Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

Op 7 februari 2016 keurde de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Olen (AGB) het verhuurreglement voor ontmoetingscentrum De Vrede goed. Dit werd nadien nog enkele malen gewijzigd.

Context en argumentatie

De ontbinding van het autonoom gemeentebedrijf Olen (AGB) wordt nu uitgevoerd. De gemeente neemt alle activiteiten over van het AGB.

Dit heeft tot gevolg dat de verhuur- en retributiereglementen van ontmoetingscentrum De Vrede, Teunenberg en de sporthal die door het AGB werden uitgebaat nu aan de gemeenteraad ter goedkeuring worden voorgelegd.

Aan de gemeenteraad wordt dus een ontwerp van verhuurreglement ontmoetingscentrum De Vrede ter goedkeuring voorgelegd.

Dit ontwerp bevat slechts één kleine inhoudelijke wijziging ten opzichte van het vroegere verhuurreglement ontmoetingscentrum De Vrede zoals dat was goedgekeurd door de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Olen. Deze wijziging heeft te maken met de het gebruik van afvalcontainers voor organisatoren van feesten en evenementen. Dit werd in de praktijk al wel toegepast, maar wordt nu ook opgenomen in het ontwerp van reglement.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd, artikels 40 en 41

Juridische basis

-          besluit van de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Olen van 7 februari 2016 houdende goedkeuring reglement verhuur ontmoetingscentrum De Vrede, zoals gewijzigd

Beleid en financiën

Beleidsinformatie

Financiële informatie

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

Visum

Er is geen visum vereist.

Bijlagen

- Reglement verhuur ontmoetingscentrum De Vrede - ombouw van reglement AGB naar gemeentelijk reglement

- Verhuurreglement ontmoetingscentrum De Vrede

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het verhuurreglement ontmoetingscentrum De Vrede goed als volgt.

1. Toepassingsgebied en beheer

Artikel 1

Dit reglement is van toepassing op het verhuren of het ter beschikking stellen van ontmoetingscentrum De Vrede gelegen in de Lichtaartseweg 131, 2250 Olen (recht tegenover de kerk in St.-Jozef-Olen) en omvat de volgende infrastructuur:

-          feestzaal (volledig of gedeeltelijk)

-          Pannenhuis

-          vergaderlokaal

-          keuken

De keuken kan enkel worden gehuurd samen met de feestzaal, Pannenhuis of vergaderlokaal.

Artikel 2

Ontmoetingscentrum De Vrede wordt beheerd door het lokaal bestuur van Olen.

Artikel 3

Het college van burgemeester en schepenen neemt de beheersmatige beslissingen. Het team Vrije Tijd van het lokaal bestuur staat in voor de uitvoering van dit reglement.

2. Verhuur

2.1. Gebruikers

Artikel 4

§1. Ontmoetingscentrum De Vrede wordt ter beschikking gesteld aan volgende categorieën van gebruikers:

§2. Particulieren, verenigingen en bedrijven, woonachtig of gelegen in het grondgebied van de parochie St.-Jozef-Geel worden gelijkgesteld met particulieren, verenigingen en bedrijven op het grondgebied van de gemeente Olen.

Artikel 5

De infrastructuur van ontmoetingscentrum De Vrede kan niet gehuurd worden in de periode van 24 december tot en met 1 januari.

Artikel 6

Het onderverhuren van ontmoetingscentrum De Vrede of het in gebruik geven aan derden is verboden.

2.2. Aard van het gebruik

Artikel 7

§1. Ontmoetingscentrum De Vrede wordt enkel ter beschikking gesteld voor:

-          feesten

-          vergaderingen en seminaries

-          koffietafels

-          culturele en recreatieve activiteiten

§2. Fuiven en bals worden niet toegelaten voor de gebruikers die behoren tot categorie E, F, G of H.

§3. Wanneer de activiteit niet strookt met de visie met betrekking tot het gebruik van ontmoetingscentrum De Vrede, zal de activiteit geweigerd worden.

2.3. Tarieven en waarborg

Artikel 8

De tarieven worden door de gemeenteraad vastgelegd in een retributiereglement.

Artikel 9

§1. De gebruikers uit categorie A moeten geen waarborg betalen, tenzij voor de organisatie van een fuif of bal. Ook voor koffietafels bij begrafenissen moet geen waarborg betaald worden. De overige gebruikers betalen een waarborg als volgt:

§2. Bij het huren van meerdere locaties wordt enkel de hoogste waarborg aangerekend.

§3. Voor de wederkerende verhuringen dient slechts éénmalig een waarborg betaald te worden.

§4. De waarborg zal na de activiteit terugbetaald worden als de infrastructuur in dezelfde staat wordt achtergelaten als bij de ingebruikname. De waarborg zal aangesproken worden wanneer de gebruiker zich niet heeft gehouden aan de reglementaire bepalingen of er schade vastgesteld wordt. De vergoeding van deze schade is niet beperkt tot het bedrag van de waarborg.

2.4. Aanvraag en annulering

Artikel 10

§1. Het gebruik van ontmoetingscentrum De Vrede moet vooraf aangevraagd worden via de juiste toepassing op de gemeentelijke website of via het loket van onthaal van het sociaal huis.

§2. De gebruikers van categorie A, B, C en D kunnen de aanvraag ten vroegste drie jaar en ten laatste een maand voor de datum van het gewenst gebruik indienen. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.

§3. De gebruikers van categorie E, F, G en H kunnen de aanvraag ten vroegste twee jaar en ten laatste een maand voor de datum van het gewenst gebruik indienen. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.

§4. De kandidaat-gebruiker kan voor alle informatie omtrent de infrastructuur of zaalbezichtiging terecht bij de zaalverantwoordelijke. De contactgegevens zijn terug te vinden op www.olen.be.

§5. De bestelling van de dranken moet gebeuren bij de verantwoordelijke, uiterlijk 14 dagen voor de datum van de activiteit De contactgegevens zijn terug te vinden op www.olen.be.

§6. Specifieke afspraken over het gebruik van de keuken worden gemaakt met de verantwoordelijke, uiterlijk zeven dagen voor de datum van de activiteit. De contactgegevens zijn terug te vinden op www.olen.be.

§7. Alle activiteiten, zowel de activiteiten die publiek toegankelijk zijn als privé-activiteiten, waar elektronisch versterkte (live) muziek wordt gespeeld, moeten verplicht gemeld/ aangevraagd worden bij Vrije Tijd via het aanvraagformulier fuiven en evenementen dat de gebruiker kan terugvinden op de gemeentelijke website.

Artikel 11

§1. De gebruiker krijgt via e-mail een bevestiging of weigering tot het gebruik van ontmoetingscentrum De Vrede.

§2. De reservatie is definitief na storting van de verschuldigde waarborg.

§3. De reservatie wordt door het lokaal bestuur geannuleerd wanneer de verschuldigde waarborg nog niet betaald werd binnen de op de waarborgfactuur vooropgestelde termijn.

Artikel 12

§1. Het lokaal bestuur heeft steeds het recht om een aanvraag te weigeren of een verleende toezegging te wijzigen of in te trekken. Hiervoor kan geen schadevergoeding gevraagd worden.

§2. Een annulering door de gebruiker moet steeds gebeuren via de juiste toepassing op de gemeentelijke website. De feestzaal kan uiterlijk tot één maand voor de aanvang van de huurperiode geannuleerd worden. Het Pannenhuis of het vergaderlokaal moet uiterlijk twee weken voor de aanvang van de huurperiode geannuleerd worden. Niet of laattijdig geannuleerde reservaties worden steeds volledig aangerekend.

2.5. Gebruiksvoorwaarden

2.5.1. Toegang

Artikel 13

§1. Het afhalen en terugbezorgen van de sleutel moet gebeuren via de sleutelverantwoordelijke. De contactgegevens zijn terug te vinden op www.olen.be. Ten laatste drie dagen voor de geplande huur moet de gebruiker contact opnemen om af te spreken hoe het afhalen en terugbezorgen van de sleutels concreet wordt geregeld.

§2. Voor reservaties per uur haalt de gebruiker de sleutel af in onderling overleg en bezorgt deze terug uiterlijk een half uur na het einde van de activiteit, tenzij anders afgesproken met de sleutelverantwoordelijke.

§3. Voor dagreservaties haalt de gebruiker de sleutel af in onderling overleg en bezorgt de sleutel terug uiterlijk de dag na de activiteit vóór 10.00 uur, tenzij anders afgesproken met de sleutelverantwoordelijke.

§4. Bij het afhalen van de sleutel wordt er een ontvangstbewijs voor de sleutel ondertekend. Wanneer de sleutel te laat wordt teruggebracht, worden deze uren/dagen aangerekend aan het verhuurtarief. Bij verlies van de sleutel moet de gebruiker een schadevergoeding betalen evenals de onkosten voor het plaatsen van nieuwe sloten en de aanmaak van nieuwe sleutels.

Artikel 14

Het lokaal bestuur kan een tijdelijk of definitief toegangsverbod opleggen aan gebruikers die de richtlijnen betreffende het gebruik van ontmoetingscentrum De Vrede niet naleven.

2.5.2. Algemene richtlijnen

Artikel 15

Ontmoetingscentrum De Vrede mag niet gebruikt worden zonder voorafgaande bevestigde reservatie.

Artikel 16

De gebruiker mag enkel de door hem gehuurde infrastructuur slechts gebruiken tijdens de toegestane data en uren. Niet-gehuurde lokalen worden afgesloten.

Artikel 17

Ontmoetingscentrum De Vrede mag voor geen enkel ander doeleinde aangewend worden dan deze waarvoor het gebruik werd toegestaan.

Artikel 18

De gebruiker die een activiteit organiseert die openstaat voor publiek, mag hiervoor zelf de toegangsprijs bepalen.

Artikel 19

De gebruiker is als organisator zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn als gevolg van de georganiseerde activiteit. Hij verschaft zich de nodige vergunningen om de geplande activiteit wettelijk en veilig te laten verlopen.

Artikel 20

§1. De verwarming schakelt na de ingestelde tijd vanzelf uit en moet dus niet manueel worden uitgeschakeld. De gebruiker sluit na elke activiteit alle ramen en deuren.

§2. De gebruiker moet zuinig omgaan met het verbruik van elektriciteit en ervoor zorgen dat alle toestellen en installaties uitgeschakeld zijn bij het verlaten van de zaal. Alle lichten worden gedoofd tenzij dit anders wordt afgesproken bij het afhalen van de sleutel.

§3. Voor het gebruik van de toestellen en de verwarmingsinstallatie wordt verwezen naar de ter plaatse voorziene gebruiksaanwijzingen.

§4. Bij eventuele problemen aangaande de elektriciteit, verwarming,... contacteert de gebruiker steeds de zaalverantwoordelijke.

Artikel 21

§1. De gebruiker neemt alle dranken en koffie, met uitzondering van wijnen en cava, af van het lokaal bestuur. Wijn en cava zijn te verkrijgen op vraag. Wanneer deze bepaling wordt overtreden, wordt er een boete aangerekend.

§2. De gebruiker verwijdert het leeggoed van de zelf meegebrachte wijn en cava (gemeentelijke glascontainer op 100 m van de zaal). Bij nalatigheid wordt er een boete aangerekend.

§3. Gedestilleerde alcoholische drank is verboden. Wanneer deze bepaling wordt overtreden, wordt er een boete aangerekend.

§4. De gebruiker moet elk aangestoken vat volledig betalen. Een vat wordt beschouwd als zijnde aangestoken als het zegel is verbroken. De dranken getapt uit vaten zijn ook beschikbaar in kleine vaten en flesjes.

§5. Tijdens de activiteiten mogen enkel glazen gebruikt worden of herbruikbare bekers. Het gebruik van plastic bekers wordt niet toegestaan. Wanneer deze bepaling wordt overtreden, wordt er een boete aangerekend.

§6. De gebruiker zorgt zelf voor snoepgoed.

2.5.3. Orde en hygiëne

Artikel 22

De gebruiker moet de gepaste maatregelen nemen in functie van de orde en hygiëne in ontmoetingscentrum De Vrede.

Artikel 23

§1. De gebruikte infrastructuur moet na het gebruik opgeruimd en in zijn oorspronkelijke staat achtergelaten worden en dit uiterlijk de dag na de activiteit om 7.00 uur.

§2. Na afloop van het gebruik wordt de staat van de gehuurde infrastructuur gecontroleerd. Wanneer blijkt dat de wanden en/of plafonds abnormaal vuil zijn, wordt een poetsfirma voor het reinigen hiervan ingeschakeld en worden de kosten hiervoor doorgerekend aan de gebruiker.

Artikel 24

§1. Het lokaal bestuur stelt vuilniszakken ter beschikking. De vuilnisbakken zijn voorzien van een afvalzak. Huurders verzamelen hun afval hierin verzamelen. Glas en aardewerk moet in de daarvoor bestemde bakken worden gedeponeerd.

Organisatoren van feesten en evenementen krijgen één afvalcontainer ter beschikking om de volle vuilzakken, behoorlijk dichtgebonden, in te deponeren. Indien dit onvoldoende is, moeten zij het overige feestafval zelf verwijderen en meenemen.

Per achtergelaten vuilniszak wordt er een boete aangerekend. Indien de gebruiker eigen vuilniszakken achterlaat, wordt de boete verdubbeld.

§2. Indien de gebruiker merkt dat er nog afval achtergebleven is van de vorige gebruiker, dan moet hij dit onmiddellijk doorgeven aan de zaalverantwoordelijke.

Artikel 25

§1. De gebruiker staat zelf in voor de eventuele plaatsing van podia, tafels en stoelen. Voor de plaatsing zijn er rolwagentjes voorzien.

§2. De gebruiker voorziet zelf handdoeken en afwasmiddel.

§3. Toiletpapier wordt voorzien door het lokaal bestuur.

§4. Versieringen, affiches,... worden alleen aangebracht op de daartoe voorziene aanhechtingspunten. Op de ramen, deuren en muren mag niets worden aangebracht.

§5. Het bereiden van gerechten mag alleen in de keuken gebeuren.

§6. Keukengerief en servies wordt alleen ter beschikking gesteld bij huur van de keuken en mag na het beëindigen van de activiteit niet worden meegenomen.

§7. De gebruiker staat in voor het afruimen en reinigen van de tafels en het correct opbergen van de podia, tafels en stoelen op de rolwagentjes in de berging. Indien de opberging niet correct verloopt wordt er een boete aangerekend.

§8. De vloer van de gebruikte zaal moet geveegd worden. Dit geldt ook voor de keuken.

§9. In de drankenberging staat indien nodig poetsgerief (borstel, emmers, dweilen, afvalblik en handveger) ter beschikking van de huurder.

§10. De toog wordt netjes achtergelaten. De gespoelde en afgedroogde glazen worden op de daarvoor voorziene plaats teruggezet.

§11. De koeltogen moeten niet worden leeggemaakt met uitzondering van de koeltoog van het Pannenhuis. Wanneer dit niet wordt nageleefd, wordt er een boete aangerekend.

§12. De keuken wordt netjes achtergelaten. De gebruikte apparatuur zoals de diepvries, koelruimte, afwasmachine, koffiemachine, friteuse, kookvuren en de werkbladen moet worden gereinigd en ontvet. Het gebruikte materiaal moet terug op de voorzien plaats opgeborgen worden.

§13. De gebruiker verwijdert al het door hem meegebrachte materiaal en dit uiterlijk de dag na de activiteit vóór 7.00 uur.

§14. In ontmoetingscentrum De Vrede geldt een algemeen rookverbod dat elke gebruiker dient na te leven.

2.5.4. Veiligheid

Artikel 26

§1. De gebruiker moet bij de organisatie van de activiteit alle mogelijke maatregelen treffen om de veiligheid van de bezoekers te garanderen en vandalisme te voorkomen.

§2. Omwille van veiligheidsredenen moet er voor elk lokaal op worden toegezien dat het maximum aantal toegelaten personen niet wordt overschreden:

§3. Nooduitgangen mogen niet versperd worden. De zaalverantwoordelijke kan steeds controle uitoefenen op het behoorlijke gebruik van de lokalen. De nooddeur naar de speelplaats van school Toermalijn mag enkel geopend worden in geval van nood.

§4. Blustoestellen mogen niet verplaatst worden en moeten altijd zichtbaar en toegankelijk blijven. Indien er bijkomende veiligheidsmaatregelen worden opgelegd, moet de gebruiker deze naleven.

§5. Wanneer de gebruiker zelf extra toestellen voorziet, dan moet hij tijdens de activiteit in het bezit zijn van de nodige keuringsattesten.

§6. Kaarsen uitgezonderd theelichtjes zijn niet toegestaan in het kader van de brandveiligheid.

2.6. Aansprakelijkheid

Artikel 27

Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard die berokkend werd naar aanleiding van de toegestane activiteit of het gebruik van de infrastructuur.

Artikel 28

Het lokaal bestuur is niet aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen tijdens de activiteit of het gebruik van de infrastructuur.

Artikel 29

§1. De gebruiker is aansprakelijk voor elke schade die aan de infrastructuur of de inboedel aangebracht werd tijdens de aan deze gebruiker toegewezen uren. De gebruiker moet de eventuele schade onmiddellijk melden aan de zaalverantwoordelijke.

§2. Indien de gebruiker voor de aanvang van de activiteit schade vaststelt, dan moet hij dit voor de aanvang van de activiteit melden aan de zaalverantwoordelijke. Zoniet kan de gebruiker achteraf zelf verantwoordelijk gesteld worden voor de schade.

§3. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld of wanneer er materiaal ontbreekt en de gebruiker hiervoor verantwoordelijk wordt geacht, zal hij de schade vergoeden ten bedrage van de werkelijke herstellings- of vervangingskosten.

Artikel 30

Voor gebroken of verloren keukengerief wordt een boete aangerekend.

Artikel 31

Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen.

Artikel 32

§1. Het lokaal bestuur heeft een jaarcontract Billijke Vergoeding voor een polyvalente zaal met dans en een jaarcontract voor SABAM voor een polyvalente zaal voor activiteiten zonder inkom afgesloten.

Sommige activiteiten zijn dus in orde met Sabam en Billijke Vergoeding, behalve activiteiten waarvoor ook een inkom gevraagd wordt. Organisatoren van dit soort activiteiten moeten zich nog wel in regel stellen met Sabam.

§2. Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet-naleven van wettelijke en reglementaire verplichtingen door de gebruiker.

Artikel 33

De gebruiker wordt geacht de nodige verzekeringen af te sluiten.

Artikel 34

§1. In dit artikel is een lijst opgenomen met forfaitaire bedragen voor schadevergoedingen en boetes voor bepaalde gevallen van nalatigheid en/of schade. Deze lijst is niet limitatief.

§2. Bij gebroken of verloren keukengerief worden volgende bedragen aangerekend:

§3. Bij nalatigheid en/of schade worden de volgende bedragen aangerekend:

3. Slotbepalingen

Artikel 35

Alle gebruikers worden geacht dit reglement te kennen en na te leven. Het overtreden van de hiervoor vermelde regels kan leiden tot een tijdelijke of definitieve uitsluiting van het gebruik van ontmoetingscentrum De Vrede.

Artikel 36

Alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet en betwistingen worden door het college van burgemeester en schepenen behandeld.