Zitting van woensdag 8 mei 2024
Besluit van het vast bureau van 18 april 2024 houdende goedkeuring "Extra ondersteuning team Sociale Hulp- en Dienstverlening door Cipal Schaubroeck". Bekrachtiging. - Openbare zitting
Aanwezigheden
Aanwezig | Jan Verbist, voorzitter | Seppe Bouquillon, voorzitter vast bureau | Ellen Deswert, Elke Tweepenninckx, Sander Verboven, Kris Gebruers, Chris Bakelants, leden vast bureau | Jan Verhaert, Riet Smits, Marc Verhulst, Lisette Boeckx, Mario Verhaert, Dag Pas, Annelies Horemans, Jef Peeters, An Peeters, Mil Haemhouts, Henk Vleugels, Marc Hannes, Christel Pluys, Koen Laenen, Bart Soontjens, raadsleden | Jeroen Peeters, algemeen directeur |
|
Verontschuldigd | |
Motivering
Voorgeschiedenis
In de periode 2023 - begin 2024 werd voor de werking van de sociale dienst beroep gedaan op externe ondersteuning via Public Staffing van A&S Solutions en Cipal Schaubroeck. Vandaag is er door omstandigheden binnen het team opnieuw nood aan ondersteuning. Gezien de ervaringen uit het verleden bleek Cipal Schaubroeck een betrouwbare partner.
Context en argumentatie
De nood aan ondersteuning binnen team Sociale Hulp- en Dienstverlening is acuut. Gezien de goede ervaring met Cipal Schaubroeck werd met hen contact genomen. Zij bevestigden per mail dat ze op zeer korte termijn ondersteuning kunnen bieden.
De nodige ondersteuning focust zich vandaag op het administratieve luik binnen de werking van een OCMW: correcte verwerking van sociale dossiers conform de geldende wetgeving, methodisch doorgeven en controleren in functie van de subsidies van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI). Aan dit takenpakket zit een rigide timing en het pakket kent een grote financiële impact. De medewerker die dit takenpakket opneemt is langdurig ziek. De nieuwe functie expert Sociale Hulp-en Dienstverlening (SHD) biedt een antwoord op de continuïteit van dit takenpakket. De nieuwe functie werd reeds 2 jaar geleden voorzien in het organogram, maar de selecties kenden lange tijd geen succes. De laatste selectie begin 2024 kende een positief resultaat, de expert SHD start maandag 22 april. Zij moet echter volledig ingewerkt worden in deze nieuwe materie, wat een pittig traject wordt.
Cipal Vlaanderen kan van 18 april 1 dag per week een consultant expert Financiële Optimalisatie voorzien. Omwille van de urgente nood zal de ondersteuning starten door 2 verschillende personen. Vanaf mei kan dit opgeschaald worden tot 2 dagen per week. De ondersteuning wordt gevraagd tot eind september 2024. Deze experten beschikken over specifiek ontwikkelde tools om alle financiële stromen (betalingen en ontvangsten) te monitoren, beschikken over de kennis en ervaring om foutcodes weg te werken, knipperlichtlijsten op te volgen enz. De sociale dienst van het OCMW van Olen werkt met de softwaretoepassing van Cipal waardoor de consultants maximaal op maat van de organisatie kunnen werken. Deze consultant zal de expert Sociale Hulp- en Dienstverlening tevens inwerken.
Cipal Vlaanderen kan aan de vraag tegemoet komen tegen een dagtarief van 935,00 euro exclusief btw of 1.131,35 euro inclusief btw. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 53.173,45 euro inclusief btw (42.007,03 euro exclusief btw).
De ondersteuning vertegenwoordigt een kostprijs van:
April: 3 weken aan 1 dag x 1.131, 35 euro = 3.394,05 euro inclusief btw.
Mei tot eind september: 21 weken aan 2 dagen x 1.131,35 euro = 49.779,40 euro inclusief btw.
Het werkelijk bedrag van de goed te keuren uitgave ligt hoger dan 30.000,00 euro exclusief btw, bijgevolg valt de goedkeuring van de lastvoorwaarden en de wijze van gunning onder de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Een deel van de kosten wordt gerecupereerd door de 0.5 VTE voorziene vlinder maatschappelijk werker, voorzien vanaf september 2024, uit te stellen tot begin 2025 en het niet volledig invullen van alle functies binnen sociale dienst (functie LOI-medewerker deels ingevuld - maatschappelijk werker tijdelijk minder werken). Dit dekt zeker niet het volledige kostenplaatje.
Het vast bureau nam, gelet op de noodzaak om extra ondersteuning voor team SHD te kunnen garanderen, reeds de nodige beslissing, onder voorbehoud van bekrachtiging door de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het besluit van het vast bureau van 18 april houdende de goedkeuring van de extra ondersteuning voor team Sociale Hulp-en Dienstverlening wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Beslissingsbevoegdheid
- decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 77 en 78
Juridische basis
- wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd
- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
- koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd
- koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals gewijzigd
- besluit van het vast bureau van 18 april houdende goedkeuring "Extra ondersteuning team Sociale Hulp- en Dienstverlening"
Beleid en financiën
Beleidsinformatie
Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:
| Nr. | Omschrijving |
Beleidsdoelstelling | 9 | Regulier beleid |
Actieplan | 9.2 | Olen voert een aangepast en modern HR-beleid |
Actie | 9.2.1 | Werving en selectie - vergoedingen voor externe partners |
Financiële informatie
De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:
Jaar | Uitgaven | Inkomsten | Actie | Algemene rekening/beleidscode |
2024 | 53.173,45 euro | | 9.2.1 | 61310100/0112 |
Er is niet meer voldoende krediet beschikbaar waardoor het meerjarenplan moet gewijzigd worden.
Visum
Visum 24/FIN/OCMW/MS/6 werd verleend op 18 april 2024 onder voorbehoud van aanpassing meerjarenplan en bekrachtiging lastvoorwaarden en wijze van gunnen door de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn.
Stemming
Unaniem
Besluit
Artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn bevestigt de wijze van gunning en de organisatie van de prijsvraag en bekrachtigt het besluit van het vast bureau houdende goedkeuring opdracht "Ondersteuning team Sociale Hulp- en Dienstverlening" met terugwerkende kracht op 18 april 2024.