Aanwezigheden
Aanwezig | Jan Verbist, voorzitter | Seppe Bouquillon, burgemeester | Ellen Deswert, Elke Tweepenninckx, Marc T'Syen, Kris Gebruers, Chris Bakelants, schepenen | Jan Verhaert, Riet Smits, Lisette Boeckx, Mario Verhaert, Dag Pas, Annelies Horemans, Willy Maes, Jef Peeters, An Peeters, Mil Haemhouts, Michel De Maeyer, Sander Verboven, Steve Janssens, Gert Dierckx, Joeri Janssens, raadsleden | Jeroen Peeters, algemeen directeur |
|
Verontschuldigd | |
Motivering
Voorgeschiedenis
De gemeenteraad heeft in zitting van heden de reorganisatie van de adviesraden goedgekeurd.
Context en argumentatie
De decretale en wettelijke kaders betreffende de organisatie van adviesraden laten toe om dit zo passend mogelijk binnen en op maat van de lokale context te organiseren.
De start van de nieuwe bestuursperiode vraagt om de (her)samenstelling van de adviesraden. Naar aanleiding hiervan werd de werking van de adviesraden geëvalueerd. Er is voorgesteld om de werking van de adviesraden met betrekking tot vrije tijd te vernieuwen.
Inspraak geven bij culturele aangelegenheden blijft verplicht. Onder culturele aangelegenheden worden, gezien de cultuurpactwetgeving, ook de thema's sport en jeugd gevat.
Een orgaan dat in een nieuwe vorm het lokaal bestuur adviseert rond deze verschillende materies biedt kansen om met een bredere en integrale blik naar het vrijetijdsgebeuren in de gemeente te kijken.
Beslissingsbevoegdheid
- decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, artikel 41
Juridische basis
- cultuurpact van 16 juli 1973, zoals gewijzigd
- decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact, zoals gewijzigd
- decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012, zoals gewijzigd
- decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid van 6 juli 2012, zoals gewijzigd
- decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd
- gemeenteraadsbesluit van 3 april 2019 houdende goedkeuring reorganisatie van de adviesraden en opheffing van de oude statuten van de diverse adviesraden
Bijlagen
- Vrijetijdsraad – huishoudelijk reglement
Stemming
Voor: Lisette Boeckx (CD&V), Michel De Maeyer (CD&V), Sander Verboven (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Joeri Janssens (sp.a-sociaal&anders), Chris Bakelants (sp.a-sociaal&anders), Kris Gebruers (CD&V), Marc T'Syen (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Ellen Deswert (CD&V), Seppe Bouquillon (CD&V) en Jan Verbist (CD&V).
Tegen: Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Mario Verhaert (O1), Mil Haemhouts (O1) en Steve Janssens (O1).
Onthouding: Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA) en An Peeters (N-VA).
Goedkeuring met 12 voor, 5 tegen en 5 onthouding.
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad richt een vrijetijdsraad op en keurt het huishoudelijk reglement goed als volgt:
VRIJETIJDSRAAD - HUISHOUDELIJK REGLEMENT |
Artikel 1 - Doelstelling
De vrijetijdsraad beoogt een bruisende gemeente en het behoud, de verbetering en de uitwerking van een integraal vrijetijdsbeleid in het belang van alle inwoners van de gemeente.
De vrijetijdsraad heeft volgende taken:
- adviseren van het lokaal bestuur over de beleidsdomeinen jeugd, sport en cultuur
- het beheer opvolgen van de culturele en sportieve instellingen en het lokaal bestuur hierover adviseren
- overleg en uitwisseling tot stand brengen tussen verenigingen, instellingen en/of organisatoren
- indien gewenst thematische participatie organiseren zoals bevragingen, denkavonden of informatiemomenten
- het verenigingenforum voorbereiden
De werking van de vrijetijdsraad heeft steeds tot doel de kwaliteit van het vrijetijdsbeleid en -aanbod binnen de gemeente te waarborgen.
Artikel 2 - Samenstelling
De vrijetijdsraad is pluralistisch samengesteld en bestaat uit ten hoogste twee derde van de leden van hetzelfde geslacht. Er wordt gestreefd naar een diverse samenstelling wat betreft persoonskenmerken en vertegenwoordiging van het middenveld. De vrijetijdsraad is samengesteld uit effectieve leden, waarnemende leden en externen.
Personen of vertegenwoordigers van verenigingen, instellingen of organisaties die zich niet houden aan de bepalingen van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens kunnen noch als effectief, noch als waarnemend lid, noch als externe de vergaderingen bijwonen.
Effectieve leden
De vrijetijdsraad is samengesteld uit minimum één vertegenwoordiger van elk beleidsdomein en maximum de volgende effectieve leden:
vier leden met affiniteit met cultuur
vier leden met affiniteit met sport
twee afgevaardigden uit de jeugdraad
twee afgevaardigden uit de beheerraad van de bibliotheek
drie leden met een algemene interesse of deskundigheid in het werkterrein
Deze leden zijn niet noodzakelijk verbonden aan het verenigingsleven.
Zolang het aantal vertegenwoordigers per beleidsdomein niet is ingevuld, kunnen leden benoemd worden die voldoen aan de gestelde voorwaarden.
De kandidaten moeten beantwoorden aan de volgende kenmerken:
- minstens 16 jaar oud zijn
- affiniteit hebben met de beleidsdomeinen jeugd, sport of cultuur of hebben expertise of een algemene interesse in het werkterrein
- woonachtig zijn in Olen of een engagement opnemen in het Olense vrijetijdsgebeuren
- met een brede blik naar het Olense vrijetijdsbeleid en -landschap kunnen of durven kijken
Politieke mandatarissen van de gemeente of het OCMW kunnen geen effectief lid, noch plaatsvervanger zijn.
De effectieve leden nemen alle vooropgestelde taken op zoals geformuleerd in artikel 1.
De leden die een vereniging, instelling of organisatie vertegenwoordigen, mogen een vaste plaatsvervanger aanduiden die de vergadering bijwoont indien het effectieve lid verontschuldigd is. De afgevaardigden uit de jeugdraad en de beheerraad van de bibliotheek duiden vaste plaatsvervangers aan onder de leden van hun eigen raad.
Indien een effectief lid een plaatsvervanger stuurt, heeft deze persoon eveneens spreekrecht en inzagerecht, althans voor de vergadering(en) waaraan hij/zij deelneemt. De plaatsvervanger moet voldoen aan de voorwaarden voor effectieve leden.
De effectieve leden kiezen in hun schoot een voorzitter en ondervoorzitter. De taken van de voorzitter zijn:
- in overleg met de secretaris de agenda opstellen
- de leden uitnodigen voor de vergadering
- de vergaderingen openen, leiden en sluiten en de besprekingen bewaken
Het secretariaat en financieel beheer wordt waargenomen door een beleidsmedewerker van Vrije Tijd. Deze heeft de volgende taak:
- in overleg met de voorzitter de vergaderingen en activiteiten van de vrijetijdsraad voorbereiden. De secretaris adviseert daarbij tevens de voorzitter en verzamelt alle stukken die nodig zijn voor een optimale agenda, oproeping en vergadering.
- het verslag van de vergadering opmaken en dit bezorgen aan de leden van de vrijetijdsraad
De effectieve leden en plaatsvervangers van de vrijetijdsraad worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen. Hun aanstelling is hernieuwbaar. De vrijetijdsraad wordt binnen de zes maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad opnieuw samengesteld. Zolang de nieuwe vrijetijdsraad niet is samengesteld, blijft de uittredende vrijetijdsraad in functie.
Het effectief lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. Het ontslag wordt meegedeeld aan de voorzitter of de secretaris.
Aan het lidmaatschap van de vrijetijdsraad komt een einde door drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden.
Iedere vertegenwoordigers van een vereniging, instelling of organisatie enerzijds of van de jeugdraad of beheerraad van de bibliotheek anderzijds die een bepaalde vergadering niet kan bijwonen, verzoekt zelf zijn/haar plaatsvervanger om hem/haar te vervangen op die vergadering.
Waarnemende leden
De bevoegde schepen kan aan de vergadering deelnemen als waarnemend lid.
Hij/zij wordt bij alle taken zoals geformuleerd in artikel 1 betrokken, met uitzondering van het verlenen van advies. Zij kan deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar niet aan de formulering van het advies. Zij kunnen de adviesformulering wel bijwonen.
Externen
De beleidsmedewerkers Vrije Tijd of andere experten kunnen respectievelijk de vergadering bijwonen of uitgenodigd worden om toelichting te geven bij de agendapunten. Zij kunnen deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar niet aan de formulering van het advies. Zij kunnen de adviesformulering wel bijwonen.
Artikel 3 - Werking
Vergaderfrequentie
De vrijetijdsraad wordt bijeengeroepen wanneer het lokaal bestuur advies vraagt of wanneer één van de leden hierom verzoekt en telkens indien het uitoefenen van haar bevoegdheden dit vereist. De vrijetijdsraad komt alleszins minstens twee maal per jaar samen.
Samenstelling agenda en verzending uitnodiging vergadering
Leden van de vrijetijdsraad kunnen minstens vijftien dagen voor de vergadering de voorzitter en/of secretaris verzoeken om bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering te plaatsen.
De uitnodiging wordt minstens zeven dagen voor de vergadering van de vrijetijdsraad per e-mail verstuurd en bevat de agendapunten die zullen behandeld worden. Samen met de agenda worden alle bijhorende documenten aan de leden van de vergadering bezorgd.
De uitnodiging wordt verzonden naar de effectieve leden en de bevoegde schepen. De effectieve leden bezorgen de uitnodiging en bijgevoegde stukken aan hun plaatsvervanger indien zij zelf niet aanwezig kunnen zijn.
In geval van hoogdringendheid kan bij het begin van elke vergadering worden voorgesteld om een punt dat niet op de agenda voorkomt toe te voegen. De effectieve leden en plaatsvervangers die en effectief lid vervangen beslissen of het voorgedragen punt behandeld kan worden.
Verloop vergadering
De vergaderingen van de vrijetijdsraad hebben een besloten karakter. Alle genodigden kunnen aanwezig zijn bij de toelichtingen en besprekingen. De uiteindelijke adviesformulering gebeurt enkel door de effectieve leden (of de plaatsvervangers die effectieve leden vervangen).
Deelnemers | Toelichting en bespreking onderwerp | Adviesformulering |
Effectieve leden of plaatsvervangers die effectieve leden vervangen | deelnemen | deelnemen |
Bevoegde schepen | deelnemen | bijwonen |
Experts | deelnemen | bijwonen |
Beleidsmedewerkers Vrije Tijd | deelnemen | bijwonen |
Secretaris | deelnemen | bijwonen |
De betekenis van de gebruikte termen in de tabel is als volgt:
- Deelnemen betekent op de vergadering aanwezig zijn, participeren en een actieve inbreng hebben.
- Bijwonen is op de vergadering aanwezig zijn, maar niet deelnemen aan de discussie en de formulering van het advies.
Verslag
Het verslag van de vergadering van de vrijetijdsraad wordt opgesteld door de secretaris en bijgehouden door Vrije Tijd. Het ontwerpverslag wordt uiterlijk één maand na de vergadering aan de effectieve leden, aanwezige plaatsvervangers en aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.
Artikel 4 – Adviesverlening
Adviesvragen
Een adviesvraag wordt op de eerstvolgende vergadering geagendeerd. De vrijetijdsraad wordt geacht advies te verlenen binnen de 60 dagen te rekenen vanaf de datum van de adviesvraag, behalve indien een andere termijn in de adviesvraag vooropgesteld wordt.
De vrijetijdsraad kan ook op eigen initiatief advies formuleren over alle aangelegenheden die de vrijetijdsraad belangrijk acht in het kader van het gemeentelijke vrijetijdsbeleid.
Om geldig te kunnen beraadslagen en een advies te formuleren, moet elk beleidsdomein vertegenwoordigd zijn.
Na de toelichtingen en besprekingen omschrijft de voorzitter het voorstel van advies waarover de vergadering zich moet uitspreken en toetst dit af bij de aanwezige effectieve leden. Er wordt gestreefd naar een consensus.
Geformuleerde adviezen worden in het verslag opgenomen met de volgende punten:
- weergave van eventuele toelichtingen en de bespreking van het advies: de adviezen maken bij voorkeur melding van de wijze waarop het advies tot stand kwam en de argumentatie die tot het advies heeft geleid.
- weergave van de verschillende standpunten die in de vergadering ter sprake zijn gebracht: alle uitgebrachte standpunten worden inhoudelijk gemotiveerd.
- weergave van de minderheidsstandpunten
- aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits…)
Indien het besluit van het college afwijkt van het advies van de vrijetijdsraad, dient dit te worden gemotiveerd. Dit besluit wordt ter kennis gegeven aan de leden van de vrijetijdsraad.
Onderzoek vragen en noden
De vrijetijdsraad kan voor het onderzoeken van specifieke vragen of noden ruimere betrokkenheid organiseren en de opdracht geven aan één of meerdere van hun effectieve leden om hun achterban te bevragen.
De vrijetijdsraad kan het lokaal bestuur voorstellen een werkgroep op te richten die dan wordt opengesteld voor alle geïnteresseerde Olenaars.
Artikel 5 – Werkingsmiddelen
De gemeente voorziet in de gemeentelijke begroting werkingsmiddelen voor de vrijetijdsraad. De middelen worden gebruikt voor de organisatie van de vergaderingen en/of groepsbindende activiteiten.