Zitting van woensdag 6 december 2023

Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 november 2023. Goedkeuring. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De ontwerpnotulen van de vorige zitting werden opgemaakt. Er worden geen opmerkingen gemaakt.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 74 volgens artikel 32

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van de zitting van 8 november 2023 worden goedgekeurd.

Zitting van woensdag 6 december 2023

Aanpassing 5 meerjarenplan 2020-2025 voor het OCMW. Vaststelling. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De Vlaamse lokale en provinciale besturen passen inmiddels reeds enkele jaren de regelgeving betreffende de beleids- en beheerscyclus (BBC) toe. Gemeentebestuur Olen was reeds piloot vanaf 2012 en op 1 januari 2014 trad de nieuwe regelgeving algemeen in werking.

BBC is een systeem van planning (budgettering), registratie (boekhouding) en rapportering (jaarrekening) van zowel de financiële als de niet-financiële basisgegevens van het lokaal bestuur. Vernieuwend was dat de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties van het bestuur gekoppeld werden aan de financiële middelen en dat voluit gekozen werd voor strategische planning en outputsturing.

Nadat alle besturen een volledige cyclus in BBC hadden afgewerkt, werd vanuit Vlaanderen een grote evaluatieronde opgestart. Al in 2015 bevroeg men het werkveld naar zijn ervaringen met de BBC. De evaluatieronde leverde input voor de wijzigingen aan de BBC, die vorm kregen in de BBC 2020, zo genoemd omdat de nieuwe regelgeving algemeen wordt ingevoerd vanaf het boekjaar 2020.

Uiterlijk vanaf 1 januari 2020 moesten de Vlaamse gemeenten en OCMW's de BBC 2020 implementeren. Naast de wijzigingen in de beleids- en beheerscyclus werd ook de integratie van gemeente en OCMW vertaald naar BBC 2020. De gemeenten en hun OCMW's maken sinds deze datum gezamenlijke beleidsrapporten op met een gedeelde doelstellingenboom en één financieel evenwicht. De raden van beide rechtspersonen stellen de beleidsrapporten vast, maar de inhoud is gemeenschappelijk.

De belangrijkste wijzigingen sinds 1 januari 2020:

-          Het budget wordt voortaan mee in het meerjarenplan geïntegreerd.

-          De beleidsrapporten van gemeente en OCMW komen samen in één gezamenlijk beleidsrapport.

-          Gemeente en OCMW vormen één bestuur voor de beleidsrapporten, maar blijven twee afzonderlijke budgettaire entiteiten met elk hun eigen kredieten en transacties.

-          Om beter tegemoet te komen aan de informatiebehoeften wordt naast de beleidsdoelstellingen meer de nadruk gelegd op de acties of actieplannen. De strategische nota en de beleidsevaluatie focussen op de prioritaire acties of actieplannen. De raad dient een keuze te maken voor het rapporteringsniveau.

-          Kredieten worden jaar per jaar toegekend via het meerjarenplan of de aanpassing ervan.

De eerste aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 werd door de raad van maatschappelijk welzijn vastgesteld en door de gemeenteraad goedgekeurd op 4 november 2020, de tweede aanpassing op 3 november 2021, de derde aanpassing op 7 december 2022 en de vierde aanpassing op 5 juli 2023.

Context en argumentatie

Om de kredieten voor 2023 aan te passen en om de kredieten voor 2024 vast te stellen, is een aanpassing meerjarenplan 2020-2025 nodig.

Het laatste inschrijvingsnummer (journaalnummer) is 84264.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 249

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, zoals gewijzigd

-          omzendbrief KB/ABB 2019/4 van 3 mei 2019 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus

-          omzendbrief KBBJ/ABB 2020/3 - aanpassing meerjarenplannen 2020-2025 lokale en provinciale besturen

Adviezen

-          gunstig advies van het managementteam van 20 november 2023

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het gedeelte van het OCMW van de aanpassing 5 van het meerjarenplan 2020-2025 vast.

Zitting van woensdag 6 december 2023

Cipal. Algemene vergadering van 14 december 2023. Goedkeuring agenda en standpuntbepaling. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De raad voor maatschappelijk welzijn besliste op 13 december 1990 toe te treden tot de dienstverlenende vereniging Cipal. De minister machtigde op 4 september 1991 deze toetreding.

De vereniging heeft tot doel de studie, de organisatie en de promotie van de informatie- en communicatietechnologie en de toepassing ervan ten behoeve van haar deelnemers.

Christel Pluys is door de raad voor maatschappelijk welzijn aangeduid als vertegenwoordiger voor de algemene vergadering en Seppe Bouquillon als plaatsvervanger.

Context en argumentatie

Op 14 december 2023 om 16.00 uur organiseert Cipal een algemene vergadering. Deze vergadering zal digitaal doorgaan.

Op 26 oktober 2023 ontving het OCMW daarvoor de uitnodiging.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld om de agenda en de ontwerpbesluiten voor deze algemene vergadering goed te keuren.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 432

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, meer bepaald artikels 413 tot en met 460

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 december 1990 houdende toetreding OCMW tot de C.V. Intercommunale vereniging Cipal

-          statuten van Cipal

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 6 februari 2019 houdende aanduiding vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Cipal

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 juli 2021 houdende wijziging vertegenwoordiger namens OCMW Olen voor de algemene vergadering van Cipal

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de agenda goed van de algemene vergadering van Cipal van 14 december 2023, die de volgende agendapunten bevat:

1. Toetreding en aanvaarding van nieuwe deelnemers
2. Bespreking en goedkeuring van de begroting voor het boekjaar 2024
3. Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de toetreding en aanvaarding van de nieuwe deelnemers.

Artikel 3

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de begroting voor het boekjaar 2024 goed.

Artikel 4

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het verslag van de vergadering goed.

Artikel 5

Christel Pluys, of Seppe Bouquillon als vervanger, wordt gemandateerd om op de algemene vergadering van Cipal van 14 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden) te handelen en te beslissen conform dit besluit.

Artikel 6

Dit besluit wordt overgemaakt aan Ann Van de Voorde (ann.vandevoorde@c-smart.be) van Cipal.

Zitting van woensdag 6 december 2023

IOK. Buitengewone algemene vergadering van 19 december 2023. Goedkeuring agenda en standpuntbepaling. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De raad voor maatschappelijk welzijn besliste op 23 juni 2016 om toe te treden tot de dienstverlenende vereniging IOK.

De vereniging heeft tot doel de deelnemers, op hun uitdrukkelijke vraag, bij te staan bij de uitvoering van hun taken door het verlenen van ondersteunende diensten, door de samenwerking tussen deelnemers te bevorderen en door de ontwikkelingsinitiatieven in het belang van de groep van de aangesloten deelnemers te bevorderen en/of te bestendigen.

Lisette Boeckx is door de raad voor maatschappelijk welzijn aangeduid als vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van IOK en Gert Dierckx als plaatsvervanger.

Context en argumentatie

Op 19 december 2023 om 18.00 uur organiseert IOK een buitengewone algemene vergadering.

Op 23 oktober 2023 ontving het OCMW daarvoor de uitnodiging.

Aan het OCMW wordt voorgesteld om de agenda en de ontwerpbesluiten voor deze algemene vergadering goed te keuren.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 432

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, meer bepaald artikels 413 tot en met 460

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 juni 2016 houdende goedkeuring van de toetreding door het OCMW tot de dienstverlenende vereniging IOK

-          statuten van IOK

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 6 februari 2019 houdende goedkeuring aanduiding vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger namens het OCMW voor de algemene vergadering van IOK

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de agenda goed van de buitengewone algemene vergadering van IOK van 19 december 2023, die de volgende agendapunten bevat:

1. Samenstelling adviescomité ruimtelijke ordening
2. Activiteitenplan 2024
3. Begroting 2024
4. Varia

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de samenstelling van het adviescomité ruimtelijke ordening.

Artikel 3

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het activiteitenplan voor 2024 goed.

Artikel 4

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de begroting voor 2024 goed.

Artikel 5

Lisette Boeckx, of Gert Dierckx als vervanger, wordt gemandateerd om op de buitengewone algemene vergadering van IOK van 19 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden) te handelen en te beslissen conform dit besluit.

Artikel 6

Dit besluit wordt overgemaakt aan Toon Otten (toon.otten@iok.be) van IOK.

Zitting van woensdag 6 december 2023

Verslagen Welzijnszorg Kempen. Kennisname. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Het OCMW is aangesloten bij de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen en heeft daarin ook een vertegenwoordiging vanuit de raad voor maatschappelijk welzijn. Ook duidde de raad een bestuurder vanuit een ander OCMW aan om het OCMW van Olen te vertegenwoordigen in de raad van bestuur.

Hierbij een overzicht van deze vertegenwoordiging:

Context en argumentatie

Om de raadsleden toe te laten de werking van Welzijnszorg Kempen op te volgen, is het aangewezen om op regelmatige basis de besluitenlijsten of verslagen van de diverse bestuursorganen van deze welzijnsvereniging ter kennisname te brengen op de raad voor maatschappelijk welzijn. Bij eventuele vragen kunnen de raadsleden de vertegenwoordigers vanuit het bestuur of de bestuurder bevragen.

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, meer bepaald artikels 475 tot en met 495

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de volgende verslagen van Welzijnszorg Kempen:

-          besluitenlijst raad van bestuur van 27 september 2023

-          besluitenlijst algemene vergadering van 27 september 2023

Zitting van woensdag 6 december 2023

Wijziging personeelsformatie. Kennisname. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde de personeelsformatie goed in zitting van 10 december 2015 en wijzigde deze laatst op 5 juli 2023.

Context en argumentatie

Begin 2022 besloten twee experten HR om de organisatie te verlaten. Op drie jaar tijd was dat de tweede keer dat quasi het hele team vertrekt. Gezien de cruciale rol die team HR in Olen speelt was (is) dit een serieuze aderlating voor de organisatie. De situatie werd aangegrepen om een grondige analyse te maken, de impact in kaart te brengen en na te gaan hoe we dit team robuuster konden maken.

Uiteindelijk werd besproken en goedgekeurd dat het team werd uitgebreid met 1 HR-medewerker (C1-C3). Deze aanwerving is vlot verlopen.

De invulling van de functies ‘expert HR en Personeelsadministratie (B1-B3)’ echter niet. Na drie rondes met telkens meer dan 30 reacties en telkens een geslaagde kandidaat, haakten deze kandidaten uiteindelijk af aan het einde van de procedure. De impact van het niet-invullen van deze vacatures woog intussen zeer zwaar door op de organisatie en op het team, waardoor opnieuw werd gezocht naar mogelijkheden om dit team robuuster te maken. Er werd daarom voorgesteld om de samenstelling van het team te wijzigen, binnen het afgesproken budgettair kader: 3 HR-medewerkers (C1-C3) en 1 HR business partner (B4-B5).

De invulling van de functie ‘HR business partner’ verliep opnieuw niet vlot. Na die drie rondes met respectievelijk 20, 16 en 23 kandidaten en telkens een geslaagde kandidaat, haakten deze kandidaten opnieuw uiteindelijk af aan het einde van de procedure of zelfs na het ondertekenen van het contract. Dat maakt dat eind 2023, bijna twee jaar later na het vertrek van twee medewerkers, team HR nog steeds onvolledig is. Gezien de zeer acute nood aan minstens versterking op vlak van werving en selectie, wordt voorgesteld om de samenstelling van het team opnieuw te wijzigen:

2 HR-medewerkers (C1-C3)

1 expert HR met focus op werving en selectie (B1-B3)

1 expert HR met focus op personeelsbeheer (B1-B3)

Momenteel voorziet de personeelsformatie voor team HR volgende functies:

Het voorstel tot wijziging:

Het gaat hier zowel om de wijziging van de inhoud van de functie als de looncategorie. Met deze teamsamenstelling wordt binnen team HR een loopbaanpad gecreëerd, met optie om te evolueren van HR-medewerker naar HR-expert. Het totale aantal VTE voor team HR blijft dezelfde. Deze wijziging past ook binnen het budgettair kader, afgesproken met het college.

De wijzigingen voor het gemeentepersoneel worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad en ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aangezien de personeelsformatie voor gemeente- en OCMW-personeel één geheel vormt.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd, artikel 102

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd

Adviezen

-          protocol van akkoord (G-2304-20231122) van de vakorganisatie van 22 november 2023

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de wijziging van de personeelsformatie voor het gemeentepersoneel:

-          Er wordt 1 VTE contractueel HR-medewerker, C1-C3, geschrapt uit de formatie bij team HR-ICT-COM

-          Er wordt 1 VTE contractueel HR business partner, B4-B5, geschrapt uit de formatie bij team HR-ICT-COM

-          Er worden 2 VTE contractueel expert HR, B1-B3, toegevoegd aan de formatie bij team HR-ICT-COM

Zitting van woensdag 6 december 2023

Wijziging rechtspositieregeling. Goedkeuring. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De vertegenwoordiging van het lokaal bestuur en de vakorganisaties bereikten een akkoord over de wijziging van de rechtspositieregeling. Dit resulteerde in protocol nr. G-2305-20231122.

Volgende wijzigingen aan de rechtspositieregeling worden voorgesteld, naar aanleiding van de teamanalyse van Technische Dienstverlening en het advies van de werkgroep TD:

-          toevoegen van een strooidienstvergoeding

-          toevoegen van een vergoeding voor strooidienstcoördinatie

-          de keuzemogelijkheid bij verstoring voor ofwel een toelage ofwel inhaalrust (momenteel voorziet de rechtspositieregeling enkel een toelage)

Om deze wijzigingen te kunnen laten ingaan, moet de geldende rechtspositieregeling worden aangepast. De aanpassing van de rechtspositieregeling wordt ook aan de gemeenteraad in zitting van 6 december 2023 ter goedkeuring voorgelegd.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 78

Juridische basis

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 3 juli 2018 houdende goedkeuring wijziging rechtspositieregeling, zoals gewijzigd

Adviezen

-          procotol van akkoord nr. G-2305-20231122

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

In de rechtspositieregeling worden artikels 241-1 en 241-2 als volgt toegevoegd:

Hoofdstuk XI. De strooidienst

Afdeling I. De strooidienstvergoeding

Artikel 241-1

De medewerker die ingepland staat om mogelijks uit te rijden voor strooidienst, ontvangt een strooidienstvergoeding, ongeacht of de medewerker uiteindelijk effectief moet uitrijden of niet.

Het bedrag van de strooidienstvergoeding bedraagt 2,40 euro per uur.

Deze bedragen zijn gekoppeld aan spilindex 138,01 en worden dus aangepast bij een overschrijding van de spilindex.

Artikel 241-2

De strooidienstvergoeding is cumuleerbaar met de regeling voor onregelmatige prestaties, met uitzondering van de verstoringstoelage.

Afdeling II. De vergoeding voor strooidienstcoördinatie

Artikel 241-3

De medewerker die ingepland staat als coördinator van de strooidienst, ontvangt een vergoeding voor strooidienstcoördinatie.

Het bedrag van de vergoeding voor strooidienstcoördinatie bedraagt 0,80 euro per uur.

Deze bedragen zijn gekoppeld aan spilindex 138,01 en worden dus aangepast bij een overschrijding van de spilindex.

Artikel 241-4

De vergoeding voor strooidienstcoördinatie is cumuleerbaar met de strooidienstvergoeding en met de regeling voor onregelmatige prestaties, met uitzondering van de verstoringstoelage.

Artikel 2

In de rechtspositieregeling wordt artikel 213 als volgt gewijzigd:

Artikel 213

Het personeelslid dat onvoorzien buiten zijn arbeidstijdregeling of permanentieplicht opgeroepen wordt voor een dringend werk ontvangt per oproep:

■       Ofwel een verstoringstoelage.

□       De verstoringstoelage bedraagt vier keer het uurloon.

□       Als berekeningsbasis voor dit overloon geldt het bruto-uursalaris, eventueel verhoogd met de haard- of standplaatsvergoeding, de toelage voor het waarnemen van een hogere functie, de gegarandeerde salarisverhoging na bevordering of de toelage voor opdrachthouderschap.

■       Ofwel vier uur inhaalrust.

De verstoringstoelage en de inhaalrust kunnen gecumuleerd worden met de toeslag voor onregelmatige prestaties, vermeld in artikel 209, en met de toeslag voor overuren vermeld in artikel 212.

Zitting van woensdag 6 december 2023

Mondelinge vragen en mededelingen. Bespreking. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Mondelinge vragen en mededelingen

Er werden geen mondelinge vragen en mededelingen besproken.