Zitting van woensdag 2 februari 2022
Aanpassing huishoudelijk reglement gemeenteraad: digitaal en hybride vergaderen. Goedkeuring. - Openbare zitting
Aanwezigheden
Aanwezig | Jan Verbist, voorzitter | Seppe Bouquillon, burgemeester | Ellen Deswert, Elke Tweepenninckx, Sander Verboven, Kris Gebruers, Chris Bakelants, schepenen | Jan Verhaert, Riet Smits, Marc Verhulst, Lisette Boeckx, Mario Verhaert, Dag Pas, Annelies Horemans, Willy Maes, Jef Peeters, An Peeters, Mil Haemhouts, Gert Dierckx, Henk Vleugels, Marc Hannes, Christel Pluys, Koen Laenen, raadsleden | Jeroen Peeters, algemeen directeur |
|
Motivering
Voorgeschiedenis
Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode verplicht is zijn werking nader te regelen in een huishoudelijk reglement.
Bij gemeenteraadsbesluit van 6 februari 2019 werd het huidig huishoudelijk reglement goedgekeurd.
Context en argumentatie
Het decreet ter versterking en modernisering van de lokale democratie (dd. 16 juli 2021) biedt de mogelijkheid voor lokale bestuursorganen om digitaal en hybride te vergaderen.
Digitaal vergaderen is een vergadering waarbij alle leden van de vergadering digitaal deelnemen.
Hybride vergaderen is een vergadering waarbij een deel van de leden fysiek deelneemt en één of meerdere andere leden digitaal.
Deze ontwikkeling is ontstaan naar aanleiding van de coronacrisis en maakt het mogelijk om sneller de maatschappelijke en digitale evolutie te volgen.
Door de coronacrisis heeft de gemeenteraad ondertussen al ervaring met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur mogen lokale bestuursorganen nu beslissen op welke wijze ze vergaderen, los van de pandemie.
Zoals voorgeschreven in artikel 20 derde lid decreet lokaal bestuur blijft het uitgangspunt voor de gemeenteraad de fysieke vergadering. Als de gemeenteraad digitaal of hybride wil vergaderen, dan kan dit enkel onder de uitzonderlijke omstandigheden die vermeld worden in het huishoudelijk reglement.
Op 10 september 2021 stelde de Vlaamse Regering de voorwaarden vast voor het digitaal en hybride vergaderen van de politieke organen.
De wettelijke voorwaarden om digitaal te kunnen vergaderen zijn:
- ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;
- de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;
- de voorzitter is in staat om de orde te handhaven;
- bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
De wettelijke voorwaarden om hybride te kunnen vergaderen zijn:
- de leden die digitaal deelnemen aan de vergadering, kunnen via een audiovisuele liveverbinding volgen;
- de leden die digitaal deelnemen, hebben afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;
- de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar voor de andere leden en het publiek op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;
- de voorzitter is in staat om de orde te handhaven;
- bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Concreet moet in het huishoudelijk reglement worden omschreven in welke uitzonderlijke omstandigheden digitaal dan wel hybride kan worden vergaderd. Om deze reden zal het huishoudelijk reglement gewijzigd worden in die zin dat er een nieuw hoofdstuk 'digitaal en hybride vergaderen' wordt toegevoegd (zie artikel 42 t.e.m.45 van de bijgevoegde gecoördineerde versie van het huishoudelijk reglement).
Uitzonderlijke omstandigheden die het volledig digitaal vergaderen rechtvaardigen zijn van een andere orde dan die waarbij het voor individuele raadsleden mogelijk wordt om de fysieke vergadering digitaal bij te wonen.
Uitzonderlijke omstandigheden die volledig digitaal vergaderen rechtvaardigen:
Na een gezamenlijke beslissing van de raadsvoorzitter en burgemeester vindt de zitting van de gemeenteraad plaats op digitale wijze in de volgende uitzonderlijke gevallen:
■ In geval van een algemene gezondheids- en/of veiligheidscrisis (o.a. pandemieën, terreurdreiging,…).
■ Door een onvoorziene gebeurtenis (extreme weersomstandigheden, overstroming, betoging, raadszaal onverwacht fysiek niet toegankelijk,...) kan de raad niet bijeenkomen op de voorziene locatie.
■ Wanneer er een dringend noodzakelijke/spoedeisende beslissing van de raad nodig is.
■ Voor het verder afhandelen van de punten van een fysieke vergadering wanneer de agenda op een bepaald uur nog niet is afgewerkt. De vergadering met de resterende agendapunten wordt dan op een volgende dag digitaal verdergezet.
Uitzonderlijke omstandigheden die hybride vergaderen rechtvaardigen:
Na akkoord van de raadsvoorzitter vindt de zitting van de gemeenteraad plaats op hybride wijze in de volgende uitzonderlijke gevallen:
■ Een raadslid dat de mogelijkheid heeft om zich decretaal verhinderd (vb. artikel 12 decreet lokaal bestuur) te laten verklaren, kan in plaats daarvan digitaal de fysieke vergadering bijwonen. Het raadslid bezorgt zijn vraag en het bewijsstuk ten laatste 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de raadsvoorzitter en aan de algemeen directeur.
■ Een raadslid kan omwille van medische of familiale redenen of omwille van uitzonderlijk verblijf in het buitenland digitaal de fysieke vergadering bijwonen. Het raadslid bezorgt zijn vraag ten laatste 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de raadsvoorzitter en aan de algemeen directeur.
Het raadslid dat digitaal aan de vergadering wenst deel te nemen, draagt de verantwoordelijkheid om de dienst ICT te verwittigen en voor zichzelf uit te maken of hij over de geschikte apparatuur en verbindingen beschikt.
De raadsvoorzitter kan ook nog andere maatregelen of voorwaarden opleggen voor het goede verloop van de hybride zitting.
Bij de realisatie van het nieuw administratief centrum zal op deze ontwikkeling verder worden ingezet. In het bijzonder wat de inrichting van de vergaderruimtes betreft, waar de nodige (technische) uitrusting zal worden voorzien om optimaal fysiek, hybride dan wel digitaal te kunnen vergaderen. In de aanloop daarnaartoe zullen hybride en digitale vergaderingen worden georganiseerd met behulp van het huidig beschikbaar (technisch) materiaal.
Beslissingsbevoegdheid
- decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 38
Juridische basis
- decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd
- besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen
- gemeenteraadsbesluit van 6 februari 2019 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement gemeenteraad
Stemming
Voor: Seppe Bouquillon (CD&V), Ellen Deswert (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Sander Verboven (CD&V), Kris Gebruers (CD&V), Chris Bakelants (Vooruit), Lisette Boeckx (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Henk Vleugels (CD&V), Marc Hannes (Vooruit), Christel Pluys (CD&V) en Jan Verbist (CD&V).
Tegen: Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Marc Verhulst (O1), Mario Verhaert (O1), Mil Haemhouts (O1) en Koen Laenen (O1).
Onthouding: Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA) en An Peeters (N-VA).
Goedkeuring met 12 voor, 6 tegen en 5 onthouding.
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de wijzigingen goed aan het huishoudelijk reglement, zoals gevoegd in bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.