Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde in de zitting van 19 december 2013 het gemeentelijk uitleenreglement voor organisatoren goed en werd daarna gewijzigd op 4 maart 2015 en 7 maart 2018.

In de zitting van de gemeenteraad van 8 mei 2019 werd het politiereglement houdende maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen goedgekeurd.

Context en argumentatie

Het politiereglement houdende maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen legt organisatoren bepaalde veiligheidsmaatregelen op in het kader van brandveiligheid. Enkele van deze maatregelen hebben betrekking op de elektrische installaties. Het lokaal bestuur wenst daarom het gekeurd materiaal waarover zij beschikt uit te lenen aan de scholen en erkende verenigingen, zodat de impact van de invoering van het brandveiligheidsreglement op de organisatiekosten beperkt blijft.

Deze aanpassing is een opportuniteit om het uitleenreglement te vereenvoudigen en te updaten naar de toepassing ervan in de praktijk. Volgende wijzigingen aan het bestaande reglement worden voorgelegd:

-          De fuifbox wordt op advies van de jeugdraad niet meer ter beschikking gesteld. De geluidsbegrenzer en -meter nog wel.

-          Het educatief materiaal, zijnde de Guatemalakoffer, wordt uitsluitend door de scholen die actief zijn in de werkgroep mondiale vorming en in dit kader gebruikt. Dit betreft de interne werking. Gezien de continuïteit van een terbeschikkingstelling aan anderen niet gegarandeerd kan worden omdat er geen materiaal ter vervanging beschikbaar is, is het wenselijk dit niet langer op te nemen in de uitleendienst.

Recent ontving het lokaal bestuur van het Rode Kruis nieuwe AED-toestellen. Hierdoor is het mogelijk om één mobiel AED-toestel in de uitleendienst op te nemen. In het kader van de veiligheid is het wenselijk om hierop in te zetten.

Het is aangewezen het oude reglement op te heffen en een nieuw reglement in te stellen.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikel 41

Juridische basis

-          gemeenteraadsbesluit van 19 december 2013 houdende goedkeuring gemeentelijk uitleenreglement voor organisatoren, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 8 mei 2019 houdende goedkeuring politiereglement houdende maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Financiële informatie

De vereiste budgetten zijn als volgt in het financieel meerjarenplan voorzien:

Visum

Er is geen visum vereist.

Bijlagen

- Gemeentelijk uitleenreglement voor organisatoren

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

Het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2013 houdende goedkeuring gemeentelijk uitleenreglement voor organisatoren, zoals gewijzigd, wordt opgeheven.

Artikel 2

De gemeenteraad keurt het gemeentelijk uitleenreglement voor organisatoren goed als volgt.

Hoofdstuk 1 – Doelgroep

Artikel 1

§1. Het lokaal bestuur stelt materiaal ter beschikking van organisatoren, voor zover het beschikbaar is en niet voorbehouden voor een andere ontlener. Voor de toepassing van dit reglement worden organisatoren ingedeeld in volgende categorieën:

§2. Particulieren, verenigingen en bedrijven, woonachtig of gelegen in het grondgebied van de parochie St.-Jozef-Geel worden gelijkgesteld met particulieren, verenigingen en bedrijven op het grondgebied van de gemeente Olen.

Hoofdstuk 2 – Uitleenmaterialen

Artikel 2

§1. Het uitleenmateriaal wordt volgens onderstaand schema aan de gebruikers ter beschikking gesteld:

§2. Het materiaal wordt enkel uitgeleend voor activiteiten of evenementen die in de gemeente Olen plaatsvinden.

§3. Organisatoren van categorie F, G en H kunnen het feestmateriaal alleen ontlenen bij gebruik van de gemeentelijke socio-culturele infrastructuur.

Hoofdstuk 3 – Aanvraagprocedure

Artikel 3

Het gebruik van het materiaal moet schriftelijke aangevraagd worden bij het team Vrije Tijd van het lokaal bestuur via het daarvoor bestemde aanvraagformulier of via het e-loket op de gemeentelijke website.

Artikel 4

§1. Organisatoren van categorie A, B, C en D kunnen de aanvraag ten vroegste één jaar en uiterlijk vier weken voor de datum van het gewenst gebruik indienen. De aanvraag tot ontlening van het mobiel AED-toestel moet minstens twee weken voor de datum van het gewenst gebruik ingediend worden.

§2. Organisatoren van categorie E, F, G en H kunnen de aanvraag ten vroegste negen maanden en uiterlijk vier weken voor de datum van het gewenst gebruik indienen.

§3. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.

§4. Een annulatie door de gebruiker moet steeds schriftelijk gebeuren en ten laatste twee weken voor het evenement. Indien de annulatie later gebeurt, wordt de volledige huursom aangerekend.

Artikel 5

De gebruiker krijgt een schriftelijke toelating of weigering betreffende de huur van het materiaal. Als bijlage wordt de factuur van de huur meegestuurd.

Artikel 6

De ontlening van het materiaal wordt beperkt tot de afgesproken en opgegeven periode.

Hoofdstuk 4 – Tarieven en waarborgen

Artikel 7

Alle tarieven voor de ontlening van het materiaal worden door de gemeenteraad vastgelegd in een retributiereglement.

Artikel 8

§1. Voor alle materialen wordt er een waarborg gevraagd als volgt:

§2. Indien een organisator verschillende materialen uitleent voor één activiteit, dan geldt de hoogste waarborg.

Artikel 9

De ontlening van het materiaal is slechts definitief na storting van het verschuldigde bedrag. Ten laatste twee weken voor de activiteit waarvoor het materiaal geleend wordt, moeten de retributie en de waarborg betaald zijn.

Hoofdstuk 5 – Levering en ophaling van de materialen

Afdeling 1 – Overzicht en algemene bepalingen

Artikel 10

De overdracht van de uitleenmaterialen gebeurt als volgt:

Afdeling 2 – Leveren en ophalen

Artikel 11

§1. Het feestmateriaal en de kiosk wordt geleverd en opgehaald door het team Technische Dienstverlening van het lokaal bestuur volgens de planning van Technische Dienstverlening en uiterlijk op de gevraagde datum.

§2. Technische Dienstverlening staat niet in voor het opzetten van feestmateriaal.

§3. De kiosk wordt opgezet door Technische Dienstverlening. De kiosk wordt in principe niet op de openbare weg opgesteld, tenzij deze vraag uitdrukkelijk gemotiveerd wordt.

Artikel 12

Wanneer Technische Dienstverlening door overmacht niet in de mogelijkheid is het ontleende materiaal op de voorziene datum ter beschikking te stellen, kan hiervoor geen schadevergoeding gevraagd worden. In de mate van het mogelijke zal de gebruiker hiervan op de hoogte gebracht worden.

Afdeling 3 – Ophalen en terugbrengen

Artikel 13

§1. Het elektrisch materiaal moet door de ontlener op eigen kosten opgehaald worden en de eerste werkdag na de activiteit teruggebracht worden bij Technische Dienstverlening, behoudens andere afspraken met deze dienst.

§2. De geluidsbegrenzer of -meter, het didactisch materiaal en het mobiel AED-toestel moeten door de ontlener op eigen kosten opgehaald worden en de eerste werkdag na de activiteit teruggebracht worden bij Vrije Tijd, behoudens andere afspraken met deze dienst.

Artikel 14

De ontlener ondertekent het uitleenformulier en verklaart daarmee het materiaal in goede staat te hebben ontvangen.

Artikel 15

De materialen moet teruggebracht worden in dezelfde verpakking waarin het materiaal is meegenomen. Bij het terugbrengen zal het materiaal samen met de persoon die het terugbrengt gecontroleerd worden.

Artikel 16

§1. Indien het materiaal niet wordt afgehaald, wordt er een administratieve kost ingehouden van de waarborg. Deze kost wordt door de gemeenteraad vastgelegd in een retributiereglement.

§2. Indien de afgesproken periode van terugbrenging wordt overschreden, moet een bijzondere vergoeding per dag betaald worden. Deze vergoeding wordt door de gemeenteraad vastgelegd in een retributiereglement.

Hoofdstuk 6 – Gebruiksvoorwaarden en aansprakelijkheid

Artikel 17

§1. De persoon die het materiaal reserveert, is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal.

§2. Alle schriftelijke en/of mondeling verstrekte richtlijnen aangaande het gebruik moeten strikt nageleefd worden. Het bedienen van het materiaal gebeurt bij voorkeur door een persoon die op de hoogte is van de werking van het toestel.

§3. De elektrische materialen worden geleverd met een handleiding. De ontlener zorgt zelf voor de aansluiting van de elektrische materialen.

§3. Het mobiel AED-toestel wordt bij voorkeur gebruikt door iemand die een opleiding reanimeren en defibrilleren heeft gevolgd. Bij het lenen van dit toestel wordt de naam van de persoon die dergelijke opleiding heeft gevolgd gevraagd alsook het attest van deze opleiding.

Artikel 18

De ontlener verbindt zich ertoe het ontleende materiaal ook effectief te gebruiken. De ontlener wordt met aandrang gevraagd om enkel het noodzakelijke materiaal te ontlenen. Indien herhaaldelijk misbruik zou worden vastgesteld, kan de ontlener uitgesloten worden van verdere ontlening van het gemeentelijk feestmateriaal.

Artikel 19

De ontlener verbindt zich ertoe het ontleende materiaal in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden. De aanvrager is (mede)organisator van de activiteit waarvoor het materiaal geleend wordt. Bij twijfel kan het materiaal onmiddellijk teruggevorderd worden.

Artikel 20

De ontlener verbindt zich ertoe zorg te dragen voor het materiaal en de nodige maatregelen te treffen om het materiaal (onder andere bij het vervoer ervan) te beveiligen.

Artikel 21

§1. Het materiaal moet voor het gebruik gecontroleerd worden. Eventuele beschadigingen of tekortkomingen die de ontlener vaststelt, kunnen dan gesignaleerd worden. Klachten achteraf worden niet aanvaard.

§2. Eventuele beschadigingen of tekortkomingen tijdens of na de activiteit worden onmiddellijk gemeld aan Vrije Tijd. Dit kan via het daartoe bestemde formulier dat bij de bevestiging van het materiaal aan de gebruiker wordt bezorgd en terug te vinden is op de website van het lokaal bestuur.

Artikel 22

§1. Het beschikbaar gestelde materiaal moet na het gebruik in de staat worden terugbezorgd als deze waarin het werd afgeleverd.

§2. Eventuele beschadigingen, verlies of diefstal van het ontleende materiaal komen ten laste van de verantwoordelijke ontlener. De kosten voor de herstelling of vernieuwing zullen van de waarborg ingehouden worden. Indien deze kosten hoger oplopen, wordt de meerkost teruggevorderd van de ontlener. Zelf herstellen van het ontleende materiaal is verboden.

Artikel 23

Er mogen geen materialen of gemonteerde onderdelen worden gedemonteerd of gewijzigd van bestemming of structuur.

Artikel 24

Alle materialen dienen proper te worden ingeleverd. Indien dit niet gebeurt, worden de kosten voor het reinigen in rekening gebracht van de ontlener.

Artikel 25

Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het ontleende materiaal of uit eventuele gebreken hiervan.

Hoofdstuk 7 – Slotbepalingen

Artikel 26

Alle gebruikers worden geacht dit reglement te kennen en na te leven. Zij aanvaarden dit reglement door de ondertekening van het aanvraagformulier. Het overtreden van de hiervoor vermelde regels kan leiden tot een tijdelijke of definitieve uitsluiting van het ontlenen van de gemeentelijke materialen.

Artikel 27

Alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet en betwistingen worden door het college van burgemeester en schepenen behandeld.