeilijk in te schatten en op lange termijn nog niet duidelijk. Daarom worden de middelen best gespreid in de tijd ingezet. Door het voorzichtigheidsprincipe aan de dag te leggen en een deel van de middelen in een gemeentelijk noodfonds voor te behouden, kan er geanticipeerd worden op de periode na de eerste coronagolf.

Op basis van deze uitgangspunten en een bevraging van de verenigingen, is volgende verdeling billijk en realistisch:

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          decreet van 19 juni 2020 tot het nemen van dringende maatregelen met betrekking tot de noodfondsen voor cultuur, jeugd, sport, media en de lokale besturen, en met betrekking tot de armoedebestrijding naar aanleiding van de COVID-19-pandemie

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

De actie is nog niet opgenomen in het meerjarenplan en moet nog voorzien worden bij de volgende meerjarenplanwijziging.

Financiële informatie

Het nodige krediet is nog niet voorzien waardoor het meerjarenplan moet gewijzigd worden.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Voor: Seppe Bouquillon (CD&V), Ellen Deswert (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Sander Verboven (CD&V), Kris Gebruers (CD&V), Chris Bakelants (sp.a-sociaal&anders), Lisette Boeckx (CD&V), Michel De Maeyer (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Joeri Janssens (sp.a-sociaal&anders), Jan Verbist (CD&V) en Henk Vleugels (CD&V).

Onthouding:  Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Marc Verhulst (O1), Mario Verhaert (O1), Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA), An Peeters (N-VA), Mil Haemhouts (O1) en Steve Janssens (O1).

Goedkeuring met 12 voor, 0 tegen en 11 onthouding.

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het reglement houdende de verdeling van de sectorale middelen van het COVID-19-noodfonds jeugd, sport en cultuur goed als volgt.

Deel 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Toepassingsgebied

Dit reglement regelt de verdeling van de sectorale middelen van het COVID-19-noodfonds jeugd, sport en cultuur dat het lokaal bestuur van de Vlaamse Regering ontving onder de erkende Olense verenigingen die in deze sectoren actief zijn.

Artikel 2. Indienen van de aanvraag

§1. De aanvraag gebeurt schriftelijk via het daartoe bestemde aanvraagformulier met toevoeging van de gevraagde bijlagen.

§2.De aanvraag voor de subsidies voor COVID-19-kampen dienen ten laatste 30 september 2020 te gebeuren. De andere aanvragen dienen ten laatste 15 november 2020 te gebeuren.

Artikel 3. Behandeling van de aanvraag

De aanvraag wordt door Vrije Tijd gecontroleerd. Twijfelgevallen of onduidelijkheden worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 4. Controle

Het lokaal bestuur kan te allen tijde extra bewijsstukken opvragen die de subsidieaanvraag staven of verantwoording vragen over de ingediende aanvraag en bijgevoegde bewijsstukken.

Deel 2 - COVID-19-kampen

Artikel 5. Voorwaarden

Het lokaal bestuur voorziet een financiële ondersteuning voor:

-          erkende Olense verenigingen

-          die in de zomermaanden juli en augustus 2020 een kamp van minstens vier overnachtingen organiseerden

-          waarvan 80% van de deelnemers Olenaars waren. De vereniging voegt een deelnemerslijst toe om dit te staven.

Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn om in aanmerking te komen voor de financiële ondersteuning.

Artikel 6. Financiële ondersteuning

§1. De subsidie bedraagt 15 euro per deelnemer aan het kamp. Deelnemers zijn alle leden, leiding, kookploeg en anderen die mee op kamp zijn geweest ter ondersteuning van een vlot en veilig verloop van het kamp.

§2. Als de vragen het beschikbare budget overstijgen, worden de subsidiebedragen evenredig verdeeld binnen het beschikbare krediet.

§3. Alle kampen van de vooropgestelde periode worden gebundeld in één aanvraag.

Deel 3 - Coronaproof opstarten en organiseren

Artikel 7. Voorwaarden

Het lokaal bestuur voorziet een financiële ondersteuning voor:

-          erkende Olense verenigingen

-          die een duidelijke omschrijving kunnen geven van de genomen maatregelen en in functie van welke activiteit deze gebeurden

-          en de effectieve kosten kunnen staven met toevoeging van bewijsstukken met duidelijke vermelding van datum, bedrag en omschrijving van het product.

Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn om in aanmerking te komen voor de financiële ondersteuning.

Artikel 8. Financiële ondersteuning

§1. Het lokaal bestuur voorziet financiële ondersteuning van de heropstart van een veilige werking van de verenigingen en het veilig organiseren van activiteiten voor publiek.

§2. Als de vragen het beschikbare budget overstijgen, worden de subsidiebedragen evenredig verdeeld binnen het beschikbare krediet.

Deel 4 - Compensatie van vaste infrastructuurkosten

Artikel 9. Voorwaarden

Het lokaal bestuur voorziet een financiële ondersteuning voor:

-          erkende Olense verenigingen

-          die vaste kosten hadden voor water, elektriciteit, gas, huur van infrastructuur en verzekering van infrastructuur

-          en deze kunnen staven met facturen of uitgevoerde betaalopdrachten in de periode maart tot en met juni 2020.

Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn om in aanmerking te komen voor de financiële ondersteuning.

Artikel 10. Financiële ondersteuning

§1. Het lokaal bestuur voorziet op basis van de bevraging van de verenigingen een budget om verenigingen te ondersteunen in de vaste infrastructuurkosten.

§2. Als de vragen het beschikbare budget overstijgen, worden de subsidiebedragen evenredig verdeeld binnen het beschikbare krediet.

Deel 5 - Compensatie van inkomstenverlies

Artikel 11. Voorwaarden

Het lokaal bestuur voorziet een financiële injectie voor:

-          erkende Olense verenigingen die de bevraging hebben ingevuld

-          en die schade hebben geleden die rechtstreeks verband houdt met de coronacrisis als gevolg van afgelasting van activiteiten die buiten de reguliere werking voor de leden vallen en gericht zijn op externen

-          en kunnen aangeven welke van die activiteiten moesten afgelast worden.

Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn om in aanmerking te komen voor de financiële ondersteuning.

Artikel 12. Financiële ondersteuning

De subsidie bedraagt 500 euro per vereniging die aan de gestelde voorwaarden voldoet.

Deel 6 - Voorstellen vanuit het middenveld

Artikel 13. Doel en werkwijze

Het lokaal bestuur reserveert een budget voor voorstellen vanuit de verenigingen zelf en geeft de vrijetijdsraad het mandaat om via het verenigingenforum inspraak te organiseren en deze voorstellen op tafel te leggen. Het college van burgemeester en schepenen behoudt de beslissingsbevoegdheid en maakt een keuze wat betreft het aanwenden van het voorziene krediet.

Artikel 2

De inkomsten en uitgaven worden bij de volgende wijziging van het meerjarenplan 2020-2025 voorzien.

Artikel 3

De gemeenteraad geeft het college van burgemeester en schepenen de opdracht om de COVID-19-kampsubsidies zo snel mogelijk uit te betalen en de aanpassing van het meerjarenplan niet af te wachten.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Tijdelijke opschorting van de reglementen houdende de werkingssubsidies voor de jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen en aangepaste regeling voor de verdeling van werkingssubsidies. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Erkende Olense jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen die voldoen aan de subsidiëringsvoorwaarden komen jaarlijks in aanmerking voor een werkingssubsidie. De toelage wordt berekend aan de hand van een puntensysteem en conform de reglementen die van toepassing zijn. De gemeenteraad keurde in de zitting van 4 december 2019 het reglement houdende werkingssubsidies voor jeugdverenigingen goed, en wijzigde dit in de zitting van 3 juni 2020. Het reglement houdende de subsidiëring van sportverenigingen werd goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 5 april 2017 en gewijzigd in de zitting van 6 november 2019. Het reglement houdende werkingssubsidies voor socio-culturele verenigingen werd goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 7 maart 2018 en gewijzigd in de zitting van 6 november 2019.

Context en argumentatie

De impact van de coronacrisis op het verenigingsleven is groot en niet alleen financieel voelbaar. Een bevraging bij de verenigingen maakt duidelijk dat de actieve leden die de verenigingen draaiende houden ook een mentale klap kregen. Ze staan voor de uitdaging om het verenigingsleven terug op te starten met voldoende garanties voor de veiligheid van hun leden.

Een brede waaier aan ondersteuning is noodzakelijk. Het beperken van de administratieve rompslomp voor de verenigingen waar mogelijk, kan al wat kopzorgen wegnemen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 5 april 2017 houdende goedkeuring reglement houdende de subsidiëring van sportverenigingen, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 7 maart 2018 houdende goedkeuring reglement houdende werkingssubsidies voor socio-culturele verenigingen, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 4 december 2019 houdende goedkeuring reglement houdende werkingssubsidies voor jeugdverenigingen, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Dit besluit regelt de subsidiëring van de erkende Olense jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen voor het werkingsjaar waarin de eerste COVID-19-crisis (maart tot en met juni 2020) impact had.

Artikel 1

De gemeenteraad heft voor het betrokken werkjaar, zoals bepaald in artikel 1, de toepassing van de onderstaande reglementen voor één jaar op:

-          reglement houdende werkingssubsidies voor jeugdverenigingen, zoals goedgekeurd in de zitting van 4 december 2019 en gewijzigd

-          reglement houdende de subsidiëring van sportverenigingen, zoals goedgekeurd in de zitting van 5 april 2017 en gewijzigd

-          reglement houdende werkingssubsidies voor socio-culturele verenigingen, zoals goedgekeurd in de zitting van 7 maart 2018 en gewijzigd

Artikel 3

§1. Er wordt eenmalig afgeweken van het puntenstelsel op basis waarvan de werkingssubsidies worden berekend.

§2. De werkingssubsidies worden verdeeld op basis van het aantal punten dat de vereniging behaalde in het laatst goedgekeurde subsidiedossier.

Artikel 4

§1. De aanvraag tot subsidiëring wordt ingediend bij Vrije Tijd op het daartoe bestemde aanvraagformulier. De vereniging moet geen bijlagen toevoegen.

§2. Het indienen van de aanvraag dient te gebeuren conform de timing zoals die in de goedgekeurde subsidiereglementen van kracht zou zijn:

-          De jeugdverenigingen dienen de werkingssubsidies uiterlijk 15 februari 2021 aan te vragen.

-          De sportverenigingen dienen de werkingssubsidies uiterlijk 1 oktober 2020 aan te vragen.

-          De socio-culturele verenigingen dienen de werkingssubsidies uiterlijk 31 januari 2021 aan te vragen.

Artikel 5

De berekening van de subsidie gebeurt door Vrije Tijd. Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de berekening.

Artikel 6

De subsidie wordt uitbetaald zodra de gemeentelijke begroting uitvoerbaar is en uiterlijk twee maanden na de deadline van de subsidieaanvraag.

Artikel 7

§1. Het college kan te allen tijde controle laten uitvoeren op de besteding van de werkingssubsidies. De subsidies moeten gebruikt worden voor het doel waarvoor ze toegekend worden.

§2. Indien blijkt dat een vereniging doelbewust onjuiste gegeven heeft verstrekt en daardoor onterecht de erkenning behoudt of werkingssubsidies heeft verkregen, kan het college van burgemeester en schepenen de subsidie terugvorderen of de vereniging tijdelijk uitsluiten van verdere subsidiëring.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Belastingreglement op de inname van het openbaar domein. Goedkeuring wijziging.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 4 december keurde de gemeenteraad het belastingreglement op de inname van het openbaar domein goed.

Context en argumentatie

Meerdere horecazaken hebben een terras op het openbaar domein volgens de modaliteiten van de politiecodex. Zij moeten daar volgens het bestaande belastingreglement op de inname van het openbaar domein 10,00 euro per m² en per terrasseizoen, met een minimum van 150,00 euro betalen.

Als gevolg van de maatregelen met betrekking tot COVID-19 moesten alle horecagelegenheden verplicht sluiten met ingang van 18 maart 2020. Op 8 juni 2020 mocht de horecasector heropstarten mits het naleven van een reeks sectorspecifieke maatregelen.

Heel wat horeca-ondernemers op het grondgebied kampen door de quarantainemaatregelen met zware omzetverliezen.

Het niet-heffen van belastingen op het plaatsen van terrassen op het openbaar domein voor het jaar 2020 zou voor een klein deel kunnen tegemoetkomen aan de getroffen horecasector.

Met dit besluit op voorstel van het college van burgemeester en schepenen komt de gemeente tegemoet aan de oproep van de Vlaamse regering om de lokale belastingreglementen te herzien opdat de belastingplichtigen op het grondgebied minder belastingen moeten betalen op activiteiten waarop ze door de crisis financieel al zwaar inleveren.

De financiën van de gemeente kunnen de tijdelijke minderontvangsten door deze tegemoetkomingen opvangen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 3 november 2010 houdende goedkeuring politiecodex Olen, zoals gewijzigd, meer bepaald deel 5 - titel 3 -hoofdstuk 1 'Terrassen en schuttingen op het openbaar domein' van de politiecodex

-          gemeenteraadsbesluit van 4 december 2019 houdende goedkeuring belasting op de inname van het openbaar domein voor de aanslagjaren 2020 tot en met 2025

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er is nog voldoende krediet beschikbaar.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Artikel 2 van het goedgekeurde belastingreglement wordt gewijzigd als volgt:

Artikel 2

De belasting wordt vastgesteld als volgt:

-          Voor de inname van openbaar domein, zoals bepaald in deel 5, titel 2, hoofdstuk 2 “Invloed op het openbaar domein van werkzaamheden buiten het openbaar domein” en hoofdstuk 3 “Containers of laadbakken” van de politiecodex, wordt de belasting vastgesteld op 0,25 euro per m² en per dag, met een minimum van 10,00 euro.

-          Voor de inname van openbaar domein, zoals bepaald in deel 5, titel 3, hoofdstuk 1 “Terrassen en schuttingen op het openbaar domein” van de politiecodex, wordt de belasting vastgesteld op 10,00 euro per m² en per terrasseizoen, met een minimum van 150,00 euro. Deze belasting wordt pas geheven vanaf 1 januari 2021.

-          Voor de inname van openbaar domein, zoals bepaald in deel 5, titel 3, hoofdstuk 2 “Inname van het openbaar domein voor uitstalinrichtingen van koopwaar bij handelszaken” van de politiecodex, wordt de belasting vastgesteld op 10,00 euro per m² en per jaar, met een minimum van 150,00 euro.

-          Voor de inname van openbaar domein door circussen en andere niet-permanente amusementsbedrijven wordt de belasting vastgesteld op 100,00 euro per dag.

Artikel 2

De reeds betaalde belastingen voor de plaatsing van terrassen op het openbaar domein gedurende het jaar 2020 worden teruggestort.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Goedkeuring principe om voor bepaalde doelgroepen geen retributie aan te rekenen voor het uitlenen van materialen.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 6 november 2019 keurde de gemeenteraad het retributiereglement uitlenen van materialen goed.

Context en argumentatie

Als gevolg van de maatregelen met betrekking tot COVID-19 moest met ingang van 13 maart 2020 alle activiteiten afgelast worden. In de maand juli mochten terug activiteiten georganiseerd worden, maar onder zeer strenge voorwaarden. In augustus werd dit alweer teruggeschroefd.

De impact van de coronacrisis op het verenigingsleven en het sociaal leven is groot. Om verenigingen aan te moedigen en te ondersteunen bij de heropstart van activiteiten stelt het college van burgemeester en schepenen aan de gemeenteraad voor om voor alle uitleen van materialen sinds 13 maart 2020 tot en met 31 december 2020 geen retributie aan te rekenen aan de categorieën B tot en met D en dus het retributiereglement uitlenen van materialen tijdelijk niet toe te passen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 6 november 2019 houdende goedkeuring gemeentelijke uitleenreglement voor organisatoren

-          gemeenteraadsbesluit van 6 november 2019 houdende goedkeuring retributiereglement uitlenen van materialen

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er is nog voldoende krediet beschikbaar.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad geeft opdracht aan het college van burgemeester en schepenen om het retributiereglement uitlenen van materialen niet toe te passen voor alle activiteiten die georganiseerd werden/worden tussen 13 maart en 31 december 2020 en dit voor de volgende categorieën:

Artikel 2

Voor activiteiten tussen 13 maart en 31 december 2020 waarvoor de retributie reeds werd aangerekend, dient de aangerekende retributie gecrediteerd te worden.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Renteloze leningen. Goedkeuring opschorting aflossing in 2020 en verlenging van de looptijd.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 4 juni 2008 kende de gemeenteraad een renteloze lening toe aan KFC Linda Olen vzw en dit volgens het reglement dat de gemeenteraad tijdens diezelfde zitting had goedgekeurd. KFC Linda Olen vzw kreeg een lening van 125.000 euro voor de bouw van een kantine. Deze lening moet conform het reglement terugbetaald worden in 15 jaarlijkse stortingen volgens de volgende modaliteiten:

-          de eerste 10 jaar jaarlijks 5% van het ontleende bedrag, zijnde 6.250 euro

-          de laatste 5 jaar jaarlijks 10% van het ontleende bedrag, zijnde 12.500 euro

Op 4 oktober 2017 keurde de gemeenteraad goed dat de aflossingstijd van de renteloze lening van KFC Linda Olen verlengd wordt naar 20 jaar zodat de jaarlijks terugbetaling behouden blijft op 5%. De aflossing loopt dus door tot en met 2028 met een jaarlijkse aflossing van 6.250 euro.

Op 6 oktober 2010 kende de gemeenteraad een renteloze lening toe aan chiro(w)erf Achter-Olen vzw en dit volgens het reglement dat de gemeenteraad goedkeurde op 1 april 2009. Chiro(w)erf Achter-Olen vzw kreeg een lening van 125.000 euro voor de bouw van nieuwe jeugdlokalen. Deze lening moet conform het reglement terugbetaald worden in 15 jaarlijkse stortingen volgens de volgende modaliteiten:

-          de eerste 10 jaar jaarlijks 5% van het ontleende bedrag, zijnde 6.250 euro

-          de laatste 5 jaar jaarlijks 10% van het ontleende bedrag, zijnde 12.500 euro

In 2020 bedraagt het terug te betalen bedrag voor chiro(w)erf Achter-Olen vzw 6.250 euro en vanaf 2021 tot en met 2025 moet chiro(w)erf Achter-Olen vzw jaarlijks 12.500 euro terugbetalen.

Op 5 juni 2019 kende de gemeenteraad een renteloze lening toe aan S&R Buul en dit volgens het reglement dat de gemeenteraad goedkeurde op 6 december 2017. S&R Buul kreeg een lening van 125.000 euro voor de bouw van een sportcomplex en aanhorigheden. Deze lening moet conform het reglement terugbetaald worden in 15 jaarlijkse stortingen van 1/15e van van het ontleende bedrag, zijnde 8.333,33 euro.

Jaarlijks dient S&R Buul 8.333,33 euro af te lossen en in 2034, het laatste jaar van de terugbetaling, moet tot slot 8.333,38 afgelost worden.

Context en argumentatie

De impact van de coronacrisis op het verenigingsleven is groot. Verenigingen ontvangen niet de verwachte inkomsten en hebben mogelijk extra kosten om coronaproof te kunnen opstarten, waardoor de financiële druk stijgt. Om die reden wil het lokaal bestuur de aflossing van de renteloze leningen in 2020 opschorten en de duurtijd van de renteloze leningen voor één jaar verlengen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 4 juni 2008 houdende goedkeuring aanpassing reglement inzake renteloze leningen

-          gemeenteraadsbesluit van 4 juni 2008 houdende goedkeuring toekenning renteloze lening aan KFC LInda Olen vzw

-          gemeenteraadsbesluit van 1 april 2009 houdende goedkeuring goedkeuring aanpassing reglement inzake renteloze leningen

-          gemeenteraadsbesluit van 6 oktober 2010 houdende goedkeuring toekenning renteloze lening chiro(w)erf Achter-Olen vzw

-          gemeenteraadsbesluit van 4 oktober 2017 houdende aanpassing aflossingen renteloze lening KFC Linda

-          gemeenteraadsbesluit van 6 december 2017 houdende goedkeuring reglement renteloze leningen

-          gemeenteraadsbesluit van 5 juni 2019 houdende toekenning renteloze lening S&R Buul

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er zullen geen inkomsten zijn in 2020 waardoor het meerjarenplan moet gewijzigd worden. Voor 2021 zal er ook geen inkomst van 12.500 euro maar van 6.250 euro binnenkomen op 49430009/0750.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist dat er in 2020 geen aflossing van de renteloze lening moet gebeuren door KFC Linda Olen  vzw, chiro(w)erf Achter-Olen vzw en S&R Buul.

Artikel 2

De looptijd van de renteloze leningen aan KFC LInda vzw, chiro(w)erf Achter-Olen vzw en S&R Buul wordt verlengd met één jaar. De aflossingstabel van elk van de lopende leningen wordt aangepast.

Artikel 3

De in 2020 voorziene inkomsten voor de aflossingen van de drie renteloze leningen worden bij de volgende wijziging van het meerjarenplan 2020-2025 geschrapt. De in 2021 voorziene inkomst op 49430009/0750 wordt verminderd naar 6.250 euro.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Verhuur Teunenberg door vaste gebruikers. Goedkeuring kwijtschelding huur.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 3 juli 2019 keurde de gemeenteraad de huurovereenkomst met Rode Kruis Vlaanderen vzw afdeling Olen voor het gebruik van een gebouw op domein Teunenberg goed.

Tijdens dezelfde zitting werd ook de annexe huurovereenkomsten met Vinamici Odloo en Het Vierde Oor over het gebruik van een lokaal op Teunenberg goedgekeurd. Deze annexe moet samengelezen worden met de eerder door AGB Olen afgesloten huurovereenkomsten voor het gebruik van een gebouw op domein Teunenberg. De gemeente nam deze huurovereenkomst over na de stopzetting van het AGB.

Op 8 januari 2020 besliste de gemeenteraad om de huurovereenkomsten met Vinamic Odloo en met Rode Kruis Vlaanderen vzw afdeling Olen, die in principe afliepen op 31 december 2019, onder dezelfde voorwaarden te verlengen tot en met 31 december 2020.

Context en argumentatie

Als gevolg van de maatregelen met betrekking tot COVID-19 hebben Vinamici Odloo, Het Vierde Oor en Rode Kruis Vlaanderen vzw afdeling Olen hun normale werking niet kunnen voortzetten sinds 18 maart 2020. Het is dus billijk om de huur voor een periode van zes maanden kwijt te schelden.

Hierdoor kunnen de betrokken verenigingen de huurbedragen voor deze periode ook niet inbrengen bij 'deel 4 - Compensatie van vaste infrastructuurkosten' van het reglement houdende de verdeling van de middelen van het COVID-19-noodfonds jeugd, sport en cultuur dat heden door de gemeenteraad werd goedgekeurd. De andere vaste kosten met betrekking tot de infrastructuur kunnen wel nog ingebracht worden bij de aanvraag van een subsidie voor de compensatie van vaste infrastructuurkosten volgens het reglement houdende de verdeling van de middelen van het COVID-19-noodfonds jeugd, sport en cultuur.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 3 juli 2019 houdende goedkeuring annexe huurovereenkomst met Vinamici Odloo over het gebruik van lokaal op Teunenberg

-          gemeenteraadsbesluit van 3 juli 2019 houdende goedkeuring annexe huurovereenkomst met met het Vierde Oor over het gebruik van lokaal op Teunenberg

-          gemeenteraadsbesluit van 3 juli 2019 houdende goedkeuring huurovereenkomst met Rode Kruis Vlaanderen vzw afdeling Olen over het gebruik van lokaal op Teunenberg

-          gemeentraadsbesluit van 8 januari 2020 houdende goedkeuring verlenging huurovereenkomsten Teunenberg voor Vinamici Odloo en Rode Kruis

-          gemeenteraadsbesluit van 2 september 2020 houdende goedkeuring reglement houdende de verdeling van de middelen van het COVID-19-noodfonds jeugd, sport en cultuur in het kader van het coronoa-relanceplan

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er zullen voor 2020 minder huurinkomsten zijn dan geraamd. Dit gaat over een bedrag van 2.742,18 euro dat minder zal ontvangen worden.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist dat Vinamici Odloo, Het Vierde Oor en Rode Kruis Vlaanderen vzw afdeling Olen voor de maanden maart tot en met augustus 2020 geen huur moeten betalen.

Artikel 2

De in artikel 1 genoemde verenigingen kunnen de huurkosten van de infrastructuur, die volgens dit besluit kwijtgescholden worden, niet inbrengen bij het aanvragen van een subsidie voor de compensatie van vaste infrastructuurkosten volgens het reglement houdende de verdeling van de middelen van het COVID-noodfonds jeugd, sport en cultuur.

Artikel 3

Bij de volgende wijziging van het meerjarenplan 2020-2025 worden de inkomsten voor de huur van Teunenberg verminderd.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Corona-relanceplan. Concessie cafetaria sporthal. Goedkeuring kwijtschelding concessievergoeding.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 26 september 2018 werd een concessieovereenkomst over de cafetaria van de gemeentelijke sporthal Olen afgesloten tussen Autonoom Gemeentebedrijf Olen en Jacques Janssens. De concessieovereenkomst trad in werking op 1 oktober 2018 en dit tot voor een termijn van tien jaar.

Deze concessieovereenkomst werd omwille van de stopzetting van AGB Olen overgenomen door de gemeente Olen bij besluit  van 3 juli 2019. De annexe bij de originele concessieovereenkomst werd ondertekend op 10 juli 2019.

Op 3 juni 2020 stemde de gemeenteraad in met de overname van de concessieovereenkomst over de cafetaria van de gemeentelijke sporthal Olen door Gregory Janssens.

Context en argumentatie

De cafetaria van de sporthal valt onder de horecasector. Als gevolg van de maatregelen met betrekking tot COVID-19 moest alle horecagelegenheden verplicht sluiten met ingang van 18 maart 2020. Op 8 juni 2020 mocht de horecasector heropstarten mits het naleven van van een reeks sectorspecifieke maatregelen.

Het is dus billijk om de concessievergoeding voor een periode van drie maanden kwijt te schelden.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 3 juli 2019 houdende goedkeuring annexe concessieovereenkomst en convenant cafetaria sporthal

-          gemeenteraadsbesluit van 3 juni 2020 houdende goedkeuring overname concessie cafetaria sporthal

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist dat voor de maanden maart tot en met mei 2020 geen concessievergoeding voor de cafetaria van de sporthal moet betaald worden.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Projectaanvraag regierol sociale economie. Goedkeuring verbintenisverklaring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De Vlaamse overheid geeft de lokale besturen een regierol op het vlak van sociale economie. Die bevoegdheid is vastgelegd in het Ondersteuningsdecreet. In hun rol van regisseur ontwikkelen de lokale besturen een visie op hoe de sociale economie lokaal vorm moet krijgen. Ze stimuleren en ondersteunen daarbij ook samenwerking binnen de sociale-economiesector en tussen de regulieren en de sociale economie.

Lokale besturen (of hun samenwerkingsverbanden) bepalen grotendeels zelf hoe zij hun regierol concreet invulling geven binnen de contouren van de Vlaamse beleidsprioriteiten op het vlak van lokale sociale economie. In artikel 3 van het uitvoeringsbesluit betreffende de regierol van 26 oktober 2012 worden vanuit de Vlaamse overheid minimaal drie thema's genoemd waar rond de regisseurs jaarlijks een actie moeten voeren:

-          een actie die de netwerking op het grondgebied bevordert

-          aan actie die bijdraagt aan de ontwikkeling van de lokale sociale economie

-          een actie ter bevordering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen

Op 15 januari 2020 werd er een projectaanvraag ingediend door de lokale besturen van Neteland Welzijn en Zorg samen met een engagementsverklaring van het college van burgemeester en schepenen van alle deelnemende besturen.

Op 31 maart 2020 deelde de Vlaamse Overheid mee dat de subsidie werd toegekend.

Deze regierol biedt de lokale besturen de mogelijkheid om de sociale economie in de Middenkempen verder te versterken en te verbreden, van 2017 tot en met 2019 werd de subsidie aan ISOM toegekend. Er werd onder meer ingezet op de ondersteuning van de oprichting en opstart van Groep Talent vzw, participatie in de bestuursorganen in de sociale economie-initiatieven, onderzoeken van nieuwe (samenwerkings)mogelijkheden binnen sociale economie, ...

In 2020 is de nieuwe zesjaarlijkse BBC (beleids- en beheerscyclus) voor lokale besturen begonnen voor de periode 2020-2025. Voor deze periode hebben de lokale besturen van Neteland Welzijn en Zorg opnieuw ingetekend op de Vlaamse beleidsprioriteit rond de sociale economie om een regierol op te nemen. Intekenen op deze oproep gebeurde door middel van de BBC van stad Herentals. Stad Herentals treedt op als beherende gemeente en heeft de doelstellingen, actieplannen, acties en budget met betrekking tot de regierol sociale economie opgenomen in haar meerjarenplanning.

De subsidie bedraagt 50.000 euro per jaar vanaf 100.000 inwoners. Er wordt ingezet op volgende doelstellingen:

-          Ondersteunen van de samenwerking tussen de verschillende bedrijven/initiatieven sociale economie in de Middenkempen zodat er een sterk netwerk blijft bestaan en zich verder ontplooit waardoor de sociale economie bedrijven/initiatieven elkaar versterken, (verregaand) samenwerken en innoveren.

-          Ondersteunen van de initiatieven sociale economie in de Middenkempen, zodat zij kunnen blijven ondernemen, innoveren en het aantal tewerkstellingsplaatsen uitbreiden.

-          Stimuleren van de lokale besturen en lokale economie om concreet actie te nemen in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

De subsidie werd toegekend door de Vlaamse overheid. Op het ogenblik van goedkeuring was een engagementsverklaring van de deelnemende besturen voldoende, bij goedkeuring is het voorleggen van een verbintenisverklaring van de besturen een voorwaarde. Uit de verbintenisverklaring, die de gemeenteraad moet goedkeuren, blijkt dat de verschillende besturen aangeven dat het samenwerkingsverband Neteland Welzijn en Zorg de regierol opneemt voor de betrokken besturen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          decreet van 17 februari 2012 betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 26 oktober 2012 tot bepaling van de regierol van gemeenten op het vlak van de lokale sociale economie, vermeld in artikel 15 van het decreet van 17 februari 2012 betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 27 maart 2020 tot de toekenning van een subsidie aan centrumsteden, welzijnsverenigingen en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden voor de uitvoering van hun regierol op het vlak van de sociale economie

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de verbintenisverklaring dat het samenwerkingsverband Neteland Welzijn en Zorg de regierol sociale economie opneemt voor de lokale besturen die samenwerken binnen Neteland Welzijn en Zorg, waaronder het  lokaal bestuur Olen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Opvolgingsrapportering. Eerste semester 2020. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Voor 2020 dienden de raden zich verschillende keren per jaar te buigen over een budgetwijziging, aanpassing meerjarenplan. Ze moesten zich zowel uitspreken over bijsturingen in de planning als over de autorisatie van de kredieten. In BBC 2020 is de autorisatie opgetrokken tot een veel hoger niveau, waardoor er minder aanpassingen van de kredieten moeten gebeuren in de loop van het boekjaar. Het is evenwel van belang dat de raadsleden over voldoende informatie blijven beschikken om hun democratische rol te vertolken.

De opvolgingsrapportering moet tegemoetkomen aan de informatiebehoefte van de raadsleden.

De raden bepalen zelf de frequentie van de rapportering. Minimaal rapporteert men voor het einde van september over het eerste semester van het boekjaar.

Inhoudelijk is de tussentijdse rapportering gericht op de uitvoering van de prioritaire beleidsdoelstellingen en de prioritaire actieplannen en acties. De opvolgingsrapportering bevat eveneens een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar en geeft zo informatie over de uitvoering en de bewaking van de kredieten (een overzicht te vergelijken met de schema's J1 en T2).

De opvolgingsrapportering kan aangevuld worden met alle informatie die relevant is voor de raadsleden.

Gemeente en OCMW voeren een geïntegreerd lokaal sociaal beleid en werken aan een geïntegreerde planning en gemeenschappelijke doelstellingen. Het is dus logisch dat ze één gemeenschappelijke opvolgingsrapportering voorleggen aan beide raden.

In 2019 werd beslist te rapporteren op het niveau van de actie en werden de prioritaire acties voor 2020 bepaald. Het zijn deze acties die sowieso moeten gerapporteerd worden aan de raden.

Projectmatig werken is ingebouwd in de dagelijkse werking zodat acties resultaatgericht en efficiënt aangepakt worden. Projectwerking draait grotendeels om het creëren van duidelijkheid: duidelijkheid over doelstellingen, duidelijkheid over het resultaat en duidelijkheid over de manier waarop dat resultaat zal behaald worden. De stand van zaken van projecten wordt op regelmatige tijdstippen gerapporteerd aan het managementteam en het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. Deze rapportering maakt ook deel uit van de opvolgingsrapportering.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 263

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de opvolgingsrapportering over het eerste semester 2020 met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Consultancy en implementatie Microsoft 365. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Het lokaal bestuur is op zoek naar een partner om een behoefteanalyse uit te voeren om het bestuur te begeleiden bij het kiezen van tools en licenties op maat van haar organisatie, en om over te gaan tot het implementeren van deze tools, het geven van de nodige opleidingen en jaarlijks een onderhoudscontract te voorzien.

In het kader van de opdracht “Consultancy en implementatie Microsoft 365” werd een bestek met nr. 2020-030 ICT/COM opgesteld door Financiën.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 52.892,56 euro exclusief btw of 64.000,00 euro inclusief 21% btw, onderhoudscontract van zes jaar inbegrepen.

Het onderhoudscontract kent een maximale looptijd van zes jaar. De duurtijd van zes jaar is mede ingegeven door de nauwe samenhang die het onderhoud met de eigenlijke installatie en implementatie van de software vertoont, de verwachte gebruiksduur van de eigenlijke software alsook door de wens van de aanbestedende overheid om de verantwoordelijkheid omtrent zowel een goede implementatie als een adequaat onderhoud bij een en dezelfde persoon te leggen. Bovendien blijkt het gebruikelijk in de desbetreffende sector dat het onderhoud geschiedt door dezelfde persoon die ingestaan heeft voor de installatie en implementatie van de software.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd

-          wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 42, §1, 1° a

-          koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd

-          koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals gewijzigd, artikel 90, 1°

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er is nog voldoende krediet beschikbaar.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Voor: Seppe Bouquillon (CD&V), Ellen Deswert (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Sander Verboven (CD&V), Kris Gebruers (CD&V), Chris Bakelants (sp.a-sociaal&anders), Lisette Boeckx (CD&V), Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA), An Peeters (N-VA), Michel De Maeyer (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Joeri Janssens (sp.a-sociaal&anders), Jan Verbist (CD&V) en Henk Vleugels (CD&V).

Tegen: Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Marc Verhulst (O1), Mario Verhaert (O1), Mil Haemhouts (O1) en Steve Janssens (O1).

Goedkeuring met 17 voor, 6 tegen en 0 onthouding.

Besluit

Artikel 1

Het bestek met nr. 2020-030 ICT/COM en de raming voor de opdracht “Consultancy en implementatie Microsoft 365”, opgesteld door Financiën, worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 52.892,56 euro exclusief btw of 64.000,00 euro inclusief 21% btw.

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Ophalen huishoudelijk restafval en grof huisvuil aan huis. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

In het kader van de opdracht “Ophalen huishoudelijk restafval en grof huisvuil aan huis” werd een bestek met nr. 2020-029 OMG opgesteld door Financiën.

Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:

-          perceel 1 (Huis-aan-huis inzameling van huishoudelijk restafval op het grondgebied van de gemeente Olen), raming: 78.925,62 euro exclusief btw of 95.500,00 euro inclusief 21% btw per jaar

-          perceel 2 (Huis-aan-huis inzameling van groot huisvuil op het grondgebied van de gemeente Olen), raming: 4.098,08 euro exclusief btw of 4.958,68 euro inclusief 21% btw per jaar

De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 332.094,80 euro exclusief btw of 401.834,71 euro inclusief 21% btw voor vier jaar.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.

Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd

-          wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 36

-          koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd

-          koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals gewijzigd

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er is nog voldoende krediet beschikbaar.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Het bestek met nr. 2020-029 OMG en de raming voor de opdracht “Ophalen huishoudelijk restafval en grof huisvuil aan huis”, opgesteld door Financiën worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 332.094,80 euro exclusief btw of 401.834,71 euro inclusief 21% btw voor vier jaar.

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.

Artikel 3

De opdracht zal Europees bekendgemaakt worden.

Artikel 4

De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Brief Agentschap Binnenlands Bestuur over goedkeuring jaarrekening 2019 van de kerkfabriek Olen-Centrum. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad heeft op 1 april 2020 een gunstig advies verleend voor de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek Olen-Centrum, rekening houdend met het controlerapport van 16 maart 2020. Nadien werd de jaarrekening ingediend bij Agentschap Binnenlands Bestuur.

Context en argumentatie

Agentschap Binnenlands Bestuur heeft de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek Olen-Centrum gecontroleerd en goedgekeurd op 28 mei 2020.

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van het schrijven van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur van 19 juni 2020 houdende goedkeuring van de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek Olen-Centrum.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Brief Agentschap Binnenlands Bestuur over goedkeuring jaarrekening 2019 van de kerkfabriek O.-L.-V.-Olen. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad heeft op 1 april 2020 een gunstig advies verleend voor de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek O.-L.-V.-Olen, rekening houdend met het controlerapport van 16 maart 2020. Nadien werd de jaarrekening ingediend bij Agentschap Binnenlands Bestuur.

Context en argumentatie

Agentschap Binnenlands Bestuur heeft de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek O.-L.-V.-Olen gecontroleerd en goedgekeurd op 28 mei 2020.

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van het schrijven van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur van 19 juni 2020 houdende goedkeuring van de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek O.-L.-V.-Olen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Brief Agentschap Binnenlands Bestuur over goedkeuring jaarrekening 2019 van de kerkfabriek St.-Jozef-Olen. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad heeft op 1 april 2020 een gunstig advies verleend voor de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek St.-Jozef-Olen, rekening houdend met het controlerapport van 16 maart 2020. Nadien werd de jaarrekening ingediend bij Agentschap Binnenlands Bestuur.

Context en argumentatie

Agentschap Binnenlands Bestuur heeft de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek St.-Jozef-Olen gecontroleerd en goedgekeurd op 28 mei 2020.

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van het schrijven van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur van 19 juni 2020 houdende goedkeuring van de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek St.-Jozef-Olen.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Redactieraad. Opheffing statuten en goedkeuring huishoudelijk reglement.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde in zitting van 4 september 2013 de statuten van de redactieraad goed. Deze statuten zijn gedateerd.

Context en argumentatie

Aangezien de redactieraad geen adviesraad maar een vrijwilligersgroep is, zijn statuten niet langer nodig.

Het is wel aangewezen om de afspraken over de praktische werking van de redactieraad in een huishoudelijk reglement op te nemen.

Tijdens het vakantieberaad van de redactieraad op 14 juli 2020 werd een ontwerp van huishoudelijk reglement voor de werking van de redactieraad voorgelegd en besproken. Dit huishoudelijk reglement wordt nu ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          gemeenteraadsbesluit van 4 september 2013 houdende goedkeuring statuten redactieraad en informatieblad De Driehoek

Stemming

Voor: Seppe Bouquillon (CD&V), Ellen Deswert (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Sander Verboven (CD&V), Kris Gebruers (CD&V), Chris Bakelants (sp.a-sociaal&anders), Lisette Boeckx (CD&V), Michel De Maeyer (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Joeri Janssens (sp.a-sociaal&anders), Jan Verbist (CD&V) en Henk Vleugels (CD&V).

Tegen: Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Marc Verhulst (O1), Mario Verhaert (O1), Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA), An Peeters (N-VA), Mil Haemhouts (O1) en Steve Janssens (O1).

Goedkeuring met 12 voor, 11 tegen en 0 onthouding.

Besluit

Artikel 1

Het gemeenteraadsbesluit van 4 september 2013 houdende goedkeuring statuten redactieraad en informatieblad De Driehoek wordt opgeheven.

Artikel 2

Het huishoudelijk reglement redactieraad wordt goedgekeurd als volgt.

Doelstelling

De leden van de redactieraad geven advies over de professionaliteit en kwaliteit van het gemeentelijk informatieblad De Driehoek.

Dat doen ze in de eerste plaats door het nalezen van teksten. Ze controleren op correctheid, huisstijl, volledigheid en begrijpbaarheid. Maandelijks bezorgen de leden tegen een afgesproken tijd digitaal hun correcties, vragen of opmerkingen aan de expert Communicatie.

Tijdens de periodieke bijeenkomsten maken de leden tijd om samen de voorbije edities van De Driehoek te evalueren. Daarbij kunnen ze suggesties doen voor onderwerpen of punten ter verbetering aanhalen. De leden van de redactieraad zijn onze link met wat er leeft in Olen en welke informatiebehoefte er bestaat.

Samenstelling

Kenmerken

We streven naar een diverse samenstelling op het vlak van expertise en interesse.

Kenmerken waaraan de kandidaten moeten voldoen:

-          De leden beoefenen geen politiek mandaat bij de gemeente of het OCMW.

-          Ze hebben oog voor wat leeft onder de inwoners.

-          Ze beschikken over redactionele kwaliteiten, hebben een voorliefde voor taal en respecteren de afgesproken deadlines. Zij hechten belang aan het geven van correcte informatie op een begrijpelijke manier.

-          Ze denken mee in het algemeen belang van het lokaal bestuur en houden er geen eigen agenda op na.

Voorzitter

De leden kiezen zelf een voorzitter. De taken van de voorzitter zijn:

-          in overleg met de expert Communicatie de agenda voor de vergaderingen opstellen

-          de vergaderingen openen, leiden en sluiten en de besprekingen bewaken

Expert Communicatie

De experten Communicatie maken deel uit van de redactieraad en zorgen voor de administratie en het financieel beheer. De taken:

-          in overleg met de voorzitter de vergaderingen en activiteiten van de redactieraad voorbereiden

-          knopen doorhakken indien nodig

-          het verslag van de vergadering opmaken en dit bezorgen aan de leden van de redactieraad

-          een kasverslag opmaken voor inkomsten en uitgaven van het werkingsbudget

Aanstelling en ontslag

Geïnteresseerde kandidaten kunnen solliciteren bij de expert Communicatie. Het is ook de expert Communicatie die het lid kan ontslaan uit de redactieraad. Redenen voor ontslag zijn:

-          het minderwaardig vervullen van de taak

-          drie ongemotiveerde afwezigheden voor de vergaderingen

-          het zich niet houden aan de bepalingen van dit huishoudelijk reglement

Werking

Correctie teksten

Elke maand tegen een vooraf afgesproken deadline bezorgen de leden van de redactieraad ter advies hun correcties, opmerkingen of vragen over de teksten van de eerstvolgende Driehoek digitaal aan de expert Communicatie.

Vergaderingen

De redactieraad komt minstens drie keer per jaar samen. Leden kunnen minstens vijftien dagen voor de vergadering agendapunten bezorgen aan de voorzitter of aan de expert Communicatie.

De expert Communicatie stuurt minstens vijf dagen voor de vergadering van de redactieraad per mail een uitnodiging met de agendapunten naar de leden.

De expert Communicatie maakt een verslag van de vergadering en bezorgt dit ten laatste één maand na de vergadering aan de leden en aan het college van burgemeester en schepenen.

Werkingsmiddelen

Het lokaal bestuur voorziet in de gemeentelijke begroting werkingsmiddelen voor de redactieraad. De leden bepalen zelf waarvoor ze dit budget gebruiken. Voorwaarde is dat de uitgave gelinkt wordt met de organisatie van de vergaderingen of met groepsbindende activiteiten.

Zitting van woensdag 2 september 2020

Wijziging personeelsformatie. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde de personeelsformatie goed in zitting van 2 december 2015 en wijzigde deze laatst op 1 juli 2020.

Context en argumentatie

Dienstverleningis één van de speerpunten uit het meerjarenplan. Verschillende projecten moeten bijdragen aan de kwaliteit en bereikbaarheid van onze hulp- en dienstverlening:

-          Werken op afspraak

-          Eén gebouw in de toekomst

-          Eén geïntegreerd onthaal

-          Digitalisering van dienstverlening

-          …

In het kader hiervan werd tijdens de gemeenteraadszitting van 4 maart 2020 alvast beslist om het organogram te wijzigen. Er werd gekozen voor het samenvoegen van de teamsOnthaal, BurgerzakenenAdministratie en dit onder aansturing van één diensthoofd. Dit moet bijdragen aan het kunnen delen van kennis, continuïteit van dienstverlening en eenduidige aansturing.

Volgende acties werden vervolgens dit voorjaar ondernomen:

1)      Selectieprocedure diensthoofd (geen geschikte kandidaat gevonden, procedure opnieuw op te starten)

2)      Loopbaangesprekken met 17 eerstelijnsmedewerkers

3)      VTE-bepaling van team Onthaal, Burgerzaken en Administratie

Deze laatste actie leidt tot een voorstel tot wijziging van de personeelsformatie: afslanking van 1,8 VTE van team Onthaal, Burgerzaken en Administratie ten opzichte van het huidige aantal tewerkgestelde medewerkers:

-          Daling van af te handelen producten Burgerzaken door wijzigende wetgeving (termijnen van vernieuwing van producten werd verlengd)

-          Tijdswinst door implementatie eGovFlow: digitale (en soms automatische) afhandeling van producten

-          Benchmark van de bezetting van teams Burgerzaken in Neteland

-          Toekomstperspectief van te werken op afspraak (= gecontroleerde klantenstromen)

-          Analyse van de cijfers van afgehandelde producten 2019-2020 versus de benodigde afhandeltijd

Voor deze 1,8 VTE wordt intern een oplossing gezocht, gekaderd binnen het resultaat van de loopbaangesprekken.

Omwille van bovenstaande argumentatie, wordt volgende wijziging van de personeelsformatie voor het gemeentepersoneel ter goedkeuring voorgelegd:

Huidige formatie:

Voorstel:

Deze wijzigingen worden ook ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 161

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 2 december 2015 houdende goedkeuring wijziging organogram en personeelsformatie, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 4 maart 2020 houdende goedkeuring wijziging organogram

Adviezen

-          protocol van akkoord van de vakorganisatie nr. G-2003-20200729

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt de wijziging van de personeelsformatie voor het gemeentepersoneel goed als volgt:

-          functiewijziging van verantwoordelijke Burgerzaken naar expert Burgerzaken

-          daling van het aantal VTE medewerkers op C-niveau uit team Onthaal, Burgerzaken en Administratie tot 6,9 VTE

-          generieke functie op C-niveau in team Onthaal, Burgerzaken en Administratie: medewerker Onthaal, Burgerzaken en Administratie

Artikel 2

De volledige personeelsformatie ziet er na deze wijzigingen als volgt uit: