Aanwezigheden
Aanwezig | Jan Verbist, voorzitter | Seppe Bouquillon, burgemeester | Ellen Deswert, Elke Tweepenninckx, Marc T'Syen, Kris Gebruers, Chris Bakelants, schepenen | Jan Verhaert, Riet Smits, Lisette Boeckx, Mario Verhaert, Dag Pas, Annelies Horemans, Willy Maes, Jef Peeters, An Peeters, Mil Haemhouts, Michel De Maeyer, Sander Verboven, Steve Janssens, Gert Dierckx, Joeri Janssens, raadsleden | Jeroen Peeters, algemeen directeur |
|
Verontschuldigd | |
Motivering
Voorgeschiedenis
De gemeenteraad heeft in zitting van heden de reorganisatie van de adviesraden goedgekeurd.
Context en argumentatie
De decretale en wettelijke betreffende de organisatie van de adviesraden laten toe om dit zo passen mogelijk binnen en op maat van de lokale context te organiseren.
De start van de nieuwe bestuursperiode vraagt om de (her)samenstelling van de adviesraden. Naar aanleiding hiervan werd de werking van de adviesraden geëvalueerd. Er is voorgesteld om de werking van de beheerraad van de bibliotheek te behouden, maar anders samen te stellen.
De cultuurpactcommissie adviseert de lokale besturen om alle adviesraden en beheerraden die geen beslissingsbevoegdheid maar een adviserende bevoegdheid hebben politiek onafhankelijk samen te stellen. Naar aanleiding van dit advies wordt voorgesteld de beheerraad van de bibliotheek samen te stellen conform artikel 9 c van het cultuurpact.
De beheerraad van de bibliotheek biedt kansen tot een structurele betrokkenheid van de gebruikers. Zij zijn het best geplaatst om het lokaal bestuur vanuit hun ervaringen in de praktijk te adviseren wat nodig is om de kwaliteit van de werking van de bibliotheek te waarborgen. Door gebruikers van de dienstverlening mee te laten nadenken over het beleid en aanbod, versterkt het maatschappelijk draagvlak.
Beslissingsbevoegdheid
- decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, artikel 41
Juridische basis
- cultuurpact van 16 juli 1973, zoals gewijzigd
- decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact, zoals gewijzigd
- decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012, zoals gewijzigd
- gemeenteraadsbesluit van 3 april 2019 houdende goedkeuring reorganisatie van de adviesraden en opheffing van de oude statuten van de diverse adviesraden
Bijlagen
- Beheerraad bibliotheek – huishoudelijk reglement
Stemming
Voor: Lisette Boeckx (CD&V), Michel De Maeyer (CD&V), Sander Verboven (CD&V), Gert Dierckx (CD&V), Joeri Janssens (sp.a-sociaal&anders), Chris Bakelants (sp.a-sociaal&anders), Kris Gebruers (CD&V), Marc T'Syen (CD&V), Elke Tweepenninckx (Groen), Ellen Deswert (CD&V), Seppe Bouquillon (CD&V) en Jan Verbist (CD&V).
Tegen: Jan Verhaert (O1), Riet Smits (O1), Mario Verhaert (O1), Dag Pas (N-VA), Annelies Horemans (N-VA), Willy Maes (N-VA), Jef Peeters (N-VA), An Peeters (N-VA), Mil Haemhouts (O1) en Steve Janssens (O1).
Goedkeuring met 12 voor, 10 tegen en 0 onthouding.
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad richt een beheerraad bibliotheek op en keurt het huishoudelijk reglement goed als volgt:
BEHEERRAAD BIBLIOTHEEK - HUISHOUDELIJK REGLEMENT |
Artikel 1 - Doelstelling
De beheerraad beoogt een kwalitatieve, duurzame, diverse en geïntegreerde bibliotheekwerking te bouwen, te stimuleren en te optimaliseren en bevordert en versterkt cultuurparticipatie in het belang van alle inwoners van de gemeente.
De beheerraad van de bibliotheek heeft volgende taken:
- adviseren van het lokaal bestuur over het beleidsdomein bibliotheek
- het beheer opvolgen van de bibliotheek en het lokaal bestuur hierover adviseren
- indien gewenst thematische participatie organiseren zoals bevragingen, denkavonden of informatiemomenten
- participeren in de vrijetijdsraad via afvaardiging
De werking van de beheerraad heeft steeds tot doel de kwaliteit van het cultuurbeleid en het aanbod van de bibliotheek binnen de gemeente te waarborgen.
Artikel 2 - Samenstelling
De beheerraad van de bibliotheek is pluralistisch samengesteld en bestaat uit ten hoogste twee derde van de leden van hetzelfde geslacht. Er wordt gestreefd naar een diverse samenstelling wat betreft persoonskenmerken en vertegenwoordiging van de gebruikers van de Olense bibliotheek. De beheerraad is samengesteld uit effectieve leden, waarnemende leden en externen.
Personen of vertegenwoordigers van verenigingen, instellingen of organisaties die zich niet houden aan de bepalingen van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens kunnen noch als effectief, noch als waarnemend lid, noch als externe de vergaderingen bijwonen.
Effectieve leden
De beheerraad bibliotheek is samengesteld uit minimum zes en maximum twaalf effectieve leden. De effectieve leden zijn:
- gebruikers van de Olense bibliotheek
- mensen met een algemene interesse of deskundigheid in het werkterrein
Zolang het aantal effectieve leden niet is ingevuld, kunnen leden benoemd worden die voldoen aan de gestelde voorwaarden.
De kandidaten moeten beantwoorden aan de volgende kenmerken:
- minstens 16 jaar oud zijn
- affiniteit hebben met het beleidsdomein bibliotheek en cultuur of hebben expertise of een algemene interesse in het werkterrein
- woonachtig zijn in Olen of een engagement opnemen in het Olense vrijetijdsgebeuren
- met een brede blik naar het Olense vrijetijdsbeleid en de bibliotheekwerking kunnen of durven kijken
Politieke mandatarissen van de gemeente of het OCMW kunnen geen effectief lid zijn.
De effectieve leden nemen alle vooropgestelde taken op zoals geformuleerd in artikel 1.
De effectieve leden van de beheerraad kiezen in hun schoot een voorzitter en ondervoorzitter. De taken van de voorzitter zijn:
- in overleg met de secretaris de agenda opstellen
- de leden uitnodigen voor de vergadering
- de vergaderingen openen, leiden en sluiten en de besprekingen bewaken
Het secretariaat en financieel beheer wordt waargenomen door de bibliothecaris. Deze heeft de volgende taak:
- in overleg met de voorzitter de vergaderingen van de beheerraad voorbereiden. De secretaris adviseert daarbij tevens de voorzitter en verzamelt alle stukken die nodig zijn voor een optimale agenda, oproeping en vergadering.
- het verslag van de vergadering opmaken en dit bezorgen aan de leden van de beheerraad
De effectieve leden van de beheerraad worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen. Hun aanstelling is hernieuwbaar. De beheerraad wordt binnen de zes maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad opnieuw samengesteld. Zolang de beheerraad niet is samengesteld, blijft de uittredende beheerraad in functie.
Het effectief lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet kan vervangen worden. Het ontslag wordt meegedeeld aan de voorzitter of de secretaris.
Aan het lidmaatschap van de beheerraad komt een einde door drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden.
Waarnemende leden
De bevoegde schepen kan aan de vergadering deelnemen als waarnemend lid.
Hij/zij wordt bij alle taken zoals geformuleerd in artikel 1 betrokken, met uitzondering van het verlenen van advies. Hij/zij kan deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar niet aan de formulering van het advies. Hij/zij kan de adviesformulering wel bijwonen.
Externen
De beleidsmedewerkers Vrije Tijd of andere experten kunnen aan de vergadering deelnemen of uitgenodigd worden om toelichting te geven bij de agendapunten. Zij kunnen deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar niet aan de formulering van het advies. Zij kunnen de adviesformulering wel bijwonen.
Artikel 3 - Werking
Vergaderfrequentie
De beheerraad wordt bijeengeroepen wanneer het lokaal bestuur advies vraagt of wanneer één van de leden hierom verzoekt en telkens indien het uitoefenen van haar bevoegdheden dit vereist. De beheerraad komt alleszins minstens twee maal per jaar samen.
Samenstelling agenda en verzending uitnodiging vergadering
Leden van de beheerraad kunnen minstens vijftien dagen voor de vergadering de voorzitter en/of secretaris verzoeken om bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering te plaatsen.
De uitnodiging wordt minstens zeven dagen voor de vergadering van de beheerraad bibliotheek per e-mail verstuurd en bevat de agendapunten die zullen behandeld worden. Samen met de agenda worden alle bijhorende documenten aan de leden van de vergadering bezorgd.
De uitnodiging wordt verzonden naar de effectieve leden en de bevoegde schepen.
In geval van hoogdringendheid kan bij het begin van elke vergadering worden voorgesteld om een punt dat niet op de agenda voorkomt toe te voegen. De effectieve leden van de vergadering beslissen of het voorgedragen punt behandeld kan worden.
Verloop vergadering
De vergaderingen van de beheerraad hebben een besloten karakter. Alle genodigden kunnen aanwezig zijn bij de toelichtingen en besprekingen. De uiteindelijke adviesformulering gebeurt enkel door de effectieve leden.
Deelnemers | Toelichting en bespreking onderwerp | Adviesformulering |
Effectieve leden | deelnemen | deelnemen |
Bevoegde schepen | deelnemen | bijwonen |
Externen | deelnemen | bijwonen |
Secretaris | deelnemen | bijwonen |
De betekenis van de gebruikte termen in de tabel is als volgt:
- Deelnemen betekent op de vergadering aanwezig zijn, participeren en een actieve inbreng hebben.
- Bijwonen is op de vergadering aanwezig zijn, maar niet deelnemen aan de discussie en de formulering van het advies.
Verslag
Het verslag van de vergadering van de beheerraad wordt opgesteld door de secretaris en bijgehouden door de bibliotheek. Het ontwerpverslag wordt uiterlijk één maand na de vergadering aan de effectieve leden en aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.
Artikel 4 – Adviesverlening
Adviesvragen
Een adviesvraag wordt op de eerstvolgende vergadering geagendeerd. De beheerraad wordt geacht advies te verlenen binnen de 60 dagen te rekenen vanaf de datum van de adviesvraag, behalve indien een andere termijn in de adviesvraag vooropgesteld wordt.
De beheerraad kan ook op eigen initiatief advies formuleren over alle aangelegenheden die de beheerraad belangrijk acht in het kader van het gemeentelijke cultuur- en bibliotheekbeleid.
Om geldig te kunnen beraadslagen en een advies te formuleren, moet minstens 1/3 de van de effectieve leden aanwezig zijn.
Na de toelichtingen en besprekingen omschrijft de voorzitter het voorstel van advies waarover de vergadering zich moet uitspreken en toetst dit af bij de aanwezige effectieve leden. Er wordt gestreefd naar een consensus.
Geformuleerde adviezen worden in het verslag opgenomen met de volgende punten:
- weergave van eventuele toelichtingen en de bespreking van het advies: de adviezen maken bij voor-keur melding van de wijze waarop het advies tot stand kwam en de argumentatie die tot het advies heeft geleid.
- weergave van de verschillende standpunten die in de vergadering ter sprake zijn gebracht: alle uitgebrachte standpunten worden inhoudelijk gemotiveerd.
- weergave van de minderheidsstandpunten
- aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits…)
Indien het besluit van het college afwijkt van het advies van de beheerraad, dient dit te worden gemotiveerd. Dit besluit wordt ter kennis gegeven aan de leden van de beheerraad.
Onderzoek vragen en noden
De beheerraad kan voor het onderzoeken van specifieke vragen of noden ruimere betrokkenheid organiseren en de opdracht geven aan één of meerdere van hun effectieve leden om hun achterban te bevragen.
De beheerraad kan het lokaal bestuur voorstellen een werkgroep op te richten die dan wordt opengesteld voor alle geïnteresseerde Olenaars.
Artikel 5 – Werkingsmiddelen
De gemeente voorziet in de gemeentelijke begroting werkingsmiddelen voor de beheerraad. De middelen worden gebruikt voor de organisatie van de vergaderingen en/of groepsbindende activiteiten.