Zitting van woensdag 3 juli 2019

Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 5 juni 2019. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De ontwerpnotulen van de vorige zitting werden opgemaakt. Er worden geen opmerkingen gemaakt.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 74 volgens artikel 32

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van de zitting van 5 juni 2019 worden goedgekeurd.

Zitting van woensdag 3 juli 2019

Rapportering visum 2018. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De financieel directeur rapporteert op basis van artikel 167 van het OCMW-decreet, minstens éénmaal per jaar in volle onafhankelijkheid aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de uitvoering van haar taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd, artikel 167

Juridische basis

-          decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering door de financieel directeur over de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen over het jaar 2018.

Zitting van woensdag 3 juli 2019

Tussentijdse rapportering OCMW Olen. Kennisname.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Elk half jaar krijgt het bestuur een overzicht van de stand van zaken van de financiën, het meerjarenplan en de werking van het team Sociale Hulp- en Dienstverlening van het OCMW Olen:

-          De financieel directeur rapporteert over de financiële toestand van het OCMW (toestand 1 mei van het jaar en het einde van het jaar).

-          De teams rapporteren, onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, over de uitwerking van de op te volgen acties (toestand 1 mei van het jaar en het einde van het jaar).

-          Het diensthoofd van Sociale Hulp- en Dienstverlening rapporteert aan de hand van de maandelijkse statistieken.

De belangrijkste doelstelling van deze rapportering is de terugkoppeling naar het politieke niveau. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn worden zo regelmatig ingelicht.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 263

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, meer bepaald titel 4 'De beleids- en beheerscyclus van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn' en daarin hoofdstuk 2 'Andere rapporteringen'

-          besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd

-          ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van modellen en nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals gewijzigd

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapporten van het OCMW Olen over:

-          de opvolging van de acties van de prioritaire beleidsdoelstellingen

-          de statistieken van de sociale hulp- en dienstverlening

-          de financiële stand van zaken

Zitting van woensdag 3 juli 2019

Definiëring van het begrip 'dagelijks bestuur'. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Het begrip 'dagelijks bestuur' moet de OCMW's in staat stellen om, in functie van de omvang van het OCMW, het bestuur en haar administratie, op eigen maat en naar eigen inzichten, nadere afspraken te maken over de taakverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau. Het invullen van het begrip 'dagelijks bestuur' behoort tot de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het uitgangspunt is hierbij dat de raad voor maatschappelijk welzijn het beleid van het OCMW bepaalt en daarvoor de algemene regels vaststelt. Het vast bureau voert deze beslissingen onder de vorm van dagelijks bestuur uit.

Naar aanleiding van het inwerking treden van de het decreet lokaal bestuur moeten beslissingen aangepast worden. Dit is een kans om de manier van werken tussen gemeente en OCMW volledig gelijk te laten verlopen.

Het managementteam stelde in zijn vergadering van 28 januari 2019 een aantal principes voor die in het voorliggend ontwerpbesluit vertaald werden.

De definiëring van het begrip 'dagelijks bestuur' is niet noodzakelijk een definitieve keuze aangezien de raad voor maatschappelijk welzijn de mogelijkheid heeft om haar beslissing bij te sturen in functie van een tussentijdse evaluatie van de efficiëntie van de genomen opties.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 78 tweede lid

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De inhoud van begrip 'dagelijks bestuur' wordt omschreven als volgt:

-          alle opdrachten waarvoor kredieten op het exploitatiebudget zijn voorzien en voor zover de waarde van deze verbintenissen lager is dan 30.000 euro exclusief btw per jaar (totaalbedrag gedeeld door de looptijd van de verbintenis mag niet hoger zijn dan 30.000 euro exclusief btw per jaar)

-          opdrachten met een waarde lager dan 30.000 euro exclusief btw waarvoor kredieten op het investeringsbudget zijn voorzien

-          de bevoegdheid om binnen de grenzen van een goedgekeurd budget wijzigingen aan te brengen aan een overeenkomst voor zover hieruit geen bijkomende uitgaven voortvloeien van meer dan 15%

Zitting van woensdag 3 juli 2019

Vrijstelling van de voorafgaande visumplicht. Goedkeuring.

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, vooraleer men een verbintenis kan aangaan. Bij weigering van het visum door de financieel directeur is een visering op eigen verantwoordelijkheid door het vast bureau mogelijk. In het geval van een overruling brengt het vast bureau de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur, samen met zijn eigen beslissing, ter kennis van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De inwerkingtreding van het decreet lokaal bestuur is een goed moment om de manier van werken tussen gemeente en OCMW volledig gelijk te laten lopen.

Het managementteam stelde in zijn vergadering van 28 januari 2019 een aantal principes voor om een voorafgaand visum te regelen die vertaald werden in het voorliggend ontwerpbesluit.

De raad voor maatschappelijk welzijn kan na advies van de financieel directeur bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de verplichting tot voorafgaand visum. Hierbij is geen link voorzien met het dagelijks bestuur. De volgende categorieën van verrichtingen, vastgesteld door de Vlaamse Regering, kan de raad echter niet uitsluiten van de visumverplichting:

-          de aanstelling van statutaire personeelsleden

-          de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur

-          de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer

-          de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50.000 euro

-          de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijks bedrag hoger is dan 25.000 euro

-          de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan 10.000 euro

Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 266 en 273

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018, zoals gewijzigd, artikel 99

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Volgende verrichtingen die een uitgaande nettokasstroom veroorzaken zijn vrijgesteld van het verplicht voorafgaand visum:

-          verrichtingen waarvan het bedrag niet hoger is dan 2.500 euro exclusief btw

-          aanstellingen in het kader van vervangingscontracten waarvan de duur niet meer dan één jaar bedraagt

Om te bepalen of een verrichting uitgesloten is van de voorafgaande visumverplichting houdt de financieel directeur rekening met de volledige looptijd van de voorgenomen verbintenis. Voor verbintenissen van onbepaalde duur houdt de financieel directeur rekening met een forfaitaire looptijd van vier jaar.