Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 8 januari 2014 gaf de gemeenteraad de goedkeuring aan het reglement houdende de subsidiëring van de infrastructuur van jeugdverenigingen. Nadien werd dit nog gewijzigd op 4 november 2015 en 4 oktober 2017.

Op 6 december 2017 gaf de gemeenteraad de goedkeuring aan het subsidiereglement voor duurzame infrastructuurwerken door verenigingen.

Context en argumentatie

De gemeenteraad keurde op 4 december 2019 het meerjarenplan 2020-2025 goed. Daarin werd onder meer tot doel gesteld om specifieke aandacht te hebben voor verenigingen zodat ze hun engagement behouden en versterken. Een van de vooropgestelde acties om dit te doel te bereiken is het voorzien van een subsidie voor infrastructuurwerken van verenigingen.

Door het voorzien van een infrastructuursubsidie wil het lokaal bestuur het verenigingsleven ondersteunen om te voorzien in veilige infrastructuur die ook alle kansen biedt om de werking van de vereniging te optimaliseren en toekomstgericht uit te bouwen.

Het is wenselijk om alle verenigingen op een gelijkwaardige manier te ondersteunen en alle ondersteuningsmogelijkheden transparant in één reglement te bundelen. Daarom worden naast de nieuwe investeringssubsidie ook de subsidiëringsmogelijkheden van het bestaande reglement houdende de subsidiëring van de infrastructuur van jeugdverenigingen en het subsidiereglement voor duurzame infrastructuurwerken door verenigingen in het nieuwe reglement dat ter goedkeuring wordt voorgelegd samengebracht. De aparte reglementen mogen bijgevolg opgeheven worden.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          gemeenteraadsbesluit van 8 januari 2014 houdende goedkeuring reglement houdende de subsidiëring van de infrastructuur van jeugdverenigingen, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 6 december 2017 houdende goedkeuring subsidiereglement voor duurzame infrastructuurwerken door verenigingen

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:

Financiële informatie

De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:

Er is nog voldoende krediet beschikbaar.

(*) Voor de subsidie duurzame infrastructuurwerken worden de nodige budgetten telkens voorzien bij de eerste budgetwijziging volgend op de principiële goedkeuring van de aanvraag.

Visum

Er is geen visum vereist.

Bijlagen

- Subsidiereglement infrastructuursubsidies

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad heft de volgende besluiten op:

-          gemeenteraadsbesluit van 8 januari 2014 houdende goedkeuring reglement houdende de subsidiëring van de infrastructuur van jeugdverenigingen, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 6 december 2017 houdende goedkeuring subsidiereglement voor duurzame infrastructuurwerken door verenigingen

Artikel 2

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement infrastructuursubsidies goed als volgt.

Deel 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1 - Toepassingsgebied

§1. Dit reglement regelt de subsidiëring van de Olense verenigingen die erkend zijn conform het reglement houdende de erkenning van Olense jeugd-, sport- en socio-culturele verenigingen en vierdepijlerinitiatieven zoals goedgekeurd door de gemeenteraad of van de Olense verenigingen die nominatief gesubsidieerd worden en die op één van volgende manieren werk willen maken van hun infrastructuur:

-          door te investeren:

▪          in de aankoop van een perceel grond of van een bestaande onroerende constructie

▪          in bouwen, verbouwen, herbouwen of het inrichten van een terrein

-          door bijkomende duurzame infrastructuurwerken

§2. De subsidies worden toegekend aan de vereniging zelf of aan een vereniging met rechtspersoonlijkheid die instaat voor de bouwwerken (bijvoorbeeld een vzw).

§3. Het onroerend goed dient in hoofdzaak te worden gebruikt of uitgebaat voor de werking van de vereniging en gelegen te zijn op het grondgebied van de gemeente Olen.

§4. De subsidies in het kader van dit reglement zijn cumuleerbaar met elkaar en met de renteloze lening die het lokaal bestuur voorziet.

§5. Het uitvoeren van de werken mag ook door een andere instantie of overheid gesubsidieerd worden zolang dit toegestaan is binnen de subsidiereglementen van deze instanties of overheden.

Artikel 2 - Aanvraag en uitbetaling

§1. De aanvraag gebeurt schriftelijk op het daartoe voorziene aanvraagformulier. Dit formulier wordt met de gevraagde bijlagen bezorgd aan team Vrije Tijd van het lokaal bestuur. De aanvraagtermijn is afhankelijk van de aard van de aangevraagde subsidie.

§2. De behandeltermijn is afhankelijk van de aard van de aangevraagde subsidie.

§3. De subsidieaanvraag wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd. Als de aanvraag voldoet aan alle voorwaarden, krijgt de vereniging een principiële goedkeuring met een raming van het toegekende subsidiebedrag op basis van de aanvraag.

§4. Wanneer de voorziene kredieten ontoereikend zijn om aan alle aanvragen tegemoet te komen, worden deze voorzien bij de eerstvolgende wijziging van het meerjarenplan.

Artikel 3 - Vertraging of stopzetting van het project

§1. Ingeval het project vertraging kent, stelt de vereniging het lokaal bestuur hiervan binnen een termijn van acht kalenderdagen in kennis.

§2. Ingeval het project wordt stopgezet, stelt de vereniging het lokaal bestuur hiervan in kennis binnen een termijn van acht kalenderdagen en wordt de subsidie binnen de maand na deze kennisgeving teruggestort. Ingeval de subsidie nog niet betaald werd, is het lokaal bestuur niet langer gehouden dit te doen.

§3. De eventuele reeds gemaakte kosten zoals notariële kosten, kosten van schatting, vergoedingen wegens niet-nakoming van verbintenissen, enzovoort vallen in het geval van stopzetting volledig ten laste van de vereniging. De vereniging kan op geen enkele manier enige schadevergoeding vorderen van het lokaal bestuur.

§4. Wanneer het lokaal bestuur vaststelt dat de werken niet starten of geen voortgang kennen, stuurt het lokaal bestuur een ingebrekestelling aan de vereniging en dienen bij gebreke aan verantwoording de reeds uitbetaalde subsidies op eerste verzoek teruggestort te worden.

Artikel 4 - Controle

§1. De vereniging verbindt zich er toe de subsidie uitsluitend aan te wenden voor de financiering van de uitgaven zoals beschreven in het aanvraagdossier.

§2. Het lokaal bestuur heeft recht op informatie en financiële controle over de begroting en rekening van de aanvrager. Het lokaal bestuur kan te allen tijde de aanwending van de subsidies ter plaatse controleren. De vereniging moet te allen tijde de technische en financiële controle van het lokaal bestuur en zijn aangestelden op de werken toelaten.

§3. De vereniging verbindt zich ertoe om de bewijsstukken van de aanwending van de subsidie voor te leggen op eerste verzoek van het lokaal bestuur.

§4. Elke aanwending van de subsidie die in strijd is met onderhavig reglement of met het onderwerp van de subsidieaanvraag heeft van rechtswege de onmiddellijke terugvordering van de reeds uitbetaalde subsidie of een deel daarvan tot gevolg.

Deel 2 - Investeringssubsidies

Artikel 5 - Subsidiebedrag

§1. De subsidie bedraagt 75% van de geraamde kosten met een maximum van 100.000 euro.

§2. De som van de toegekende subsidie(s) per vereniging mag over een periode van vier jaar het maximumbedrag van 100.000 euro niet overschrijden.

Hoofdstuk 2 A – De aankoop van een perceel grond of van een bestaande onroerende constructie

Artikel 6 - Voorwaarden

De vereniging heeft een schriftelijk bewijs (compromis of aankoop/verkoopbelofte) van de eigenaar of makelaar dat het perceel grond of het pand zal worden aangekocht door de vereniging en kan alle bewijsstukken voorleggen zoals voorgeschreven onder artikel 9 van dit reglement.

Artikel 7 - Financiële ondersteuning

Volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidiëring:

-          de aankoopprijs en aankoopkosten (ook schattings- en dossierkosten bij lening), inclusief btw

-          de kosten die gepaard gaan met het verlijden van de nodige notariële aktes en alle aktes die betrekking hebben op het aangaan van een eventueel krediet, inclusief btw

Artikel 8 - Aanvraagtermijn

De subsidie wordt ten laatste twee maanden voor de aankoopdatum aangevraagd.

Artikel 9 - Bewijsstukken

Bij het aanvraagformulier worden volgende bijlagen toegevoegd:

-          het compromis of de aankoop/verkoopbelofte met betrekking tot de aankoop

-          ingeval er een krediet wordt aangegaan de bevestiging van de bank dat de gelden ter beschikking worden gesteld

-          een stedenbouwkundig attest dat garanties geeft dat het beoogde gebruik mogelijk is

-          een bodemattest dat duidelijk maakt dat de grond niet verontreinigd is

-          een schatting van een expert onroerende goederen

-          indien noodzakelijk een omgevingsvergunning

-          een toekomstplan van de vereniging dat de aankoop motiveert in functie van de werking van de vereniging

Artikel 10 - Behandeltermijn

§1. Het lokaal bestuur beschikt over een termijn van een maand om te beslissen of de subsidie kan worden toegekend aan de vereniging dan wel om eventuele bijkomende stukken op te vragen.

§2. De subsidie wordt een week voor het verlijden van de akte volledig gestort op het rekeningnummer van de vereniging.

Artikel 11 - Afhandeling

Na de aankoop bezorgt de vereniging binnen de drie maanden een afschrift van de getekende notariële aankoopakte aan Vrije Tijd.

Hoofdstuk 2 B – Bouwen, verbouwen, herbouwen of inrichten van een terrein

Artikel 12 - Voorwaarden

§1. De vereniging heeft de grond waarop de werken worden uitgevoerd in het bezit, in huur of een erfpacht voor de duur van minstens negen jaar. Het college van burgemeester en schepenen kan van deze termijn afwijken indien zij van oordeel is dat het lokaal voor een redelijke termijn in gebruik kan blijven van de vereniging.

§2. Indien de werken vergunnings- of meldingsplichtig zijn, moet een vergunning of melding aan de werken voorafgaan.

§3. Werken die volgens het huurcontract of erfpachtovereenkomst ten laste zijn van de verhuurder of erfpachtgever, komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

Artikel 13 - Financiële ondersteuning

Volgende uitgaven komen in aanmerking voor subsidiëring:

-          alle kosten die gemaakt worden ter voorbereiding van de werken (plannen, bouwaanvraag, sloopwerken, bodemonderzoek), inclusief btw

-          de kosten voor ruwbouw en het water- en winddicht maken van het gebouw, inclusief btw

-          de kosten van materiaal en werken die onlosmakelijk verbonden zijn aan het lokaal of terrein, inclusief btw

Artikel 14 - Aanvraagtermijn

§1. Instandhoudingswerken tot een bedrag van maximaal 1.000 euro, inclusief btw, mogen binnen hetzelfde kalenderjaar maximaal twee keer gebundeld aangevraagd worden, eventueel na uitvoering.

§2. De subsidie voor werken voor een bedrag van meer dan 1.000 euro, inclusief btw, wordt ten laatste twee maanden voor aanvang van de werken aangevraagd.

Artikel 15 - Bewijsstukken

Bij het aanvraagformulier worden volgende bijlagen toegevoegd:

-          het eigendomsattest, huurcontract of erfpachtovereenkomst

-          ingeval er een krediet wordt aangegaan de bevestiging van de bank dat de gelden ter beschikking worden gesteld

-          de omgevingsvergunning of aanvraag daartoe, indien nodig

-          een bodemattest dat duidelijk maakt dat de grond niet verontreinigd is

-          facturen (in geval van kleine instandhoudingswerken) of kostenraming en eventuele offertes

Artikel 16 - Behandeltermijn

§1. De subsidies voor instandhoudingswerken tot een bedrag van maximaal 1.000 euro, inclusief btw, worden op basis van de voorgelegde facturen toegekend en binnen een termijn van twee maanden gestort op het rekeningnummer van de vereniging.

§2. Het lokaal bestuur beschikt over een termijn van drie weken om te beslissen of de subsidie voor werken ten bedrage van meer dan 1.000 euro kan worden toegekend aan de vereniging dan wel om eventuele bijkomende stukken op te vragen.

§3. De subsidie voor werken ten bedrage van meer dan 1.000 euro wordt in twee delen uitbetaald: 50% voorschot op basis van de aanvraag en maximaal 50% op basis van de facturen. Indien de uiteindelijke uitvoering minder kost dan oorspronkelijk geraamd, zal enkel het verschil tussen de totale kostprijs en het reeds ontvangen voorschot nog in aanmerking komen voor de subsidie.

§4. Indien de vereniging kan aantonen over onvoldoende middelen te beschikken om de 50% eerst voor te schieten, kan het college van burgemeester en schepenen een uitzondering toestaan op de uitbetaling.

Deel 3 – Subsidie duurzame infrastructuurwerken

Artikel 17 - Voorwaarden

§1. De vereniging heeft de grond waarop de werken worden uitgevoerd in het bezit, in huur of een erfpacht voor de duur van minstens negen jaar. Het college van burgemeester en schepenen kan van deze termijn afwijken indien zij van oordeel is dat het lokaal voor een redelijke termijn in gebruik kan blijven van de vereniging.

§2. Om in aanmerking te komen voor deze subsidie, dient de uitgave dient minimaal 4.200 euro, inclusief btw, te bedragen.

§3. Indien de werken vergunnings- of meldingsplichtig zijn, moet een vergunning of melding aan de werken voorafgaan.

§4. Werken die volgens het huurcontract of erfpachtovereenkomst ten laste zijn van de verhuurder of erfpachtgever komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

§5. De geplande werken moeten beschikken over een planadvies van Kamp C met betrekking tot het duurzaam karakter van de infrastructuurwerken om in aanmerking te komen voor subsidiëring.

Artikel 18 - Subsidiebedrag

§1. De subsidie bedraagt maximaal 60% van de bewezen kosten.

§2. De som van de toegekende subsidies voor duurzame infrastructuurwerken mag per vereniging over een periode van vier jaar het maximumbedrag van 20.000 euro niet overschrijden.

Artikel 19 - Financiële ondersteuning

Alle werken die strenger zijn dan de geldende EPB-normen of watertoets/regenwaterverordening komen in aanmerking voor subsidiëring.

Artikel 20 - Aanvraagtermijn

De subsidie wordt ten laatste twee maanden voor de aanvang van de werken aangevraagd.

Artikel 21 - Bewijsstukken

Bij het aanvraagformulier worden volgende bijlagen toegevoegd:

-          het eigendomsattest, huurcontract of erfpachtovereenkomst

-          ingeval er een krediet wordt aangegaan de bevestiging van de bank dat de gelden ter beschikking worden gesteld

-          de omgevingsvergunning of aanvraag daartoe, indien nodig

-          het verplicht planadvies van Kamp C met betrekking tot het duurzaam karakter van de werken

-          een beschrijving van de impact van de werken op het energie- en/of waterverbruik

-          een attest van het EPB-peil van het gebouw of in het geval van een nieuwbouw een berekening van het EPB-peil

-          de kostenraming en eventueel offertes

Artikel 22 - Behandeltermijn

§1. Het lokaal bestuur beschikt over een termijn van een maand om te beslissen of de subsidie kan worden toegekend aan de vereniging dan wel om eventuele bijkomende stukken op te vragen.

§2. De vereniging meldt de geplande startdatum van de werken minstens twee weken vooraf aan Vrije Tijd.

§3. De subsidie wordt in twee delen uitbetaald: 50% voorschot op basis van de aanvraag en de startdatum van de werken en 50% uiterlijk zes maanden na de uitbetaling van het voorschot, op basis van facturen en het voorleggen van testen of metingen die kunnen staven dat het beoogde doel bereikt is.

§4. Indien de vereniging kan aantonen over onvoldoende middelen te beschikken om de 50% zelf voor te schieten, kan het college van burgemeester en schepenen een uitzondering toestaan op de uitbetaling.