Zitting van woensdag 6 maart 2024

Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 februari 2024. Goedkeuring. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

De ontwerpnotulen van de vorige zitting werden opgemaakt. Er worden geen opmerkingen gemaakt.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 74 volgens artikel 32

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van de zitting van 7 februari 2024 worden goedgekeurd.

Zitting van woensdag 6 maart 2024

Jaarverslag schuldbemiddeling 2023 en basisregistratie. Kennisname. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Sinds 13 februari 1998 is het OCMW van Olen erkend als instelling voor schuldbemiddeling. De erkenning werd sindsdien verschillende keren verlengd, in eerste instantie voor een periode van drie jaar, daarna telkens voor een periode van zes jaar.

In uitvoering van het decreet van 21 juni 2013 houdende diverse bepalingen betreffende het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin verkreeg onze instelling voor schuldbemiddeling een erkenning voor onbepaalde duur.

De raad voor maatschappelijk welzijn keurde op 2 maart 2022 het draaiboek schuldhulpverlening goed.

Context en argumentatie

Jaarlijks dient elke instelling voor schuldbemiddeling, volgens het model dat de bevoegde minister van Welzijn heeft bepaald, een door de raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurd jaarverslag in te dienen. Het jaarverslag moet ingediend worden tegen 28 februari 2024. De instelling voor schuldbemiddeling gaf zijn akkoord om het jaarverslag op de raad voor maatschappelijk welzijn van maart te agenderen.

Sinds vorige jaar verzamelt SAM (steunpunt Mens en Samenleving) de gegevens niet meer via een Excel formulier. SAM koos voor een online enquête tool, Limesurvey, die het verzamelen van de cijfergegevens vereenvoudigd heeft. De cijfers en bijkomende info zijn digitaal ingeput, de nota in bijlage werd achteraf opgemaakt.

Soorten schuldhulpverlening

Budgetbegeleiding

De hulpverlener laat de beslissingsbevoegdheid inzake het beheer van de inkomsten aan de cliënt, maar verleent in dit verband wel advies. Een erkenning is hier niet noodzakelijk als er niet tegelijkertijd aan "schuldbemiddeling" gedaan wordt.

Budgetbeheer

De hulpverlener zal een deel of het geheel van het geldbeheer op zich nemen, en voor de cliënt een leefgeld voor zijn dagelijkse kosten voorzien. De hulpverlener staat met de andere middelen in voor de betaling van sommige uitgaven (bv. huur, elektriciteitsfactuur,...). Als er achterstallige schulden zijn, zal de hulpverlener ook "schuldbemiddeling" bieden maar dan is een erkenning vereist.

Schuldbemiddeling

Van zodra met schuldeisers bemiddeld wordt in een dossier waar minstens één consumentenkrediet tussen zit (achterstallige betalingen op een persoonlijke lening, onbetaalde facturen van aankopen op afbetaling ...), mag schuldbemiddeling enkel gebeuren door een erkende instelling voor schuldbemiddeling of door een advocaat/gerechtsdeurwaarder/notaris.

Collectieve schuldenregeling

De wet Collectieve Schuldenregeling laat de schuldbemiddelaar toe de inkomsten en uitgaven van de cliënt te beheren en betalingsovereenkomsten minnelijk of gerechtelijk te regelen. Deze gerechtelijke procedure is bedoeld voor personen die met structurele schuldenproblemen te kampen hebben. Er zal vaak een kwijtschelding van een deel van de schulden plaatsvinden, maar de schuldenaar moet in ruil hiervoor gedurende heel wat jaren inspanningen leveren om zoveel mogelijk van deze schulden af te betalen. Het OCMW van Olen treedt niet op als schuldbemiddelaar.

Draaiboek schuldhulpverlening

Het draaiboek omschrijft het proces budgetbeheer vanaf intake tot uitstroom van cliënten met oog voor informatie, inspraak en participatie. Het draaiboek biedt een duidelijk kader voor de uitvoering van de budgethulpverlening, vertrekkende vanuit een duidelijk omschreven visie. De focus ligt op hulpvragers versterken in hun budgetvaardigheden en hen stapsgewijs meer verantwoordelijkheid geven. De sociale dienst heeft de laatste 2 jaar geïnvesteerd in haar methodisch werken rond schuldhulpverlening. Deze investering vertaalt zich niet in een stijgend aantal dossiers, maar in een inhaalbeweging van uitstroom en een meer doorgedreven screening van personen met een vraag tot schuldhulpverlening.

Het aantal dossiers daalde de laatste 3 jaar:

-          2021: 116

-          2022: 110

-          2023: 92

In 2023 werden 18 begeleidingen stopgezet:

-          2 personen verhuisden buiten Olen

-          1 persoon overleed

-          3 personen zetten de hulpverlening zelf stop

-          12 begeleidingen werden in onderling overleg stopgezet = hulpvrager beschikt over voldoende budgetvaardigheden.

De sociale dienst screende 13 personen, waarvan 6 personen startten onder de vorm van budgetbegeleiding en 2 onder de vorm van budgetbeheer. De bredere screening vraagt meer tijdsinvestering maar maakt dat de sociale dienst meer zicht krijgt op de motivatie en vaardigheden van de hulpvrager. In het verleden startte de sociale dienst vaak met budgetbeheer, waardoor ze alle verantwoordelijkheid op zich namen door het budget uit handen te nemen. Inzetten op het behoud van vaardigheden vraagt meer vertrouwen en tijdsinvestering, maar loont op langere termijn.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikelen 77 en 78

Juridische basis

-          decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning van de instellingen voor schuldbemiddeling in de Vlaamse Gemeenschap, zoals gewijzigd

-          besluit van de Vlaamse Regering van 25 maart 1997 tot uitvoering van het decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning van de instellingen voor schuldbemiddeling in de Vlaamse Gemeenschap, zoals gewijzigd

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarverslag schuldbemiddeling en basisregistratie 2023 van de instelling voor schuldbemiddeling.

Zitting van woensdag 6 maart 2024

Aanstelling interim diensthoofd HR. Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze, uit te nodigen firma's. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Context en argumentatie

Het diensthoofd van team HR-ICT-COM en stafmedewerker dienstverlening is afwezig wegens moederschapsrust en jaarlijkse vakantie vanaf (vermoedelijk) 29 april 2024 tot en met 16 september 2024.

Gezien haar coördinerende en leidinggevende rol en de onvolledige bezetting van team HR, is het aangewezen om een vervangend diensthoofd te voorzien met focus op HR.

Het resterende gedeelte van haar takenpakket wordt als volgt opgevolgd:

-          het diensthoofd van team Onthaal, Burgerzaken en Administratie wordt back-up voor het luik dienstverlening;

-          de algemeen directeur neemt de coördinatie op zich voor het luik ICT en Communicatie.

De optie om iemand aan te nemen via een arbeidsovereenkomst werd overwogen. Echter biedt een tijdelijke vacature weinig kans op succes om volgende redenen:

-          geen zekerheid van opstart kandidaat. (in het verleden is het al vaker gebeurd dat kandidaten op het laatste moment afhaken);

-          geen zekerheid dat de kandidaat het volledige contract uitdoet;

-          onvoldoende garanties op snelle inzetbaarheid (kennis van HR binnen lokale besturen + leidinggevende ervaring);

-          er is geen inwerktijd.

Om deze reden werd besloten om het vervangende diensthoofd aan te nemen via een consultancybureau.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 45.000,00 euro inclusief btw.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

Het enige gunningscriterium is de prijs.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikelen 40 en 41

Juridische basis

-          wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd

-          wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zoals gewijzigd, artikel 42

-          koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd

-          koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals gewijzigd

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er is niet meer voldoende krediet beschikbaar waardoor het meerjarenplan moet gewijzigd worden.

Visum

Er is geen visum vereist.

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De offerteaanvraag in bijlage wordt goedgekeurd door de gemeenteraad. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in de offerteaanvraag en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming voor deze opdracht bedraagt 45.000,00 euro inclusief btw.

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 3

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:

-          Mondea, Jozef II straat 40, bus 1, 1000 Brussel

-          Arch International, Belgicastraat 7, 1930 Zaventem

-          BDO Advisory, De Stassartstraat 35, 1050 Elsene

-          Probis, Winkelom 83, bus b.1.b, 2440 Geel

-          Herd, Kasteeldreef 5b, 3191 Boortmeerbeek

Zitting van woensdag 6 maart 2024

Wijziging personeelsformatie. Goedkeuring. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De raad voor maatschappelijk welzijn keurde de personeelsformatie goed in zitting van 10 december 2015 en wijzigde deze laatst op 6 december 2023.

Context en argumentatie

Wijziging van de personeelsformatie voor team Technische Dienstverlening (gebouwen):

-          Binnen team Technische Dienstverlening, subteam Gebouwen, is een statutaire collega langdurig afwezig. Het gaat om een afwezigheid sinds 28 juni 2021. Er zijn geen concrete vooruitzichten op een (progressieve) werkhervatting, momenteel loopt een procedure bij Medex. Tijdens de periode van afwezigheid is vervanging voorzien, maar deze bereikt de maximum duurtijd van twee jaar en biedt dus geen perspectief voor de goed functionerende vervanger.

-          Daarom wordt voorgesteld om de personeelsformatie tijdelijk uit te breiden met 1 VTE contractuele medewerker Gebouwen (E1-E3). Dat geeft de mogelijkheid om de functies met een vast contract in te vullen. Dit naar analogie met de personeelsdossiers voor schoonmaakmedewerker (januari 2021) en de medewerkers Onthaal-Burgerzaken-Administratie (juni 2023), waarbij een gelijkaardige beslissing werd gemaakt.

Huidige formatie:

Voorstel tot wijziging:

Wijziging van de personeelsformatie voor team Sociale Hulp- en Dienstverlening (maatschappelijk werk):

-          Team Sociale Hulp- en Dienstverlening, subteam maatschappelijk werk, kende de voorbije jaren meerdere personeelswissels (vervangingen voor moederschapsrust, loopbaanonderbrekingen, personeelsverloop).

■        Dat in een periode waarin het team met meerdere, opeenvolgende crisissen te maken kreeg (coronacrisis, energiecrisis, Oekraïne) en duidelijk de impact voelt van verminderde bereikbaarheid van partners (mutualiteit, vakbond, bank,…).

■        Bovendien is de functie van maatschappelijk werker intussen erkend als knelpuntberoep en dat is ook voelbaar: deze vacatures trekken beduidend minder kandidaten aan dan vroeger (kwantiteit) en zijn niet meer zo gemakkelijk in te vullen (kwaliteit).

■        Op een bepaald punt kwam hierdoor de hulpverlening in het gedrang. Dit leidde in 2023 tot de insourcing van een maatschappelijk werker, wat een zeer dure en weinig duurzame oplossing is.

■        De personeelswissels hebben een impact op het team: steeds opnieuw een tandje bijsteken, een nieuwe collega inwerken, taakverdeling herbekijken,…

■        De personeelswissels hebben een impact op de leidinggevende: alleen al in 2023 waren er 7 nieuwe collega’s in te werken en op te volgen. Vanuit ons zorgzaam HR-beleid vraagt de inwerking van een nieuwe collega tijd en energie. Het is bovendien aan het diensthoofd om het team gemotiveerd te houden, de taakverdeling telkens opnieuw op te maken, de crisissen het hoofd te bieden,… wat gezien het aantal overuren absoluut geen evidente taak blijkt en niet zorgt voor een haalbaar en evenwichtig takenpakket.

-          Deze situatie is daarom niet langer houdbaar. Er wordt voorgesteld om, net als bij team HR, het principe van ‘preventieve werving’ toe te passen: het personeelskader (formatie) ruimer voorzien vanuit de wetenschap dat in praktijk de bezetting vaak lager zal zijn dan voorzien in het kader. Dat geeft het team de nodige ademruimte en buffer. Bijkomende afspraak is dat er bij ziekte, personeelswissel, loopbaanonderbreking,… niet meteen vervanging wordt voorzien omdat er buffer beschikbaar is.

-          In de personeelsformatie is momenteel 0,1 VTE maatschappelijk werker niet ingevuld. Er wordt voorgesteld om hier 0,4 VTE aan toe te voegen zodat er voor 0,5 VTE maatschappelijk werker kan aangeworven worden.

Huidige formatie:

Voorstel tot wijziging:

Wijzing van de personeelsformatie voor team Sociale Hulp- en Dienstverlening (zorgteam):

De formatie van het zorgteam strookt niet meer met de realiteit en dat wensen we recht te zetten:

-          In het verleden werkte één van de maatschappelijk werkers 0,5 VTE voor team maatschappelijk werk en 0,5 VTE voor het zorgteam. Al een hele tijd werkt zij nu voltijds voor team maatschappelijk werk. Toch staat er nog steeds 0,5 VTE ‘open’ bij het zorgteam. Het voorstel is om dit te schrappen.

-          In het verleden behoorde ‘gezondheid’ tot het takenpakket van de beleidsmedewerker Huis van het Kind. Na pensionering werd het takenpakket herbekeken en werd het takenpakket gezondheid (0,3 VTE) aan het takenpakket van het zorgteam toegevoegd. Dit wensen we recht te zetten en de 0,3 VTE in de formatie ook te voorzien bij het zorgteam en niet langer bij team Huis van het Kind.

-          In het verleden werd het takenpakket beleidsmedewerker Huis van het Kind gekoppeld aan het takenpakket ambassadeur gezondheid. Momenteel wordt het takenpakket beleidsmedewerker Huis van het Kind (0,4 VTE) gekoppeld met het takenpakket beleidsmedewerker armoede (0,5 VTE). In praktijk volstaat 2 x 0,4 VTE. Er wordt voorgesteld om de overige 0,1 VTE toe te voegen aan het zorgteam.

Huidige formatie:

Voorstel tot wijziging:

Wijzing van de personeelsformatie voor team Omgeving:

In 2021 startte – net als voor team Vrije Tijd en team Technische Dienstverlening – een teamanalyse voor team Omgeving. Deze analyse leidde tot enkele personeelsvraagstukken en er werd een inhoudelijk actieplan opgebouwd op basis van workshops met (een delegatie van) het team.

-         Dit leidde in december 2021 tot een uitbreiding van de personeelsformatie met de nieuwe combinatiefunctie beleidsmedewerker lokale economie (0,5 VTE) en duurzaamheid (0,5 VTE).

-         Deze vacature werd ingevuld. De medewerker startte in april 2022 en vertrok vrijwillig in juli 2023.

-         Na analyse (van o.a. het exitgesprek) kan worden afgeleid dat de combinatie van lokale economie met duurzaamheid geen evidentie is.

-         Tot december 2023 werkte een administratief medewerker voor 0,3 VTE op het beleidsdomein lokale economie. Deze medewerker vertrok vrijwillig.

Dit schept de opportuniteit om de formatie voor team Omgeving – lokale economie te herbekijken. Er wordt voorgesteld om dit beleidsdomein van 0,3 VTE op C-niveau en 0,5 VTE op B-niveau te upgraden tot een volwaardig takenpakket van 0,8 VTE op B-niveau.

Huidige formatie:

Voorstel tot wijziging:

De wijzigingen voor het gemeentepersoneel worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad

en ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aangezien de personeelsformatie voor gemeente- en OCMW-personeel één geheel vormt.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 186

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd

-          besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 10 december 2015 houdende goedkeuring van het nieuw organogram en de personeelsformatie in het kader van de nieuwe organisatiestructuur, zoals gewijzigd

Adviezen

-          protocol van akkoord (G-2402-20240222) van de vakorganisatie van 22 februari 2024

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de volgende wijzigingen van de personeelsformatie goed voor het OCMW-personeel:

-          De 6,1 VTE contractueel maatschappelijk werker, B1-B3, wordt aangepast naar 6,5 VTE bij team Sociale Hulp- en Dienstverlening (maatschappelijk werk).

-          De 1,9 VTE contractueel maatschappelijk werker, B1-B3, wordt aangepast naar 1,5 VTE bij team Sociale Hulp- en Dienstverlening (zorgteam).

-          De 0,3 VTE contractueel ambassadeur gezondheid, B1-B3, wordt voorzien bij het zorgteam in plaats van bij het Huis van het Kind.

-          De 0,5 VTE contractueel beleidsmedewerker armoede, B1-B3, wordt aangepast naar 0,4 VTE bij team Sociale Hulp- en Dienstverlening (Huis van het Kind).

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de volgende wijzigingen van de personeelsformatie voor het gemeentepersoneel:

-          Er wordt 1 VTE contractueel medewerker gebouwen, E1-E3, toegevoegd aan de formatie bij team Technische Dienstverlening (gebouwen).

-          Er wordt 1 VTE statutair medewerker gebouwen, E1-E3, uitdovend gezet in de formatie bij team Technische Dienstverlening (gebouwen).

-          De 2,5 VTE contractueel medewerker Omgeving, C1-C3, wordt aangepast naar 2,2 VTE bij team Omgeving.

-          De 0,5 VTE contractueel beleidsmedewerker lokale economie, B1-B3, wordt aangepast naar 0,8 VTE bij team Omgeving.

Zitting van woensdag 6 maart 2024

Verslagen dienstverlenende verenigingen. Kennisname. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Het OCMW is aangesloten bij verschillende dienstverlenende verenigingen en heeft daarin ook een vertegenwoordiging vanuit de raad voor maatschappelijk welzijn. Ook duidde de raad een bestuurder vanuit een andere gemeente aan om hen te vertegenwoordigen in de raad van bestuur.

Hierbij een overzicht van deze lidmaatschappen en bijhorende vertegenwoordiging:

Context en argumentatie

Om de raadsleden toe te laten de werking van deze dienstverlenende verenigingen op te volgen, is het aangewezen om op regelmatige basis de besluitenlijsten of verslagen van de diverse bestuursorganen van deze verenigingen ter kennisname te brengen op de raad voor maatschappelijk welzijn. Bij eventuele vragen kunnen de raadsleden de vertegenwoordigers vanuit het bestuur of de bestuurder bevragen.

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikelen 413 tot en met 460

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de volgende verslagen van Cipal:

-          besluitenlijst raad van bestuur van 14 september 2023

-          besluitenlijst raad van bestuur van 26 oktober 2023

-          besluitenlijst raad van bestuur van 14 december 2023

-          besluitenlijst algemene vergadering van 14 december 2023

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de volgende verslagen van IOK:

-          besluitenlijst raad van bestuur van 17 november 2023

-          besluitenlijst raad van bestuur van 1 december 2023

-          besluitenlijst raad van bestuur van 15 december 2023

-          notulen buitengewone algemene vergadering van 19 december 2023

-          besluitenlijst raad van bestuur van 5 januari 2024

Zitting van woensdag 6 maart 2024

Verslagen Welzijnszorg Kempen. Kennisname. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Het OCMW is aangesloten bij de welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen en heeft daarin ook een vertegenwoordiging vanuit de raad voor maatschappelijk welzijn. Ook duidde de raad een bestuurder vanuit een ander OCMW aan om het OCMW van Olen te vertegenwoordigen in de raad van bestuur.

Hierbij een overzicht van deze vertegenwoordiging:

Context en argumentatie

Om de raadsleden toe te laten de werking van Welzijnszorg Kempen op te volgen, is het aangewezen om op regelmatige basis de besluitenlijsten of verslagen van de diverse bestuursorganen van deze welzijnsvereniging ter kennisname te brengen op de raad voor maatschappelijk welzijn. Bij eventuele vragen kunnen de raadsleden de vertegenwoordigers vanuit het bestuur of de bestuurder bevragen.

Juridische basis

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikelen 475 tot en met 495

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de volgende verslagen van Welzijnszorg Kempen:

-          besluitenlijst raad van bestuur van 10 januari 2024

Zitting van woensdag 6 maart 2024

Mondelinge vragen en mededelingen. Bespreking. - Openbare zitting

Aanwezigheden

Mondelinge vragen en mededelingen

Er werden geen mondelinge vragen en mededelingen besproken.