Aanwezigheden
Aanwezig | Jan Verbist, voorzitter | Seppe Bouquillon, voorzitter vast bureau | Ellen Deswert, Elke Tweepenninckx, Sander Verboven, Kris Gebruers, Chris Bakelants, leden vast bureau | Jan Verhaert, Riet Smits, Marc Verhulst, Lisette Boeckx, Mario Verhaert, Dag Pas, Annelies Horemans, Willy Maes, Jef Peeters, An Peeters, Mil Haemhouts, Michel De Maeyer, Steve Janssens, Gert Dierckx, Joeri Janssens, Henk Vleugels, raadsleden | Jeroen Peeters, algemeen directeur |
|
Motivering
Voorgeschiedenis
De raad voor maatschappelijk welzijn keurde in zitting van 7 december 2017 het verhuurreglement voor de infrastructuur van de Komie Geire goed. Nadien werd het door de raad voor maatschappelijk welzijn nog gewijzigd op 4 januari 2018, 8 maart 2018 en 3 april 2019.
Context en argumentatie
Het lokaal dienstencentrum kreeg de laatste tijd soms de vraag of de bovenzaal van Komie Geire mag gehuurd worden voor vergaderingen. In normale tijden wordt hiervoor gewoon het vergaderlokaal gehuurd. Het huren van de bovenzaal als vergaderruimte kan weliswaar volgens de geldende reglementen, maar zou een grotere kost met zich meebrengen. Daartegenover staat dat in normale tijdens de bovenzaal van Komie Geire veelal bezet is voor eigen activiteiten en dus zelfs niet beschikbaar zou zijn voor gewone vergaderingen maar er ook geen nood is aan grotere vergaderinfrastructuur.
Het is zinvol om in het reglement te voorzien dat in uitzonderlijke, afgebakende periodes de bovenzaal van Komie Geire kan verhuurd worden tegen het tarief van een vergaderlokaal. De beslissingsbevoegdheid wordt best gedelegeerd aan het vast bureau dat dan gemotiveerd kan beslissen en zo kort op de bal kan spelen.
Van deze wijziging van het reglement wordt meteen ook gebruikgemaakt om enkele administratieve aanpassingen door te voeren, en dan voornamelijk de gebruikerscategorieën aanpassen aan de realiteit.
Beslissingsbevoegdheid
- decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 77 en 78
Juridische basis
- besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 december 2017 houdende goedkeuring verhuurreglement infrastructuur Komie Geire, zoals gewijzigd
Beleid en financiën
Beleidsinformatie
Dit is in het meerjarenplan als volgt voorzien:
| Nr. | Omschrijving |
Beleidsdoelstelling | 9 | Regulier beleid |
Actieplan | 9.1 | Olen heeft een patrimonium dat optimaal beheerd wordt en waar het goed werken en vertoeven is |
Actie | 9.1.1 | Gebouwen |
Financiële informatie
De financiële weerslag van de beslissing past in het meerjarenplan als volgt:
Jaar | Uitgaven | Inkomsten | Actie | Algemene rekening/beleidscode |
2020 | | 5.000 euro | 9.1.1 | 70500010/0951 |
2021-2025 | | 12.000 euro | 9.1.1 | 70500010/0951 |
Er is nog voldoende krediet beschikbaar.
Visum
Er is geen visum vereist.
Bijlagen
- Verhuurreglement infrastructuur Komie Geire
- Verhuurreglement infrastructuur Komie Geire - met wijzigingen
Stemming
Unaniem
Besluit
Artikel 1
Artikels 3, 5 en 7 van het verhuurreglement infrastructuur Komie Giere, zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 7 december 2017 en gewijzigd op 4 januari 2018, 8 maart 2018 en 3 april 2019, worden gewijzigd als volgt:
Artikel 3
De infrastructuur wordt ter beschikking gesteld aan de volgende categorieën van gebruikers:
Categorie A: | - diensten gemeente en OCMW - erkende adviesraden - gelijkgestelde organisaties: ▪ sociale huisvestingsmaatschappij De Woonbrug ▪ organisaties, verenigingen en vrijwilligers die rechtstreeks voor, op vraag van en in nauwe samenwerking met het gemeentebestuur de bedoelde activiteit organiseren ▪ gemeentelijke vzw’s |
Categorie B: | - Olense scholen |
Categorie C: | - erkende Olense verenigingen - buurtcomités - oudercomités/ouderraden |
Categorie D: | - parochiale verenigingen van Olen-Centrum |
Categorie E: | - niet-erkende Olense verenigingen |
Categorie F: | - Olense particulieren en bedrijven |
Categorie G: | - niet-Olense verenigingen |
Categorie H: | - niet-Olense particulieren en bedrijven |
Voor de particulieren, verenigingen, bedrijven gelegen in het grondgebied van de parochie St.-Jozef-Geel gelden dezelfde tarieven als voor de particulieren, verenigingen en bedrijven op het grondgebied van de gemeente Olen.
Artikel 5
§1. De infrastructuur is geschikt voor privéfeesten, sociale en privé-evenementen, lezingen, infoavonden, opleidingen en workshops op alle avonden, tijdens weekends en op feestdagen.
De grote zaal en de keuken zijn ook te gebruiken tijdens de openingsuren van het lokaal dienstencentrum voor zover er geen eigen activiteiten plaatsvinden. De cafetaria kan enkel afgehuurd worden buiten de openingsuren van het lokaal dienstencentrum.
§2. Het organiseren van fuiven en vaten is niet toegestaan in de infrastructuur van de Komie Geire.
§3. Wanneer de activiteit niet strookt met de visie met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur, zal de activiteit geweigerd worden. Dit kan te allen tijde. Hiervoor kan geen schadevergoeding gevraagd worden van de verhuurder.
Artikel 7
§1. Indien de huurder de grote zaal huurt, dient een waarborg van 250 euro betaald te worden. Indien de huurder de cafetaria of de keuken huurt, dient een waarborg van 80 euro betaald te worden.
§2. De gebruikers uit categorie A moeten geen waarborg betalen.
§3. Bij het huren van meerdere lokalen wordt enkel de hoogste waarborg aangerekend.
§4. Voor de wederkerende verhuringen dient slechts eenmalig een waarborg betaald te worden.
§5. De waarborg zal na de activiteit terugbetaald worden als de infrastructuur in dezelfde staat wordt achtergelaten als bij de ingebruikname. De waarborg zal aangesproken worden wanneer de gebruiker zich niet heeft gehouden aan de reglementaire bepalingen of er schade vastgesteld wordt. De vergoeding van deze schade is niet beperkt tot het bedrag van de waarborg.
§6. Het vast bureau kan gemotiveerd beslissen om in uitzonderlijke, afgebakende periodes de grote zaal als vergaderlokaal te verhuren. De grote zaal mag dan enkel als vergaderruimte gebruikt worden. Dit kan nooit in combinatie met de keuken of eender welk ander lokaal. Dit kan enkel tussen maandag en donderdag en enkel voor zover dit geen feestdag of vooravond van een feestdag betreft.
Indien de grote zaal niet proper wordt achtergelaten na de vergadering of bij schade, zullen de kosten aangerekend worden conform artikel 45 van dit reglement.