Aanwezigheden
Aanwezig | Jan Verbist, voorzitter | Seppe Bouquillon, burgemeester | Ellen Deswert, Elke Tweepenninckx, Marc T'Syen, Kris Gebruers, Chris Bakelants, schepenen | Jan Verhaert, Riet Smits, Marc Verhulst, Lisette Boeckx, Mario Verhaert, Dag Pas, Jef Peeters, An Peeters, Mil Haemhouts, Michel De Maeyer, Sander Verboven, Steve Janssens, Gert Dierckx, Joeri Janssens, raadsleden | Inge Gerlo, waarnemend algemeen directeur |
|
Verontschuldigd | Annelies Horemans, Willy Maes, raadsleden | Jeroen Peeters, algemeen directeur |
|
Motivering
Voorgeschiedenis
Op 7 februari 2016 keurde de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Olen (AGB) het verhuurreglement voor domein Teunenberg goed. Dit werd nadien nog enkele malen gewijzigd.
Context en argumentatie
De ontbinding van het autonoom gemeentebedrijf Olen (AGB) wordt nu uitgevoerd. De gemeente neemt alle activiteiten over van het AGB.
Dit heeft tot gevolg dat de verhuur- en retributiereglementen van ontmoetingscentrum De Vrede, Teunenberg en de sporthal die door het AGB werden uitgebaat nu aan de gemeenteraad ter goedkeuring worden voorgelegd.
Aan de gemeenteraad wordt dus een ontwerp van verhuurreglement domein Teunenberg ter goedkeuring voorgelegd.
Dit ontwerp bevat slechts één kleine inhoudelijke wijziging ten opzichte van het vroegere verhuurreglement domein Teunenberg zoals dat was goedgekeurd door de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Olen. Deze wijziging heeft te maken met het moment na afloop van het gebruik waarop de gebruiker de sleutel ten laatste moet terugbrengen en de infrastructuur in zijn oorspronkelijk staat hersteld hebben.
Beslissingsbevoegdheid
- decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41
Juridische basis
- besluit van de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Olen van 7 februari 2016 houdende goedkeuring reglement verhuur domein Teunenberg, zoals gewijzigd
Beleid en financiën
Beleidsinformatie
| Nr. | Omschrijving |
Strategische doelstelling | 3 | Warme gemeente |
Operationele doelstelling | 3.7 | Versterken gemeenschapsleven |
Actieplan | 3.7.3 | Ter beschikking stellen van infrastructuur |
Actie | 3.7.3.2 | Terbeschikkingstelling domein Teunenberg |
Financiële informatie
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
Visum
Er is geen visum vereist.
Bijlagen
- Reglement verhuur domein Teunenberg - ombouw van reglement AGB naar gemeentelijk reglement
- Verhuurreglement domein Teunenberg
Stemming
Unaniem
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad keurt het verhuurreglement domein Teunenberg goed als volgt.
VERHUURREGLEMENT DOMEIN TEUNENBERG |
1. Toepassingsgebied en beheer
Artikel 1
§1. Dit reglement is van toepassing op het verhuren of het ter beschikking stellen van domein Teunenberg, verder ‘de infrastructuur genoemd’:
- het paradeplein
- hal 14: boog 1 en 2
- hal 14: boog 4 en 5
- hal 14: boog 3 en 6
- groengebied
§2. De bogen 1 en 2 van hal 14 zijn voor lange termijn verhuurd aan de toneelvereniging ’t Vierde Oor. Het gebruik van deze infrastructuur moet geregeld worden met de verantwoordelijke van deze vereniging.
§3. In boog 4 en 5 van hal 14 is geen verwarming beschikbaar.
§4. Bogen 3 en 6 van hal 14 worden niet verhuurd.
§5. Het paradeplein kan niet gehuurd worden als op hetzelfde ogenblik de hal verhuurd is.
§6. Het groengebied is eigendom van de Vlaamse Gemeenschap en wordt beheerd door het Agentschap Natuur en Bos van de Vlaamse overheid. Het gebruik van dit domein moet aangevraagd worden bij het Agentschap Natuur en Bos via het daartoe bestemde formulier. Het Agentschap Natuur en Bos kan bijkomende regels opleggen betreffende het gebruik van het domein.
Artikel 2
Domein Teunenberg wordt beheerd door het lokaal bestuur van Olen.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen neemt de beheersmatige beslissingen. Het team Vrije Tijd van het lokaal bestuur staat in voor de uitvoering van dit reglement.
2. Verhuur
2.1. Gebruikers
Artikel 4
§1. De infrastructuur wordt ter beschikking gesteld aan volgende categorieën van gebruikers:
Categorie A: | - diensten gemeente en OCMW - erkende adviesraden - gelijkgestelde organisaties: ▪ sociale huisvestingsmaatschappij De Woonbrug ▪ organisaties, verenigingen en vrijwilligers die rechtstreeks voor, op vraag van en in nauwe samenwerking met het lokaal bestuur de bedoelde activiteit organiseren ▪ gemeentelijke vzw’s |
Categorie B: | - Olense scholen |
Categorie C: | - erkende Olense verenigingen - buurtcomités - oudercomités/ouderraden |
Categorie D: | - parochiale verenigingen van Olen-Centrum |
Categorie E: | - niet-erkende Olense verenigingen |
Categorie F: | - Olense particulieren en bedrijven |
Categorie G: | - niet-Olense verenigingen |
Categorie H: | - niet-Olense particulieren en bedrijven |
§2. Particulieren, verenigingen en bedrijven, woonachtig of gelegen in het grondgebied van de parochie St.-Jozef-Geel worden gelijkgesteld met particulieren, verenigingen en bedrijven op het grondgebied van de gemeente Olen.
Artikel 5
Het onderverhuren van de infrastructuur of het in gebruik geven aan derden is verboden.
2.2. Aard van het gebruik
Artikel 6
§1. De infrastructuur wordt enkel ter beschikking gesteld voor:
- sportactiviteiten, culturele activiteiten en recreatieve activiteiten
- enkel activiteiten van lokaal belang, geen massa-evenementen
- geen activiteiten van puur commercieel belang
- enkel evenementen die geen grote hinder veroorzaken ten opzichte van de omgeving (het natuurgebied)
- geen activiteiten met een groot verkeersgenererend effect
- geen activiteiten die veel lawaai veroorzaken
- geen nachtactiviteiten
- geen woon- en of verblijfsfuncties (van tijdelijke of permanente aard)
§2. Fuiven, bals, avondfeesten of optredens worden niet toegelaten voor de gebruikers die behoren tot categorie E, F, G of H.
§3. Wanneer de activiteit niet strookt met de visie met betrekking tot het gebruik van de infrastructuur, zal de activiteit geweigerd worden.
2.3. Tarieven en waarborg
Artikel 7
De tarieven worden door de gemeenteraad vastgelegd in een retributiereglement.
Artikel 8
§1. De gebruikers uit categorie A moeten geen waarborg betalen. De overige gebruikers betalen voor het gebruik van de infrastructuur een waarborg van 250 euro.
§2. Deze waarborg zal na de activiteit terugbetaald worden als de infrastructuur in dezelfde staat wordt achtergelaten als bij de ingebruikname en zal aangesproken worden:
- wanneer de sleutel te laat terugbezorgd werd
- bij verlies van de sleutel
- wanneer de gebruiker zich niet gehouden heeft aan de bepalingen betreffende de afvalverwerking
- wanneer de toiletten en hallen niet goed gereinigd werden
- wanneer er na de activiteit beschadigingen vastgesteld werden
- wanneer de ontleende materialen niet proper ingeleverd worden
2.4. Aanvraag en annulering
Artikel 9
§1. Het gebruik van de infrastructuur moet vooraf aangevraagd worden via de juiste toepassing op de gemeentelijke website of via het loket van onthaal van het sociaal huis.
§2. De gebruikers van categorie A, B, C en D kunnen de aanvraag ten vroegste een jaar en ten laatste een maand voor de datum van het gewenst gebruik indienen. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.
§3. De gebruikers van categorie E, F, G en H kunnen de aanvraag ten vroegste negen maanden en ten laatste een maand voor de datum van het gewenst gebruik indienen. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.
§4. De vaste gebruikers, bepaald door het college van burgemeester en schepenen, kunnen de infrastructuur twee jaar op voorhand vastleggen.
§5. Alle activiteiten die publiek toegankelijk zijn en waar elektronisch versterkte (live) muziek wordt gespeeld moeten verplicht gemeld/aangevraagd worden bij Vrije Tijd via het aanvraagformulier fuiven en evenementen dat de gebruiker kan terugvinden op de gemeentelijke website.
Artikel 10
§1. De gebruiker krijgt een schriftelijke toelating of weigering tot het gebruik van de infrastructuur. Als bijlage wordt het factuur van de huur van de infrastructuur meegestuurd.
§2. De reservatie is definitief na storting van de verschuldigde huur en waarborg.
§3. De reservatie wordt door het lokaal bestuur geannuleerd wanneer het verschuldigde bedrag niet tijdig betaald wordt.
Artikel 11
§1. Het het lokaal bestuur heeft steeds het recht om een aanvraag te weigeren of een verleende toezegging te wijzigen of in te trekken. Hiervoor kan geen schadevergoeding gevraagd worden.
§2. Een annulering door de gebruiker moet steeds gebeuren via de juiste toepassing op de gemeentelijke website en dit uiterlijk twee weken voor de aanvang van de huurperiode. Niet of laattijdige geannuleerde reservaties worden steeds aangerekend.
2.5. Gebruiksvoorwaarden
2.5.1. Toegang
Artikel 12
§1. De sleutel kan de laatste werkdag voor de activiteit tijdens de openingsuren afgehaald worden aan het onthaal van het gemeentehuis. Bij het ophalen van de sleutel moet de gebruiker zijn identiteitskaart voorleggen. Zowel de identiteitsgegevens als het telefoonnummer van de gebruiker worden door het onthaal geregistreerd.
§2. Enkel de organisator krijgt een sleutel mee. Leveranciers moeten rechtstreeks met de organisator afspreken en zullen onder geen beding een sleutel krijgen.
§3. De eerste werkdag na afloop van de activiteit wordt de sleutel van de infrastructuur uiterlijk om 13.00 uur terugbezorgd aan het onthaal van het gemeentehuis. Wanneer de sleutel te laat wordt teruggebracht, worden deze dagen aangerekend aan het gebruikstarief.
§4. Bij verlies van de sleutel moet de gebruiker een schadevergoeding betalen evenals de onkosten voor het plaatsen van nieuwe sloten en de aanmaak van nieuwe sleutels.
Artikel 13
Het lokaal bestuur kan een tijdelijk of definitief toegangsverbod opleggen aan gebruikers die de richtlijnen betreffende het gebruik van de infrastructuur niet naleven.
2.5.2. Algemene richtlijnen
Artikel 14
De infrastructuur mag niet gebruikt worden zonder voorafgaande bevestigde reservatie.
Artikel 15
De gebruiker mag enkel de door hem gehuurde infrastructuur slechts gebruiken tijdens de toegestane data en uren. Niet gehuurde lokalen worden afgesloten.
Artikel 16
De infrastructuur mag voor geen enkel ander doeleinde aangewend worden dan deze waarvoor het gebruik werd toegestaan.
Artikel 17
De gebruiker die een activiteit organiseert die openstaat voor publiek, mag hiervoor zelf de toegangsprijs bepalen.
Artikel 18
De gebruiker is als organisator zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn als gevolg van de georganiseerde activiteit. Hij verschaft zich de nodige vergunningen om de geplande activiteit wettelijk en veilig te laten verlopen.
Artikel 19
De organisator en de bezoekers moeten respect tonen voor de natuurwaarde van het domein.
Artikel 20
Overnachten op het domein is niet toegestaan.
Artikel 21
§1. Er mogen geen voertuigen de hal binnenrijden omdat wielsporen de ondergrond beschadigen.
§2. Is het organisatorisch toch noodzakelijk dat een voertuig tot in de hal rijdt, dan moet de organisator dit op voorhand aanvragen bij Vrije Tijd die dit verder afhandelt met het team Technische Dienstverlening van het lokaal bestuur.
Artikel 22
De aanvrager moet zuinig omgaan met het verbruik van elektriciteit en ervoor zorgen dat alle toestellen en installaties uitgeschakeld zijn bij het verlaten van de zaal.
Artikel 23
De aanvrager mag geen eigen verwarmingstoestellen voorzien.
2.5.3. Orde en hygiëne
Artikel 24
De gebruiker moet de gepaste maatregelen nemen in functie van de orde en hygiëne in de infrastructuur.
Artikel 25
De gebruikte infrastructuur moet na het gebruik opgeruimd worden. De eerstvolgende werkdag na de activiteit moet de infrastructuur uiterlijk om 13.00 uur in zijn oorspronkelijke staat achtergelaten zijn.
Artikel 26
§1. Het afval moet in reglementaire vuilniszakken van de gemeente achtergelaten worden in de aangeduide afvalzone in de hal.
§2. Indien de gebruiker merkt dat er nog afval achtergebleven is van de vorige gebruiker, dan moet hij dit onmiddellijk doorgeven aan Vrije Tijd.
§3. De eerstvolgende werkdag na de activiteit controleert Technische Dienstverlening de infrastructuur. Indien de gebruiker geen gebruik gemaakt heeft van de reglementaire zakken of het afval niet in de aangeduide afvalzone heeft achtergelaten, dan zal het lokaal bestuur de kosten voor het weghalen van het afval doorrekenen aan de gebruiker.
Artikel 27
§1. De gebruiker staat in voor het reinigen van de toiletten en de hallen. De gebruiker zorgt zelf voor poetsmiddelen en -materiaal.
§2. De eerstvolgende werkdag na de activiteit controleert Technische Dienstverlening de infrastructuur. Indien de toiletten en de hallen niet goed gereinigd werden, dan zorgt Technische Dienstverlening of een poetsfirma voor het reinigen en worden de kosten hiervoor doorgerekend aan de gebruiker.
Artikel 28
In hal 14 geldt een algemeen rookverbod dat elke gebruiker dient na te leven.
2.5.4. Veiligheid
Artikel 29
§1. De gebruiker moet bij de organisatie van de activiteit alle mogelijke maatregelen treffen om de veiligheid van de bezoekers te garanderen en vandalisme te voorkomen.
§2. Omwille van veiligheidsredenen mogen in boog 4 en 5 maximum 1.300 personen gelijktijdig aanwezig zijn.
§3. Nooduitgangen mogen niet versperd worden en de blustoestellen mogen niet verplaatst worden en moeten altijd zichtbaar en toegankelijk blijven. Indien er bijkomende veiligheidsmaatregelen worden opgelegd, moet de gebruiker deze naleven.
§4. Wanneer de gebruiker zelf extra toestellen (geen verwarmingstoestellen) voorziet, dan moet hij tijdens de activiteit in het bezit zijn van de nodige keuringsattesten.
2.6. Aansprakelijkheid
Artikel 30
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard die berokkend werd naar aanleiding van de toegestane activiteit of het gebruik van de infrastructuur.
Artikel 31
Het lokaal bestuur is niet aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen tijdens de activiteit of het gebruik van de infrastructuur.
Artikel 32
§1. De gebruiker is aansprakelijk voor elke schade die aan de infrastructuur of de inboedel aangebracht werd tijdens de aan deze gebruiker toegewezen uren. De gebruiker moet de eventuele schade onmiddellijk melden aan Vrije Tijd.
§2. Indien de gebruiker voor de aanvang van de activiteit schade vaststelt, dan moet hij dit voor de aanvang van de activiteit melden aan Vrije Tijd. Zoniet kan de gebruiker achteraf zelf verantwoordelijk gesteld worden voor de schade.
§3. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld of wanneer er materiaal ontbreekt en de gebruiker hiervoor verantwoordelijk wordt geacht, zal hij de schade vergoeden ten bedrage van de werkelijke herstellings- of vervangingskosten.
Artikel 33
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen.
Artikel 34
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet-naleven van wettelijke en reglementaire verplichtingen door de gebruiker.
Artikel 35
De gebruiker wordt geacht de nodige verzekeringen af te sluiten.
3. Slotbepalingen
Artikel 36
Alle gebruikers worden geacht dit reglement te kennen en na te leven. Het overtreden van de hiervoor vermelde regels kan leiden tot een tijdelijke of definitieve uitsluiting van het gebruik van de infrastructuur.
Artikel 37
Alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet en betwistingen worden door het het college van burgemeester en schepenen behandeld.