Aanwezigheden

Motivering

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad heeft in zitting van heden de reorganisatie van de adviesraden goedgekeurd.

Context en argumentatie

De decretale en wettelijke kaders betreffende de organisatie van adviesraden laten toe om dit zo passend mogelijk binnen en op maat van de lokale context te organiseren.

De start van de nieuwe bestuursperiode vraagt om de (her)samenstelling van de adviesraden. Naar aanleiding hiervan werd de werking van de adviesraden geëvalueerd. Er is voorgesteld om de werking van de Noord-Zuidraad te behouden onder de naam mondiale adviesraad.

Een orgaan dat het lokaal bestuur met een brede mondiale blik en aandacht voor duurzaamheid adviseert, biedt kansen tot een lokaal mondiaal beleid dat transversaal in het algemeen beleid is opgenomen. Op deze manier kan algemeen de aandacht voor internationale rechtvaardigheid en solidariteit groeien.

Beslissingsbevoegdheid

-          decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, artikel 41

Juridische basis

-          cultuurpact van 16 juli 1973, zoals gewijzigd

-          decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact, zoals gewijzigd

-          decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd

-          gemeenteraadsbesluit van 3 april 2019 houdende goedkeuring reorganisatie van de adviesraden en opheffing van de oude statuten van de diverse adviesraden

Adviezen

De Noord-Zuidraad heeft een ontwerpversie van het nieuwe huishoudelijk reglement besproken op de vergadering van 7 maart 2019. De Noord-Zuidraad stelt voor de naam van deze adviesraad te wijzigen omdat Noord-Zuid vandaag niet meer van toepassing is en er gesproken wordt over mondiaal beleid.

Bijlagen

- Mondiale adviesraad – huishoudelijk reglement

Stemming

Unaniem

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad richt een mondiale adviesraad in en keurt het huishoudelijk reglement goed als volgt:

Artikel 1 – Doelstelling

De mondiale adviesraad beoogt een duurzame gemeente met aandacht voor ontwikkeling in onze gemeente en ontwikkelingshulp daarbuiten.

De mondiale adviesraad heeft volgende taken:

-          adviseren van het lokaal bestuur over het gevoerde mondiaal beleid

-          adviseren van het lokaal bestuur over de ondersteuning van lokale vierde pijlers en lokaal gesteunde ontwikkelingssamenwerkingsorganisaties

-          adviseren van het lokaal bestuur over het sensibiliseren en stimuleren tot eerlijke en lokaal duurzame producten en wereldburgerschap van de Olense burgers, scholen  en verenigingen

-          overleg en uitwisseling tot stand brengen tussen vierde pijlers, ontwikkelingssamenwerkingsorganisaties met lokale trekkers en Olenaars met interesse in deze thema’s

-          indien gewenst thematische participatie organiseren zoals een bevraging, denkavonden of informatiemomenten

De werking van de mondiale adviesraad heeft steeds tot doel de kwaliteit van het mondiaal beleid en het mondiaal aanbod binnen de gemeente te waarborgen.

Artikel 2 – Samenstelling

De mondiale adviesraad is pluralistisch samengesteld en bestaat uit ten hoogste twee derde van de leden van hetzelfde geslacht. We streven naar een diverse samenstelling wat betreft persoonskenmerken en vertegenwoordiging van het middenveld. De mondiale adviesraad is samengesteld uit effectieve leden, waarnemende leden en externen.

Personen of vertegenwoordigers van organisaties die zich niet houden aan de bepalingen van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens kunnen noch als effectief, noch als waarnemend lid de vergaderingen bijwonen.

Effectieve leden

De mondiale adviesraad is samengesteld uit minimum vier en maximum twaalf effectieve leden. De effectieve leden zijn:

-          een afgevaardigde van elke Olense vierde pijler

-          een afgevaardigde van elke lokale actiegroep van ontwikkelingssamenwerkingsorganisaties

-          mensen met een interesse en/of expertise in het mondiale thema

Zolang het maximum aantal leden niet bereikt werd, kunnen leden benoemd worden die voldoen aan de gestelde voorwaarden.

De kandidaten:

-          moeten minstens 16 jaar oud zijn.

-          hebben affiniteit met de mondiale beleidsdomeinen of hebben expertise in het werkterrein.

-          zijn woonachtig in Olen of nemen een engagement op in het Olense mondiale aanbod.

-          kunnen of durven met een brede blik naar het Olense mondiale landschap kijken.

Politieke mandatarissen van de gemeente of het OCMW kunnen geen effectief lid, noch plaatsvervanger zijn.

De effectieve leden nemen alle vooropgestelde taken op zoals geformuleerd in artikel 1.

De leden die een organisatie vertegenwoordigen mogen een plaatsvervanger aanduiden die de vergadering bijwoont indien het effectieve lid verontschuldigd is.

Indien een effectief lid een plaatsvervanger stuurt, heeft deze persoon eveneens spreekrecht en inzagerecht, althans voor de vergadering(en) waaraan hij/zij deelneemt. De plaatsvervanger moet voldoen aan de voorwaarden voor effectieve leden.

De effectieve leden kiezen in hun schoot een voorzitter en ondervoorzitter. De taken van de voorzitter zijn:

-          De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de agenda op.

-          De voorzitter nodigt de leden uit voor de vergadering.

-          De voorzitter opent, leidt en sluit de vergaderingen en bewaakt de besprekingen.

Het secretariaat en financieel beheer wordt waargenomen door een beleidsmedewerker Vrije Tijd. Deze heeft de volgende taak:

-          in overleg met de voorzitter de vergaderingen en activiteiten van de mondiale adviesraad voorbereiden. De secretaris adviseert daarbij tevens de voorzitter, en verzamelt alle stukken die nodig zijn voor een optimale agenda, oproeping en vergadering.

-          het verslag van de vergadering opmaken en dit bezorgen aan de leden van de mondiale adviesraad

De effectieve leden en plaatsvervangers van de mondiale adviesraad worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen. Hun aanstelling is hernieuwbaar. De mondiale adviesraad wordt binnen de zes maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad opnieuw samengesteld. Zolang de nieuwe mondiale adviesraad niet is samengesteld, blijft de uittredende mondiale adviesraad in functie.

Het effectief lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. Het ontslag wordt meegedeeld aan de voorzitter of de secretaris.

Aan het lidmaatschap van de mondiale adviesraad komt een einde door drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden.

Iedere vertegenwoordiger van een vierde pijler of lokale actiegroep die de vergadering niet kan bijwonen, verzoekt zelf zijn/haar plaatsvervanger om hem/haar te vervangen op de vergadering.

Waarnemende leden

De bevoegde schepen kan aan de vergadering deelnemen als waarnemend lid.

Hij/zij wordt bij alle taken zoals geformuleerd in artikel 1 betrokken, met uitzondering van het verlenen van advies. Hij/zij kan deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar niet aan de formulering van het advies. Zij kunnen de adviesformulering wel bijwonen.

Externen

De beleidsmedewerkers Vrije Tijd of andere experten kunnen respectievelijk aan de vergadering deelnemen of uitgenodigd worden om toelichting te geven bij de agendapunten. Zij kunnen deelnemen aan de toelichtingen en besprekingen, maar niet aan de formulering van het advies. Zij kunnen de adviesformulering wel bijwonen.

Artikel 3 – Werking

Vergaderfrequentie

De mondiale adviesraad wordt bijeengeroepen wanneer het lokaal bestuur advies vraagt of wanneer één van de leden hierom verzoekt en telkens indien het uitoefenen van haar bevoegdheden dit vereist. De mondiale adviesraad komt minstens twee maal per jaar samen.

Samenstelling agenda en verzending uitnodiging vergadering

Leden van de mondiale adviesraad kunnen minstens vijftien dagen voor de vergadering de voorzitter en/of secretaris verzoeken om bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering te plaatsen.

De uitnodiging wordt minstens zeven dagen voor de vergadering van de mondiale adviesraad per e-mail verstuurd en bevat de agendapunten die zullen behandeld worden. Samen met de agenda worden alle bijhorende documenten aan de leden van de vergadering bezorgd.

De uitnodiging wordt verzonden naar effectieve leden en de bevoegde schepen. De effectieve leden bezorgen de uitnodiging en bijgevoegde stukken aan hun plaatsvervanger indien zij zelf niet aanwezig kunnen zijn.

In geval van hoogdringendheid kan bij het begin van elke vergadering worden voorgesteld om een punt dat niet op de agenda voorkomt toe te voegen. De effectieve leden van de vergadering beslissen of het voorgedragen punt behandeld kan worden.

Verloop vergadering

De vergaderingen van de mondiale adviesraad hebben een besloten karakter. Alle genodigden kunnen aanwezig zijn bij de toelichtingen en besprekingen. De uiteindelijke adviesformulering gebeurt enkel door de effectieve leden (of de plaatsvervangers die effectieve leden vervangen).

De betekenis van de gebruikte termen in de tabel is als volgt:

-          Deelnemen betekent op de vergadering aanwezig zijn, participeren en een actieve inbreng hebben.

-          Bijwonen is op de vergadering aanwezig zijn, maar niet deelnemen aan de discussie en de formulering van het advies.

Verslag

Het verslag van de vergadering van de mondiale adviesraad wordt opgesteld door de secretaris en bijgehouden door Vrije Tijd. Het ontwerpverslag wordt uiterlijk één maand na de vergadering aan de effectieve leden, aanwezig plaatsvervangers en aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.

Artikel 4 – Adviesverlening

Adviesvragen

Een adviesvraag wordt op de eerstvolgende vergadering geagendeerd. De mondiale adviesraad wordt geacht advies te verlenen binnen de 60 dagen te rekenen vanaf de datum van de adviesvraag, behalve indien een andere termijn in de adviesvraag vooropgesteld wordt.

De mondiale adviesraad kan ook op eigen initiatief advies formuleren over alle aangelegenheden die de mondiale adviesraad belangrijk acht in het kader van het gemeentelijke mondiaal beleid.

Om geldig te kunnen beraadslagen en een advies te formuleren moet 1/3 de van de effectieve leden (of hun plaatsvervangers) vertegenwoordigd zijn.

Na de toelichtingen en besprekingen omschrijft de voorzitter het voorstel van advies waarover de vergadering zich moet uitspreken en toetst dit af bij de aanwezige effectieve leden. Er wordt gestreefd naar een consensus.

Geformuleerde adviezen worden in het verslag opgenomen met de volgende punten:

-          weergave van eventuele toelichtingen en de bespreking van het advies: de adviezen maken bij voorkeur melding van de wijze waarop het advies tot stand kwam en de argumentatie die tot het advies heeft geleid

-          weergave van de verschillende standpunten die in de vergadering ter sprake zijn gebracht: alle uitgebrachte standpunten worden inhoudelijk gemotiveerd

-          weergave van de minderheidsstandpunten

-          aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits…)

Indien het besluit van het college afwijkt van het advies van de mondiale adviesraad dient dit te worden gemotiveerd. Dit besluit wordt ter kennis gegeven aan de leden van de mondiale adviesraad.

Onderzoek vragen en noden

De mondiale adviesraad kan voor het onderzoeken van specifieke vragen of noden ruimere betrokkenheid organiseren en de opdracht geven aan hun effectieve leden om hun achterban te bevragen.

De mondiale adviesraad kan het lokaal bestuur voorstellen een werkgroep op te richten die dan wordt opengesteld voor alle geïnteresseerde Olenaars.

Artikel 5 – Werkingsmiddelen

De gemeente voorziet in de gemeentelijke begroting werkingsmiddelen voor de mondiale adviesraad. De middelen worden gebruikt voor de organisatie van de vergaderingen en/of groepsbindende activiteiten.